又到年底汇报时。每到年终，各大公司或职场人士就开始忙碌起来，总结、结算、清理、汇总等等，忙不完的工作，写不完的总结汇报，没完没了的应酬，感觉整个人就是一台不停运转的机器连轴转。
在这段时候的汇报工作，是每一位职场人士觉得很头痛的事情，不知道如何汇报，不知道如何表达，不知道如何将自己的想法和意见传达给领导，让领导信服。对于领导来说，他需要知道工作的来龙去脉，了解事情的来源以及应对的方法，并且要给出一些意见。
年终汇报
但如果你的汇报词不达意，汇报不了中心和重点，那么你在领导心目中的地位可能就会危危可及了，甚至会怀疑你的能力。前段时间，我公司领导布置了一项任务，给我们办公室的一位行政人员，叫他将公司的卫生搞定，以迎接随后的集团检查。他把相关工作做完了，但遇到了一些困难，需要领导的帮助和支持，所以就把自己的工作进度和完成情况汇报给领导。这是他拟出来的相应内容：
汇报材料
当领导看到这篇汇报时，当时的心情真是不言而喻。这到底在说什么呢……
懵圈的领导
我想这个场景，我们的读者应该遇到过很多，大家也能感同身受。没办法，领导把这篇汇报递到了我的手上，让我好好看看，然后梳理清楚后再交给他。正好，上周跟我们拆书帮的小伙伴做了一次线下的拆书活动，拆解的书籍是美国纽约大学硕士，牛津大学教育学博士，曾任日本国际教育学会前副会长的冈田昭人著作的《牛津式高效沟通》，在这本书里我找到了如何更好的将自己的想法有效地传达给他人的诀窍，这个也非常适用在工作汇报的过程中。正好借用了书中的方法，去解决了领导指派的汇报的事情。
《牛津式高效沟通》
原文：P166
传达方法的9个步骤
书中介绍了传达方法的9个步骤，非常明晰的介绍了，当想要传达某一个观点或方法的时候，为了吸引听者的注意，在30分钟内，可以做好三大块的相应准备，按照“传达方法的9个步骤”就能正确有效的传达想法给他人。如果运用到汇报工作中，可以这样来做：
首先，要做好汇报前的准备。
在开始汇报之前，一定要进行精心的准备，因为准备和结果、成果是直接挂钩的。一旦进入正式环节，做好充分的准备工作，就能毫无后顾之忧地开始推进工作。那么我们要准备一些什么内容呢？
第一，要明确主张、希望、建议等自己希望传达的信息的目的。你自己明确目的了，再会知道接下来要去做做么。而听者也能很快了解你汇报的主旨，就会做好倾听的心理准备。
第二，要站在听者的角度去考虑应该说些什么。尽可能地提前预测和把握好听者的立场和想法，设计听者感兴趣的内容。面对领导时的汇报，在开始定汇报目的时，一定要考虑他们的角度，不同汇报对象他们感兴趣的方面也许会不同
汇报对象感兴趣的内容
第三，要选择符合对方水准的说话方式。要根据对方来灵活地调整汇报方式，找到最适合的方法来表达自己的想法。一般在作汇报前，建议大家使用“结构化的汇报”方式来整理整顿自己的思维。先将自己最核心的思考和见解以结论性的简洁形式表达出来，再拟出相应的理由和依据进行说明，为了让听者更容易理解可以展示一些具体的例子，最后再次陈述一遍自己的结论。
我想通过以上三个步骤的准备，你无论做什么汇报应该都不需要太过担心了。不打无把握的仗，只有做好了万全的准备，才能显现出好的成绩。
其次，汇报时的前15分钟。
第一，传达主题1分钟。在开始进行汇报时，要明确最想要传达的信息，越简洁越好。提前告知所花的时间，听者就更能集中精力地倾听。
第二，归纳要点2分钟。对于要传达的信息，讲述要点，最好分条叙述，按“3点规则”来进行表达，即列举3个要点，从这3个要点进行分解，来深化讲述的内容。
第三，主题说明12分钟。这是汇报中最重要的部分，将想要传达的内容按照：结论、理由、具体事例的顺序进行说明。例如：如果从结论开始说，……，其理由在于……，具体而言，有……。
最后，汇报时的后15分钟，确认已讲述的内容，加深听者印象。
第一，要点归纳和休息5分钟。汇报进行了一番说明后，稍事休息，再简洁的归纳一次。“上述内容可以归纳如下……”
第二，确认7分钟。确认听者是否准确理解了自己汇报的信息，要与对方进行确认沟通。“您觉得我的汇报内容如何呢？”“您能否给出意见呢？”
第三，延伸3分钟。如果没有达成一致意见，可以进行再次探讨。在结束时表示感谢。
以上这些步骤就是运用到工作中汇报场景中的方法，根据传达的内容和听者的不同，可根据实际情况适当增减。人类能够集中注意力、倾听对方发言的时间其实很短暂，特别是在作汇报工作时，如果按照以上步骤进行规划汇报内容，相信您的领导肯定会非常满意。
那么，我们再回到我公司的案例里，我是怎么修改那位行政人员的汇报内容呢？
按照以上步骤，先做好相应的准备，明确写这篇汇报的目的，针对谁作出的汇报内容，再在书写内容上进行调整。请大家看看我调整后的汇报材料：
修改后的汇报材料
这样是不是很清楚明白呢？领导听了才会知道你要表述的是什么，要解决什么问题。
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