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时间管理:衣柜整理法使用心得

时间管理:衣柜整理法使用心得

作者: 东伯利亚 | 来源:发表于2018-02-24 21:40 被阅读8次

    衣柜整理法分为:收集、整理、执行、回顾四个阶段。我是如何使用衣柜整理法的,有哪些心得体会呢?

    一、收集阶段:

    从很多年前开始,衣柜整理法就成为了我管理时间的重要工具。我收集的工具有两个,一个是放在办公桌的A4纸,另外一个是手机上自带的备忘录功能。在工位上时,我会随时把别人指派,或自己想到的工作任务记录到A4纸上,如果不是在工位,我会用手机的备忘录进行记录,然后再誊写到A4纸上。这里需要说明一下,我收集的内容不只是工作相关事情,也包含生活上的事情,总之,只要是我需要处理的都会记录下来。好记性不如烂笔头,更何况我并没有优秀的记忆力。所以养成良好的收集习惯,随时随地的把工作增加到收集清单中,我就绝对不会因为遗忘而耽误任何事情了。

    二、整理阶段:

    开始新一天的工作时,我会对收集好的工作项目进行整理。我会从头至尾,一项一项的进行阅读和思考。此时会出现以下5种情况:

    1、有一些事情当我重新思考后发现根本没有必要去做,此时我就会直接划掉,让这件事情消失在我的收集清单中。例如“13日前与XX沟通确认授课时间和地点”这一项,因为昨天我已经收到了时间和地点的通知,所以就不用再做这件事情了;再比如我的收集篮中可能记录了“撰写XX培养项目方案”,但此时我觉得这件事情并不是我目前工作重点,不值得占用时间和精力,所以也划掉,不再考虑做这件事情。

    2、有一些事情会比较简单,只需要一两分钟就可以完成。当我在收集清单中阅读到这样的事情时,我就会立马着手去做,把这件事情完成。例如:预定5号下午的大会议室、或者发邮件/电话通知某人某件事情等。当我把这样的事情快速完成后,我就会发现我的收集清单中又减少了很多内容,剩余的事情并不是很多了,非常的有成就感。

    3、有一些稍微复杂,由我一个人可完成,但需要较长时间(超过2分钟)的事情,例如完成某次培训需求调研报告,与某同事沟通某培训项目的进展情况,出差费用报销等事宜。 我会列入到行动清单,并选择较为恰当的时间完成。还有一些事情虽然也很简单,但是需要在特定时间完成的,例如“3月15号要信用卡还款,确保余额充足”“本周五上午电话提醒XX反馈培训方案”“下周一女友生日,预定蛋糕”等事情,我也会列入到行动清单。对于特别重要不能遗忘的,会单独写在便签纸上,贴到显眼的位置,或设置手机闹铃,以防未在特定时间完成这些事情。

    4、有一些事情比较复杂,需要较长的时间阶段才可完成,同时需要我与其他人通力配合才可以落地执行。这样的事情,我称之为任务。此时我会快速的思考,将任务分解成多个行动,最终形成一个清晰的行动方案,便于我稍后执行。例如,下个月五号之前要拿出新产品的销售策略。这件事情需要有市场调研人员、销售管理团队、产品研发设计等团队共同参与才可完成。我将此任务分解为:1、市场调研 ;2、销售策略讨论会;3、同业竞争分析会;4、调研报告初稿修订,这四个行动,就便于我推动各相关部门配合我再计划的时间内完成该项任务了。

    5、有一些事情,比如哪天周末有空约朋友骑车去郊外爬山撸串,参与公司组织的摄影大赛等这些无关紧要,可做可不做的事情,基于个人兴趣,我会将其放入将来做的清单中作为备忘,等哪天真的发现有空闲时间时,就去做这些事情,增添生活的乐趣。

    三、执行阶段:

    当我完成整理阶段的工作后,就会发现我剩下了三个清单:行动清单、任务清单和将来做清单。在拥有大块的完成时间的时候,我会优先处理那些重要的事情。在执行的过程中,为了追去更好的效率和效果,我会选择使用番茄工作法,并尽量为自己营造一个舒适安静的环境。当我发现有一小块儿碎片化时间可以利用时,我会根据当时的情景、时间长短、以及当时我的状态情况,在三个清单中选择一个事情来完成。

    四、回顾阶段:

    我每天会有一次小回顾,每周有一次大回顾。小回顾,我会在原有的A4纸上进行删除增加等,不断调整我的清单。大回顾,我会采用新的A4纸,将所有需要做的事情重新梳理规划。另外,很重要的一件事情是,要对过去的事情进行复盘,从已经完成的事情中总结经验教训和规律,提高我们的思考和执行力。

    复盘原本是对已经下过的棋进行研究,以分析当时棋招的对错得失,研讨更好的招式,以促进棋艺的提高。将复盘用于企业是联想的柳传志先生最早提出的,即要对已经发生的事情进行回顾、分析、总结规律,是向自我学习的唯一方法。

    复盘的价值在于:不断检验、矫正目标;知其然并知其所以然;同样的错误不要再犯;传承经验并提升能力;学习认识和总结规律。通过复盘把失败转化成财富,把成功固化为能力。

    复盘可以分为四个步骤:

    1、目标结果

    回顾出发前的目标是什么,对照实际达成的结果确定二者差异。对比结果后一般会有两种情况:一种是正向偏差,即现状结果比目标完成得好;负向偏差,即现状结果没有达成目标。当然只有我们的目标和结果足够具体和可衡量,才能方便我们一目了然的看出差距。

    2、情景再现

    回顾过程,搞清楚是如何一步步走到实际结果的,可以将过程划分为几个阶段以加深对过程的理解。

    3、得失分析

    分析过程中的每个得失,对事也对人,找出过程中应该吸取的教训以及收获的经验。对于得:要萃取成功经验,并多举客观因素和精选自身优势;对于失:要分析解决问题,从自身深挖原因,找出短板,并找出改进方案,制定行动计划。

    4、规律总结

    总结出规律性的东西,如果要再次做同样的事情确保我们可以做的更好,如果有人要再次做同样的事情确保他可以依照总结的规律完成。

    这就是复盘的四步。那是不是按照这四步做下去就是一个好的复盘呢?当然不可以,除了这四步,在复盘时,我们还要拥有求实的开放心态,正式问题并坦诚表达。

    复盘时我们提升自己能力的好方法,是不断进步的有效工具。不断地回顾和复盘,会让我们做事更加高效,创造更好的价值。

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