魔鬼训练
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最近出差，有一段时间没有打开微信公众平台了，想起“每周一推”的时候，发现后台有好几条留言。
其中，有一条留言（节选）：“意仔，最近怎么没有更新文章啦？我觉得那几篇将项目管理的思维用到考试的文章，挺有意思的。想问一下，你平时是怎么养成这种项目管理思维的？”
对于他的问题，我还没想好怎么回答，因为我不确定我是否有这个能力。
不过，我脑海中闪现出一张表单，一张魔鬼般的表单。
刚步入职场，我就接触到这张表单，只要上班就要填写。刚开始的时候，对自己的挑战非常大，很烧脑，很痛苦，在不知道怎么填写的时候，想杀了它的心都有。
不过，也就是这样的表单，我填写了4年多。
之所以要分享这个表单，是因为它对我的工作影响相当大。
如果它对某些人，只能是某些人，也有帮助的话，那就太好了，拿走，不用谢。
当然，它的适用面可能不是很广，但是其中很多思想是通用的。
示意图
好吧，它叫“每日工作报告” ，名字很一般，但是，它真的很不一般，不一般到我很难全面介绍，限于篇幅，只能简单介绍。
大家可以将图放大，自己先仔细地看一遍，思考一下，再看下面的文字。
它有什么特殊的地方呢？
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先看一下“明日工作计划”。
（1）要求每天的进度计划细化到“小时-分钟”。
对于大家的经验来说，能细化到以“天”为颗粒度的工作任务，就已经很不错了。然而，要将进度计划细化到“小时-分钟”，那是一件很不容易的事情。
比如：
8:30~8:45，开早会。
9:00~10:30，XXXXX。
10:45~11:45：XXXXX。
13:30~15:00：XXXXXX。
15:10~17:00：XXXXX。
17:10~18:00：XXXXX。
在往期的一些文章多次提到，用考试的方法，要求自己在某个时间段内完成任务，以便达到提高效率的目的，这也是我在那四年期间养成的习惯。现在虽然没有列出时间段了，但是依然习惯规定自己在多少分钟内高效完成。
（2）要求提前想好做这个任务的前置条件是什么。
这里的前置条件，可以简单理解为，能够顺利开始该项任务的准备事项。
很简单的例子，比如你要召开一个Webex会议，有哪些前置条件呢？
提前约好相关人员、申请会议室、准备好投影仪、申请Webex、调试语音、测试一下PPT的投放等等。
而不是一堆人到了会议室或接入后，才发现投影仪有故障，Webex连接网络有问题，语音不顺畅等等。这是一件多么尴尬的事情呀。
你是不是也有过挽起袖子、摩拳擦掌准备开干了，才发现漏东落西的，无法顺利进行的经历？超级不爽！
有时候前置条件又多又杂，需要用一个清单进行记录，并反复检查。
其实，前置条件，也可以看成执行步骤的一个组成部分，但是，关键是，它们是在你的计划中呢，还是在做的过程中突然冒出来的，扰乱你的计划？
这个很重要，所以要独立出来思考，因为主目标是否可以实现，就取决于它了。
（3）要求提前想好执行步骤是什么。
这个任务，你明天如何做？把执行步骤想一遍，然后写成文字。
第一步做什么，第二步做什么，第三步做什么……
边写边将要做的任务在脑袋中预演一遍，实际开始执行的时候，就可以快速进入状态。
另外，描述执行步骤的过程，可能就会发现一些准备工作没有做好，所以又要补充前置条件。比如，发现里面的某个步骤，需要找某个干系人配合。而他是否有空呢？是不是要提前跟他约好？
（4）要求每个任务都要考虑存在什么风险，如何应对。
我们的口号是：没有风险本身就是一种风险。
所以，每个任务都要识别风险，风险一、风险二、风险三，罗列出来。
还要想好具体的应对方案，写下来。标注应对策略的类型，如避免、减轻、转移、接受等。
我们平时说识别风险，并不是说可以一次性就全部考虑到的，也不是说每次都能够集中一个时间点，大家来进行头脑风暴，最好的方式是，细化到每天去识别。
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如果说做计划已经够你受的了，那么填写实际完成情况的时候，那才叫挣扎！
因为理想是丰满的，而现实是骨感的。计划赶不上变化。
而我们对于现实和计划的差异性，需要的是，直视、直视，反思、反思。
现在看一下“今日工作反馈”的关键点。
（1）填写【实际时间段】，通过差异评估，持续改进。
如果只是单纯地纠结，是比计划提前5分钟开始呢，还是延后30分钟结束呢，那你可能会觉得是吹毛求疵了。
其实关键的是，反思原计划要2个小时完成，为什么用了3个小时？甚至为什么没有办法执行？为什么增加了一些原来没有计划的任务？
是不是有什么前提条件没有考虑清楚，所以临时增加了一些时间处理？
是不是需要某人协助，而没有提前跟他约好，他今天请假了，导致这个事情根本无法进行？
是不是自己的熟练程度不够？是不是计划的时候太过于乐观了？
关于进度的延迟，你可能说，那我故意将计划的时间段评估长一点，这样就不会延迟了，先提前完成，然后填写得刚刚好。
哈哈，能够坚持填写这个表单的人，一定不是为了应付别人而填写，是为了锻炼自己。一般会增加缓冲时间，但是那也是合理的计划方式。
（2）比较实际执行步骤和计划执行步骤。
实际执行的过程中可能会增加一些步骤，或节省一些环节，经过对比，下次在思考步骤的时候，可能可以想得更全面一些。
（3）对风险进行监控。
计划的时候识别了风险，也提出了应对方案，那么这个任务完成了，这个风险是否转化为问题呢？还是得到有效的预防呢？在这里都要进行跟踪记录。
这里补充一下，这里的风险监控是针对当前的任务。对整个项目，还有另外的《风险跟踪记录表》，那些风险一般是需要长期跟踪的。
而在前面的章节中，提到了每天都在识别风险，通过每天的风险监控，就可以筛选一些风险放到项目的风险跟踪表。
（4）对过程中的问题进行反思和总结。
过程中碰到了什么问题？而你又是怎么解决的？进行思考、总结、记录。
（5）经验与教训总结。
大家都喜欢说总结沉淀，但是往往是心血来潮的时候，才想起这茬事儿，或者在项目结束后再来总结，其实最后都忘记得差不多了，或者只记得最近一个月的经验教训。
如果每天都做点滴总结呢，效果是不是会有所不同？
好吧，到此，“今日工作反馈”的关键点介绍完了。
其实，每当一天结束后，发现实际与计划有差异的时候，你可能会既惋惜又高兴地感叹道，“其实早应该料到这些情况的，还是想得不够全面”。
有计划，才会有差异，有差异，才会有反思，才会有改进。
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在我看来，这个表单是自我管理的高度浓缩，将持续改进体现得淋漓尽致。
一。每天的工作都可以看成是一个微项目。
通过这个每日工作报告，你会发现每天都可以看成一个微型项目。它具备项目的典型特征：临时性、独特性和渐进性。
你在填写这个报告的时候，你相当于在做范围管理、时间管理、成本管理、风险管理、沟通管理、干系人管理等等。
你需要知道你的任务是什么，要达到什么目标。
你需要对工作进行分解，分解到最小颗粒度，然后估算任务的时间，需要的资源，并给任务排序，然后监控完成的情况。
你需要对成本，也就是工作量（小时）进行估算、预算和控制。
你需要识别风险、分析风险和监控风险。
你需要评估谁是干系人，怎么提前跟他们沟通，帮你实现目标。
二。其实你就是一个管理者，一个项目经理。
你可能会说，我就是一个普通的员工，又没有下属，我管谁呢？
其实，管理，是一种职能，并不是一个职位。这个任务是你负责的，你就是管理者。
我经常在团队里面灌输这样的思想。
有时候虽然我担任整个项目的项目经理，在大家看来算是“老大”了，但是我也是要跟某个成员汇报进度，因为他安排了一些我要配合的事项。他也会催我完成，让我加班赶工，不然会影响他的进度，也可以对我完成的质量提出指责，因为他要为他的任务负责。
三。PDCA管理循环，持续改进。
PDCA，P：Plan（计划）、D：Do（执行）、C：Check（检查）、A：Action（改进）。
你填写这个每日工作报告，你会发现每天都在做这个循环。
计划好明天工作，明天执行计划，明天晚上便进行检查、比对、分析和反思，然后刺激自己改进，这样每天改进一点点，进步一点点，一直循环下去！
PDCA“戴明环”对我的影响是深远的，可以说是渗入骨髓的影响。我想，PDCA的思想一定会伴我终生。
当我们不知道怎么做的情况下，只要我们有一颗持续改进的心，计划、执行、检查过程中的不足，继续改进，然后吸取经验重新出发，即使是摸着石头过河，也一定能找到正确的方法，甚至能够有所突破、创新。
好了，到此，对这个魔鬼表单的简单介绍就告一个段落了。非常高兴你能坚持看到最后，如果能对你有一丝丝的帮助，那么我会感到相当荣幸。
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