如何高效开会

   

如何高效开会

    高效开会是每个管理者领导者都必须考虑的一个问题。首先我们要明确的两件事，一是我们为什么要开会，二是在会议里面不同的人所扮演的角色。

    其实很多时候会议效率低下，主要原因是我们不知道究竟为什么要开会。在办公室坐着坐着，突然就被叫去开会了，然后听地稀里糊涂开始犯困，最后布置了一个觉得很头痛的任务，就出了会议室。如果我们能明确到底为什么开会，效率可言至少提高一半。说到底开会一般都是为了去解决一个团队共同的问题的。不应该提倡各位与会人员及时对某个问题提出看法，而是应该最开始的时候就已经针对脑子里形成的想法各抒己见，按照问题的核心找出最佳解决办法。头脑风暴风暴式的会议不应该算作正式的会议，因为他的着眼点是要激发大家的思维，围绕问题创造出新的可能方案，却不一定要求当场就决定出问题的解决办法。布置任务式的会议是最让人难受的，因为我们都在被动的接受，而没有办法去表达自己，因而我建议布置任务这样的东西已邮件的形式传达清楚，包括责任人，责任范围截止时间任务需要达到的效果等。所以一句话，我们为了解决阻碍共同利益的问题而开会。

    在会议里的角色大家应该体会很深，一般有人在逐渐有人一直处于被动听意见的状态，其实我们可以分为会议的引导者以及参与者，会议的引导者大致相当于主持人的作用，他负责贯穿催的主线，保证讨论不跑题，并且时刻调度，会议气氛。参与者主要是负责发表及倾听意见，如果你是会议的召集者，一般就要作为会议的引导者。

    接下来要解决的问题是：当我们要开会的时候，我们应该干什么？事情都有从准备到进行到收尾的过程。会议也一样，准备工作：会议的召集者最好提前通知各位与会者，会议即将讨论的内容以及讨论需要达到的效果。比如我们今天晚上要吃什么？我们的要求是必须荤素搭配，还要有汤。会议的参与者提前阅读邮件，或者其他通知，在脑中对问题进行解析，将自己的思路形成草稿或者简单记录下来，到开会的时候发表自己的意见。我个人认为在进入会议室之前，非常重要的一个环节就是清空自己的大脑，不管是引导者还是参与者，都需要把自己开会时间之前脑子里的想法和情感放空，让自己全身心的投入到会议之中，只有在这种自最自然的状态下，创意才能自然而来，我们才能专注于解决问题，并且提出新的见解，不要去想之前有什么烦心事，到了该做什么事的时间就做什么事，这样效率才是高。

    如何开会，在会议最开始的时候，引导者最好按照之间，之前发给参与者的邮件，重申一下会议需要解决的问题和达到的目的，然后逐项引导大家共同商定问题的解决办法，不要试图让大家从零开始去讨论什么，然后得到结论，这是不管花多少多少时间都没去做成的事情。但是我们可以试图对问题的解决思路达成一致意见，这才是团体以后执行工作的关键。除了引导会议内容也要注意引导会议气氛，。当气氛很沉闷的时候，可以通过小的技巧去打破这种局面，这种技巧在网上很多，但是当气氛过于活跃以，以至于会议开始逐渐跑题，引导者一定要把方向给拽回来，不然损耗的时间就很大。

    开会过程中引导者和参与者都要学会的是沟通的本领，包括认真倾听，保证自己正确理解他人的观点，一直不着急去反驳别人，开会的时候很容易出现的状况就是大家争的不可开交。但其实如果我们真的理解了对方的意思，到最后往往会发现彼此说的东西并不矛盾，只是我们的表述非常的不一样而已。所以在会议中请务必保证自己在批评或者反驳他人意见之前，自己是正确理解了别人的意思的。领导者要比其他人要更注重对会议的记录以及知识的梳理，在希望得出最后的解决办法的时候，最好按照问题的逻辑顺序重申一下，已经发表过的观点，保证是没有错误理解的，最后大家统一意见，回去着手布置相关工作和实施。

    开会以后，引导者还是非常需要将会议的内容按主次整理好，再次发给与会者邮件。邮件的意义，首先是校对会议中的有信息是否被正确理解，再次就是确保每个人，都知道问题的核心和解决思路是什么，引导者也可以通过以会者对邮件的反馈采集会议的相关信息，以便今后会效率提高。