现代社会的发展使我们感觉，我们有做不完的事情，而时间总是不够用。很多朋友采用了不同的时间管理工具，这里介绍一个国外的知识管理专家的时间管理系统，下面的内容译自网站，例子来自网络营销方面，但对其它方面也适合，希望对大家有所帮助。
这是一个线下的系统，需要笔和纸。我建议你开始于一个三孔文件夹和两个分隔标签。
你保持这个文件夹在你的桌上，在手边当你需要的时候来看它。但是你只需要一天看它一次并且然后一周一次看你的周计划。这里是它的步骤。
1.建立一个你运行的所有项目的项目列表
这个步骤很简单。开始于你想到的你的第一个项目。刚好有一个标题要做的“网站升级”或者“培训程序”。通常会发现，你可能有许多项目在运行并且这些大部分没有在项目表里面。
现在从头到尾看项目列表并且增加待办事项。它可能有很少几个，也可能很多。从10个项目页里你可能会有100个或更多的待办事项。
记住，在你的头脑里每天保持着这里的大部分内容或者是一大的长的列表。现你把它分离出来清晰的列表。有一些是比其它的更高的优先顺序。事实上，一些可能是仍然不知道如何来完成它。
一个项目列表可能是“杂项”或“以后再做”。这是一个你可能把它们转化为列表的的事情，或者是简单的不属于你的每周或每日列表的待办事项。
这些项目页是你大量的要做的事情，以项目的方式来组织并且很容易的每周看一次。
2.从你的项目列表中建立一个周列表
下一步，你所要每周做的是，从你的项目列表里选择待办事项到你的每周列表。你做这件事情作为一件每周计划工作，大约需要15分到一个小时间时间（取决于你有多少内容需要运行）。顺便说，如果你认为你没有时间做这个计划，你在迷惑你自己。对于你每一小时间的计划时间，你节约五到二十小时。不是骗你。它是有效的。
这是一点计划你周时间的艺术。你需要转化你不同项目列表里的待办事项以使一些事情发生。
首先，你要转化高优先顺序的待办事项。第二，你要转化不是太多也不是太少的项目。第三，你需要在这一星期放弃项目列表的其它内容。
你需要留下的是一个12到20个题目放在你的周列表中。每周的游戏是完成列表里的大部分内容，如果不能完成全部题目的话。
如果这些没有完成，当下一次做周计划的时候，你将它们转化为下周列表。并且有时你将会决定将一些内容移到以后来做（或者取消它们）。
重要是将“紧急而重要”的题加入你的每周列表，并且加入几项“不紧急但重要”的题目。营销项目通常适合这个类型。试着放弃“紧急而不重要”的题目。这些是每天面临的一些小事情。
顺便说一下，你的周列表放在你的文件夹的上面，下面有一个分隔标签，下面是你的项目列表。
3.从你的周列表图里建立一个每日列表图
现在每一天你花几分钟时间计划这一个时间。你只需要查看你的周列表，而不是你的项目列表。你不需要考虑有上百件事情，而只需要有一二十项。
然后你转化这些周列表的题目到你的每日列表里面。而这个列表是很短的，只需要三个四个题目。很少超过六个。
转化为每日列表的内容的多少取决于你的每日时间安排。如果你这一天有两个电话课程和三个客户会见，你要将较少的题放进你的列表中。而这一个有更多的自由时间，你要放进更多的内容到你的列表中。
每天也成为一个完成所有列表题目的游戏。你没有做的事情转化为明天的每日列表。
最后，你可能把你的每日列表放在你的每周列表的前面，两者中间用一个分页标签要隔开。或者替换的方法是，你可能将你的每日列表放在桌面月历中或其它时间管理系统中。但是关键是能够整天看到它，更理想的是把时间安排也结合到里面。
这里是我注意到的使用这个系统的一些事情：
-很快我好象有了更多的时间。我不再被每天上百件事情所吓倒，(这些事情是盘绕在我的头脑中的事情) 而只要面对少数的关键的事情。
-当一个关于大项目的想法来到时，我可以很快把它放进我的“将来列表”中，或者使用几分钟的时间建立一个项目列表。我不再担扰现在做这件事或以后会忘记它。（这些是你也可以放进你的PDA并在以后转化为你的列表的一类事情）。
-重要，但不是紧急，项目确实开始运行并持续进展变得容易，因为我只需要一次关注一个我的每日列表上的题目。
-我能够更加有创造性，因为我的头脑中不再这些列表中的所有项目所占据。我可以专注于我正在工作的题目上，知道所有的其它事情将会在它们自己的时间被掌控。
- 我最终会在开始进行某些项目工作之前取消相当多的项目。这样避免了我以前工作过的闪进头脑里面的认为使用时间的最好方法的项目内容。我现在让他们在我的项目清单里面成熟后再来做。
关于每天直截了当地到来的电子邮件和所有的小事情该怎么办？
好了，这些是那些你可能在你的每日列表上的事情。 "处理电子邮件" 是一个你在做一天的设计的时间段里可以做的拟办事项题目。最好是一次完成一个题目，尽可能的减少你的中断次数。
这就是我如何写作这个电子杂志。我安排时间在星期一，保持我的时间表里不去会见客户，不去查看电子邮件，直到完成我的电子杂志。
这个系统的好处是明显地是使你开始开始采取行动。采用它工作一个月时间，我预见你会不再会以缺少时间为借口不做你的市场营销。
如果你落后于人，感觉压力过大，并感觉你从来没有在一些事情上领先，你需要将这个系统应用到你要做的每一件事情上。如果这个系统对你不起作用，去寻找另外一个。最好的系统是你真正能实行的那一个。
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