高效会议的黄金法则

在当今时代，随着社会分工越来越精细，导致需要多个组织、部门、岗位之间互相协作的工作任务越来越多，而会议在这其中也扮演着越来越重要的角色。据统计，职场人士约有37%的工作时间都用来参加各种各样的会议。但是，这其中约50%的时间因为会议的低效被浪费掉了。（数据来源：A study of trends, costs, and attitudes toward business travel and teleconferencing, and their impact on productivity ，https://e-meetings.verizonbusiness.com/global/en/meetingsinamerica/uswhitepaper.php）

那么，如何才能让我们的会议变得高效呢？与大家分享以下高效会议的黄金法则。

准备、准备、再准备

要想会议变得高效，会前的准备怎么强调都不过分。就一场会议而言，良好的会前准备是成功的一半。那么，我们需要做哪些方面的准备呢？

1. 明确目标

在做会议准备时，最重要的一点就是要明确会议目标，我们开这个会议到底是为了什么？是为了头脑风暴得到一个解决方案？还是为了形成一项决议？或者是制订一个行动计划？又或者仅仅是获取项目的最新进展？

如果没有目标，先不说会议开得是否高效，我们可能连这个会议开的是成功还是失败都无法评判。

在明确目标后，我们还需要更进一步思考：是不是说一定要通过开会才能达到我们的目标？是否通过邮件、电话或者与相关人员的私下沟通更高效？

2. 确定流程、人员、时间、资料、开会方式（地点）

如果确认我们的目标必须要开会才能达成，就需要做进一步的准备：

首先要根据我们的目标对会议流程进行细化，需要想清楚先讨论什么，后讨论什么，每一个议题大约的时长，应该有哪些人参会，谁做为主持人控制整个会议流程，应该征求谁的意见和建议，谁应该拍板做最终的决定，参会的人要知道哪些信息和资料，采用何种开会的方式，是必须当面开会，还是说视频或电话会议也可以？当然，如果对于会议流程的某些细节点拿不准，则需要找领导或者更有经验的同事求助，确保我们的会议流程是可行的；

把上述会议流程的细节点考虑清楚以后，就可以确定会议的总时长，并初步确定几个会议召开的时间点，去约参会人员的时间（优先约关键人物的时间），最终确定会议时间后，还需要预约会议地点或者会议设备。（很多公司内部视频或电话会议系统也是需要预约的）

3. 发出安排和相应资料

确定上述内容后，即可发出会议安排。除通知到相关参会人会议时间、地点以外，更重要的是要明确会议的目标、流程和时长，并且参会人所需提前了解的信息和资料也需要一并发出。下文的会议安排模板供大家参考。相关会议安排及资料至少在会前24小时发出，让所有参会人员做到有备而来，有想法、有腹稿、有参与度，比如针对某一问题寻找解决方案的会议要求参会人至少提供一种解决问题的思路或建议；

按规矩开会

上述会前充足准备已经为会议的高效进行打下了坚实的基础，但是这还不足够，在正式开会时，我们还需要遵守以下规矩：

1. 开场

在开场时需要再次强调本次会议的目标，并明确会议子流程/主题和时长，最好把前面的会议安排投出来或写到白板上，要让每个参会人都要有清晰的目标感，围绕目标促成行动；

2. 讨论

在讨论过程中，需要不断去澄清并确认各方的观点。当大家意见僵持不下，或者众说纷纭的时候，要推动各方达成协议。比如，投票（少数服从多数）或者直接请领导拍板。

3. 总结

会议结束时，要做出总结，总结时要符合SMART原则，比如我们今天的会议做了什么决定，在这个决定中，每个人的任务是什么，什么时间完成，以及下一次的跟进计划等等；

4. 其他

a. 遵守会议时间安排

不要迟到，发言时控制时长；

b. 保持专注

除因为要投影或者做会议纪要必须要带电脑的人员外，其余人员参会时不要带电脑；手机静音，开会时不要玩手机；不要吃饭或做其他与会议无关的事；

c. 尊重他人

不要轻易打断别人，不要否定他人，注意沟通策略；

会议的结束并不是真正的结束

会议结束后，还有重要的两件事要做：

1. 编写并发送会议纪要

会议都应该编写会议纪要（看过电影《绣春刀2》就会明白会议纪要的重要性），尤其是总结的部分，要落实到书面，以便后续跟踪执行情况。
会议纪要编写完成后，要发给参会人及未参会的关键干系人（比如相关部门的领导）。

2. 复盘

每次会议结束后，需要对会议的整个过程进行复盘，找出哪些地方做的比较好，哪些地方需要改进，这样才能不断进步；

上述就是要分享给大家的高效会议的黄金法则，请大家相信，知道这些开会的效率就可以得到长足的提升--这事是不可能发生的。知道并不重要，做到才重要。哪怕只是做到其中的一点。