职场人，你会记笔记吗？

职场人，你会记笔记吗？

董晓闲

摘要：进入职场，你该学一学怎么记笔记了。

在任务执行的步骤中，有一个步骤是记录进展。在讲解任务执行的步骤的那篇文章中，晓闲讲解了记录进展这个步骤，但只讲解了具体要求，却没有讲解具体方法。

今天，晓闲要用一篇文章来全面讲解记录进展的方法。

简单来说，记录进展就是使用工作笔记来记录任务的进度以及为了达成进展而做出的努力，比如方案和计划等，也就是工作进展笔记，下面为了描述的方便，晓闲要给工作笔记起一个更加贴切的名字，晓闲称之为进展笔记。

一、为什么要记录进展笔记

进展笔记是一种专注于工作进展情况的笔记记录方法。

我们的工作通常是比较繁琐的，而且，我们每天要处理的细碎任务非常多，很多任务完全没有关联，更麻烦的是某些任务持续的周期非常长，而有些任务的终止时间又不确定，所以，必然要求我们将这些任务的具体情况记录下来。

如果缺少任务记录，我们根本不会记得这些任务是否完成，以及结果到底是否达到了我们的预期。

记录进展笔记是为了方便我们开展工作并检查任务的执行记录。

记录进展笔记不会耗费太多精力，但不记录进展笔记将会直接导致我们无法正常安排工作，后果非常严重。

二、进展笔记该记录什么内容

在晓闲看来，工作的心得体会不应该记录在工作笔记上。

从工作经历中收获的心得以及相关的案例应该单独记录，现在的手机非常方便，如果我们希望从工作经历中有所收获，更好的方法是将亲身经历以及收获直接记录在手机上。

心得如果记录在手机上，我们随时都可以查找这些案例与心得，且整理也非常快捷。而且心得日积月累，如果一直记录在工作笔记中，整理起来会比较麻烦，使用也不太方便。

以上内容是不方便记录在工作笔记中的。

那么，工作笔记适合记录什么内容呢？晓闲认为主要是以下几种。

1.工作计划

这里说的工作计划是一个比较宽泛的概念，它并不仅仅指为了开展某项任务而确定的一个计划，它具体指的是与开展某项任务有关的一切东西，泛指任务开始前的一切准备，包括任务目标、任务要点、任务标准、截止时间、任务计划和执行方法等内容。

为什么要记录这么多的东西呢？

这是因为它们都对任务的成败比较重要，全部记录在一起方便我们在执行任务时检查相应的要求，对于推进任务有好处。

当然，很多情况下，工作笔记并不需要记录的如此复杂。

有些情况下，由于我们对任务的具体比较熟悉，所以，为了记录方便，我们只需要记录任务名称、任务目标与截止时间即可。

2.工作进展

这里的工作进展指的就是任务的执行情况，主要是指任务是否执行完毕，执行的具体过程如何以及一些重要的执行细节。

这里晓闲用自己的工作内容为例进行说明。

比如晓闲的工作的一部分是统筹安排某些货物的采购和销售合同的执行，其中，具体涉及的工作包括安排装货和卸货，安排检测等。

所以，为了确保任务如期完成，晓闲需要关注合同的具体要求（尤其是截止时间）、销售情况、采购情况、货物的库存情况、付款情况和开票情况等。

我需要每天记录这些信息并每天更新记录，而且还需要每天检查相关的情况。

3.公司决策

这里的公司决策是指有关公司管理上的一些重要规定需要记录，重点是记录公司的一些新规定，主要是会议，因为一般情况下公司产生新规定的形式是公司、部门以及项目组的会议。

所以，在工作中，做好工作笔记还需要重点记录会议决策。

出现的决策内容很多，比如管理规则的变更，比如单据审批流程变更，上班时间从8:00-17:00调整为8:30-17:30，比如绩效考核方案的调整（比如提成要求变化）等等，这些都属于公司决策层面的事情，需要我们记录。

当然，需要说明的是有些事情（比如上班时间的调整）比较简单，如果变化属于长期的，不记录在工作笔记中的也可以考虑不记录，只要自己能记住具体规定，也是可以的。

三、进展笔记该怎么记录呢

1.电子档与纸质笔记相结合

电子笔记与纸质笔记的用途并不相同，在记录工作笔记时，电子笔记与纸质笔记能互为补充，保证工作的顺利开展。

A.纸质笔记

纸质笔记重点在于记录任务发生的过程，比较关注任务的细节，发生什么事就记录什么事，需要每天都记录，不管事情有没有结束，我们都需要进行记录。

纸质笔记主要跟踪工作的具体进展情况以及其中的细节，所以，只要纸质笔记记录未遗漏，通常即使过去很久，我们也能查到相关的记录。

比如某任务的执行周期是10月1日至12月30日，时间比较长，处理的细节和过程比较复杂，在记录进展时，只要处理过该任务，不管是哪一天，当天发生的事情我们都需要在笔记本上，要记录这项任务的新进展。

B.电子笔记

而电子笔记比较关注任务的阶段性结果，重点关注任务是否结束，通常记录的是终结的任务，比如一个合同执行结束时，我们会备注合同执行完毕，预示着这个合同已经结束，以后我们在开展工作时，直接忽略这个合同。

2.纸质笔记记录要点

A.笔记记录按照时间顺序

由于我们在记录纸质笔记时需要凡事都记录，所以，需要按照时间顺序来记录笔记，即按照每天的事情发生的先后顺序不断记录当天发生的事情。

比如先记录11.9的事情，然后再记录11.10的事情，随后再记录11.11的事情，依次类推。

并且，在记录每天发生的事情时，我们还需要注明当天的日期。

纸质笔记如果缺少日期，就不符合按照时间顺序记录笔记的要求。长此以往，最终我们将无法检查过去的任务情况，尤其是很久以前的工作进展。

而对于每天发生的事情，我们尽量选择将同一类事情记录在一起，这样看起来比较方便。

比如我们可以将当天收到的全部供应商的发票信息记录在一起，这样查找起来比较方便。

但是同类事情放在一起记录并非一条铁律。

如果有时候，同一类事情发生的时间间隔比较大，而中间发生了许多重要事情，那么优先按照时间顺序记录。

比如早上8点收到3份发票；9点-16点开了3次重要会议，会议上宣布了许多重要决定；16点-17点收到了2份发票，没有必要将早上的3份发票信息与下午的2份发票信息记录在一块，上午与下午的发票信息可以分开记录，但是早上的3份发票信息要记录在一块，下午的2份发票信息也应当记录在一块。

具体操作方式如下：

日期：2018.11.9

1.发票3张，具体情况略

2.会议3次，产生的决定略

3.发票2张，具体明细略

B.纸质笔记要分栏记录

分栏记录笔记会让笔记更加清晰，更富条理，方便我们复查记录。

比较方便的分栏方式是将笔记本分为左右2块，左边一块比较宽，右边一块比较窄。

其中，左边一块主要用于记录一些主要信息，比如任务名称、具体计划、执行方案以及执行结果。

而右边一块则主要用于记录一些注意事项，比如发生的突发情况等。

除了要在格式上进行分栏处理，我们还需要注意笔记要清晰可读，要精简文字，能少使用文字就少使用文字；任务名、计划、方案与结果也应该分隔开，留出一定的空隙。

3.电子笔记记录要点

对于电子笔记记录来说，最简单且最方便的方式是制作相应的电子文档，即用电子文档管理执行进展。

对于不同类型的任务来说，我们需要使用不同的文档，换句话说，对于我们的工作，我们需要使用多个文档。

比如合同管理，我们需要使用2个文档，分别是合同总体情况表以及合同具体执行情况表，这2个表格可以用一个excel表格显示。

比如客户档案管理，我们可以用一个表格进行管理，其中备注客户名称、工厂地址、办公地址、传真号、电话、联系人及其相关信息（比如姓名、职务和电话等）等。

这里，晓闲用合同总体情况表以及合同具体执行情况表来说明如何管理合同的执行情况，具体范式见表1和表2。

表1 合同总体情况表

表2 合同具体执行情况表

由于这2个表格相当容易理解，晓闲这里就不展开讲解了。

对于不同类型的任务来说，需要的表格形式和内容是不一样的，比如绩效管理的表格就与以上表格的要求不同。所以，对于你自己的工作内容，你需要自己设计相应的表格。

4.笔记要做标记

A.重要但不紧急的任务单独标记

一般的，这一类任务的执行周期比较长，我们容易忘记及时完成这类任务，但是由于这类任务往往非常重要，一旦我们忘记了这类任务，其后果往往也是非常严重的。

这类任务我们该如何处理呢？

处理这类任务我们需要单独标记，凸显其与其他任务的不同。

纸质笔记

在纸质笔记中，我们可以选择用待办事项记录这一类任务，就是说要把这类任务单独记录，这样在检查未完成的任务时，就会一目了然，不容易漏过任何一个任务。

此外，对于这类任务，我们还可以使用一些比较显目的颜色或者符号标记，晓闲比较喜欢用星号和圆圈进行标记，颜色会选用红色标记。

一旦用了红色星号标记，只要一翻开笔记本，就能看到这类任务是没有完成的。

电子笔记

在电子笔记中，我们应该注明未完成的任务的状态，即将任务标注为未完成，未完成的标识应选择一些显目的颜色标识，比如黄色，且要注明任务可执行的截止时间。

B.任务执行结束与否要做标记

一项任务一旦完成，我们就可以不用耗费脑力去思考了，而未完成的任务终究会占用我们大脑的负荷，甚至一件无关紧要的任务，只要它没有最终完成，我们都会考虑一番，也是非常麻烦的。

所以，为了让自己的工作变得更轻松，晓闲推荐对任务完成与否做一些标记。

一旦任务做过标记，我们的大脑就不用思考这些任务了，只要定期检查一番即可。

纸质笔记

在纸质笔记中，对完成的或结束的任务打个勾，这样就表示任务结束了。

如果要检查发票信息，晓闲会对检查过的发票信息打个勾，这就表示我已经核查过了这份发票，只要看到这个勾，我就不用看具体明细了。

而没有打勾的任务，就表明这项任务是没有结束的，晓闲会检查一番。

电子笔记

在电子笔记中，对于结束的任务与未结束的任务，我们可以区分开来做记录。

结束的任务，我们只需要注明任务状态为结束即可，在上述的表1中，大家可以看到一栏为合同状态，一般，结束的任务，晓闲会记录结束2个字，而没有结束的任务通常不会写字，这样就能清楚地找到结束的任务。

而对于未结束的任务，我们需要使用一些显眼的颜色标识，比如选择黄色作为背景色或者文字用黄色或红色加粗都可，只要我们看到这些颜色，马上就知道哪些任务未执行完毕。

以上几种方法都是做工作笔记的具体方法。晓闲希望朋友们能从本文中得到一些启发。

工作进展笔记的使用方法讲到这里就结束了。

在后面的文章中，晓闲会继续讲解目标管理的方法，希望朋友们继续关注。

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