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如何开会更高效

如何开会更高效

作者: 菁菁向光生长 | 来源:发表于2023-01-26 17:57 被阅读0次

       作为一个职场人,开会可以说是最常见的场景,可是如何组织好一个会议,调动参会者积极贡献智慧,达到会议的目标,却不是那么容易的一件事情,以下我和大家分享下如何开好会的心得。

      会前准备很重要,凡事预则立,不预则废,作为会议主持人,会前要准备以下事项:1、收集议题  2、审核会议材料以及审议点  3、会议主持人需要提前熟悉材料并且准备自己的观点  4、提前预判参与者的反映,准备引导词,以便会议能在自己掌控范围内有序进行。5、例行化准备,比如会议通知,会前影像设备、语音设备的调试等。

     会中有力地掌控会让会议达到预期的效果,有以下几个关键点值得注意:1、主持人要引导参会方有序发言,一般是利益相关方依次发言,最后是领导总结发言。2、主持人在议题讨论发散时,可以礼貌地提醒“各位领导,我们这个议题讨论的时间已经超过20分钟,后面发言可以围绕**聚焦一些,控制下发言时间”。3、主持人在讨论的过程中,要积极提供自己的建议和方案,贡献智慧,但注意主持人是一个相对中立的角色,不要有偏向性地言辞。4、当讨论陷入僵局时,主持人要有高度总结概括能力,通过复述总结参会人的观点,引导大家求同存异,让沟通往有利的方向进行。

     会后落实是关键,否则会议就成了秀场,唇枪舌剑一番以后毫无效果,会议纪要是一场会议的精华,起到凝聚共识,传达价值观,指导行动的作用,会议纪要建议一事一议,有目标、有原则、有措施、有行动,谁写好了会议纪要,谁就掌握了推进工作的主动权。另外还有一个小tips,有时会议纪要里面的决策点比较多,可以将会议纪要分为两层,一层作为汇报给大领导的材料,可以高度概括,说重点说关键,一层作为督办,明确责任部门、责任人、任务、落实时间作为后续跟进清单。

       组织一个会议,就像牵头一个小型项目,麻雀虽小五脏俱全,非常考验一个人的综合能力,希望我的总结对大家有用,也欢迎大家指正补充。

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