从2010年开始，我第一次主办了公司当年的年会。之后，就走上了不归路。大家享受舞台的时候，你得时刻注意着灯光、音响、舞台，生怕出什么岔子；大家大快朵颐的时候，你得关注着大家的吃食，会不会哪里的酒不够了，哪里的菜不好了；大家搓麻将的时候，你得招呼着服务员端茶送水上水果……总之，大家都在放松的时候，你却忙得团团转。不过看到大家都高兴，也觉得值了。
年会的组织工作不复杂，但是涉及到的环节比较多。年会组织工作就像阿姨打扫清洁卫生一样。你每次都做得好，大家都觉得没什么变化，差不多。但是你个环节出现了疏漏，那大家就都看出来了。所以，组织工作很重要。
年会的组织分为好几个阶段。
第一阶段：策划阶段
一、组建年会筹备小组
首先，年会组织工作涉及到的部门很多，事项也很繁杂，仅凭1个人，是没办法将年会组织工作做到尽善尽美的。除非全权委托给外包公司。一般的公司，还是希望把公司年会这种工作由公司员工来操持，一方面是内部活动自己操持会更有意思，大家的参与感会更强，如果纯粹找一些专业的人来表演，反而没意思了；另一方面，自己组织的成本会低很多。所以，年会的总体负责人需要物色得力的人手，组成一个有执行力的团队。我们把这个团队暂且命名为“年会筹备小组”。
年会筹备小组成员至少有以下人选：
1、年会主持人。主持人最好全程参与年会的筹备，这样他们能跟筹备组思想保持一致。减少沟通成本。为了年会的效果，女主持最好人美条顺、口齿伶俐、亲和无架子；男主持与女主持身高匹配、字正腔圆，最好再幽默风趣；两个主持人至少要有1人是公司老员工，至少能叫出公司所有人的名字。否则，游戏环节叫不出同事的名字，可就有点尴尬了。
2、年会节目审查人员。
年会节目一般都是公司员工自己表演。都不是专业的，一般没有非常扎实的功底和丰富的舞台经验。所以，就需要一个类似总导演的人员来指导。这个人需要具备舞台经验，至少自己参与过表演，知道好的表演是什么样的；需要具备一些编导的知识，能提出一些相对专业的意见；需要具备一些组织能力，在现场排练能HOLD得住场子；需要有临场应变的能力，万一现场发生什么小插曲，能指挥主持人快速反应，做出适当调整。
3、后勤人员：包括预订酒店的、准备道具的、准备音乐的……
筹备组需要制定一名与酒店接洽的人员，这个人要负责所有酒店的接洽工作，比如：酒店会场选择、菜品敲定、酒店预订、彩排时间沟通、签单、结账报销等等。如果没有指定专人，所有的事情都找总体负责人，前期准备还可以把事情逐件做完，到年会当天，就会出现所有人都在找你的情况。让你忙到晕头转向。
年会一般会设置一些抽奖环节、游戏环节等，需要提前进行设置；年会当天也需要一些道具等进行配合。年会筹备小组可以挑选各部门的活跃分子。他们的积极性比较高，而且接触新事物多，可以贡献很多有趣又新鲜的主意。
年会当天一般会有表彰、节目、抽奖、游戏等，各环节都需要配乐烘托气氛。所以，一定要有一个音响师。音响师需要提前准备适合的音乐，对节目流程要非常熟悉，且有一定的音控技术。
二、确定年会目标
策划阶段主要是确定年会的目标、流程和预算。第一步当然就是确定年会目标。
年会的目标主要是确定年会想要达成什么目的。有的公司年会就想让大家放松一下；有的公司想通过年会起到鼓舞员工士气的作用；有的公司想通过年会，提高团队凝聚力，让团队氛围更加有向心力……
年会目标的确定最好跟公司总经理确定好。
三、制定年会流程
根据年会的目标，筹备小组可以开始策划年会的主要具体活动。
有的公司年会比较简单，就是公司聚在一起聚个餐。大多数的公司年会活动还是比较多，一般会有领导致辞、公司表彰、各部门节目表演、游戏环节、抽奖环节等等。
把大的活动确定好，就要细化流程。把时间考虑进去。
年会准备开多长时间，是1天还是半天？是白天进行还是晚上进行？
时间范围确定好，就可以安排具体每项活动的时间占比。领导致辞多长时间？节目表演多长时间？游戏环节多长时间？确定好每个环节的时间，下一步就是确定节目、游戏等活动的数量。一般按5分钟一个节目计算。
以上事项确定号以后，年会的整个流程框架基本就定好了。以后往里面装具体的内容就好。
四、预估年会预算
年会预算的确定非常重要。一定要在之前就确定好，一方面为了控制费用，另一方面是让筹备小组在实施具体采购等工作时有据可依。
（一）酒店费用
酒店费用是年会费用的大头。包括年会期间在酒店的所有花费，比如餐费、住宿费、娱乐费用等。
（二）表彰奖励费用
表彰现场的奖励资金需要提前预算好，并且最好提前取出来，现场发放现金。对大家来讲，会更有即时激励的激励性。
（三）奖品费用
年会中有抽奖、游戏、节目评奖等，都需要发放适当的奖品。
（四）年货费用
大家既然参加年会，都不希望大家空着手回去，人手一份的年货大礼包是要准备的。
（五）交通费用
如果年会地点比较偏远，最好准备好交通工具，否则会让员工感觉参加个年会很折腾。
（六）节目预算
各个节目有可能涉及到租服装、买道具等等费用。这个费用不高。但是如果不把预算做好，那到时各个部门节目涉及到的费用就会没有地方报销。将直接导致大家报节目的热情降低，节目也会因为没有相应的硬件条件支撑而水平下降。如果在通知各部门准备节目时，就把预算金额一并告知，那各个部门在准备节目的过程中就比较有底气，知道花的钱可以报销，而且他们知道具体报销的金额限制，就会尽量将费用控制在预算内。反而节约成本。
（七）筹备组小礼品预算
筹备小组辛辛苦苦筹备，虽说不是为了礼物才参加，但是对大家的劳动和付出有认可和奖励，会大大提高大家的热情。
第二阶段：筹备阶段
第一、酒店预订
酒店的选择一般要满足几个条件：
1、要有足够大的厅。这个厅至少能容纳公司所有参加年会的人员。如果年会有节目表演，就一定要有舞台。舞台的尺寸最好不能太小，需要满足大家的节目表演需要，比如，如果有舞蹈表演，至少要让人家在舞台上能够施展得开。厅的中间不能有大柱子。如果有柱子，那就不便于大家观看节目，会遮挡视线。这个厅要具备基础的音响、视频设备。年会既有表彰又有节目，需要放音乐、图片和视频。
究竟要一个多大的厅呢？那就要统计参加年会的人数了。有的公司在年会上可能会涉及一些公司的战略规划、财务数据等具体的业务事项，这种就最好不要让家属参加；大多数的公司年会上一般只做表彰、节目表演等，
2、能提供可口的饭菜。现在的年会，吃虽然已经不是重点，但是吃却是少不了的一个必备环节。所以年会的饭菜不用奢侈，但是至少让大家吃得香、吃得饱。
3、为便于大家娱乐，最好选择一个除了表彰、表演、吃饭，还能够有一些娱乐设施的地方。
4、酒店的消费档次需要满足公司的预算。现在能承接年会的酒店很多，但是，不是所有的酒店都适合。价比高、且公司能力范围能承受的，才是最佳选择。
第二、通知各部门准备节目
在发放通知前，就需要规划好，整个过程大概需要多少个节目。然后，根据公司人头比来分配节目数量。比如，以10人出一个节目。那人数多的部门就可能会报好几个；而人数少的部门则可能要找其他部门联合表演。如果不提前规划节目的数量，就没有办法把控时间进度。
另外，发放通知时，要注意把节目服装道具的预算告诉大家。这样，大家才会有计划地对预算进行使用，才敢去租衣服、买道具等。
同时，还要告诉大家舞台的尺寸、话筒的数量等，便于大家选择合适的表演形式。比如，表演舞蹈，如果舞台不够大，人数就不能太多。
第三、策划游戏环节
为了增强员工的参与感，一般要设计2-5个游戏。准备游戏的规则同时，要准备游戏的道具。比如，猜歌名的游戏就要提前准备好备选的音乐。
第四、制定详细流程
各部门节目报过来以后，就要规划整个的流程。一般，是先进行表彰；表彰完成后，节目、抽奖、游戏穿插进行。最后进行节目评选和颁奖。节目评选过程，我们一般会采用全员匿名投票。现在的QQ群、微信群、OA系统等都非常的方便。
第五、准备相关道具
年会各个环节的道具都需要提前准备好，并指定专人来保管。
第六、落实年会当天支持人员
年会当天人数众多，环节也多，需要安排不同的人负责不同的事情。而且年会大家都觉得是一个狂欢的时间，很多人会忘记自己要承担的工作。所以，一定要提前把责任落实好。让工作人员能有承担工作的意识和责任心。
1、有当天专职的音响师，全程需要蹲在音响室放音乐；
2、有道具和奖品保管人员，能在人多手杂的环境下看顾好物品；
3、有签到人员，负责年会礼品和抽奖券等物品的发放；
4.、有专职礼仪，负责台上台下递送礼品、抽奖箱等；
5、有专职的主持；
6、有现场酒店联系人，酒店支持事项能随时进行沟通协调；
7、有现场服务人员，负责招呼员工落座、就餐、娱乐等；
8、有现场拍照和摄影人员，负责拍照和摄像；
9、有现场工作总体指挥人，一旦发生任何变故，能快速做出调整；
10、如果安排有交通车，还需要没车配备跟车人员，需要指路并点名。
第七、主持人准备串词
主持人串词不在复杂和华丽，能将整个过程流畅地传递下来即可。
第八、节目审核和彩排
各部门报完节目后，需要定期对节目进行审核，一方面审核内容是否健康积极、具备良好的观赏性；另一方面，通过多次审核，督促表演者进行表演训练，并提出专业的指导意见，达到更好的表演效果。之前一家公司，员工表演了一个小品，叫“小偷公司”，各种讽刺公司管理人员。如果有审核的机制，也不至于年会上让公司高管在台下被气得吹胡子瞪眼了。
节目的彩排一般选择在正式表演前1-2天，具体需要跟酒店进行协商。因为需要挑选酒店没有出售服务的时间段来彩排，彩排时，还需要酒店的灯光师、调音师等服务人员在场服务。
第三阶段：执行阶段
一切都安排好的话，执行阶段反而简单了。如果每个人都能各司其职，很有责任心地完成自己的事情，突发的事情就会比较少。但如果工作人员不能各司其职，那可能就会乱套。曾经就有一名不负责任的前台，本来确定年会当天做礼仪，结果临阵脱逃。没办法，我也只能赶紧协调一名员工临时顶上。但是，临时的人员对整个流程等都没有那么熟悉，就需要其他人员不停地提醒。所以，前面筹备阶段选人也很关键，没有服务意识、团队意识的人，坚决不用。
年会执行的过程中，总体负责人需要注意整个节奏的把握。如果开始的时间延后了（这个几乎是每个公司都可能遇到的问题），会导致整体时间往后靠，那就不能保证能按时开餐。一般，这个时候就需要总体负责人手起刀落，拿掉一些环节。我一般会选择拿掉游戏环节。因为节目是大家辛辛苦苦准备的，如果不能表演，无疑是一个巨大打击；而表彰环节是必不可少的，总不能临时少发一个奖项吧；抽奖环节一般也不会拿掉，大家都心心念念等着，最后告诉人家没了，不是忽悠人玩儿呢嘛；所以，一般会拿掉一两个游戏。而节奏往前赶了又怎么办呢？一般这个时候也是游戏来撑场面。因为节目需要排练，而游戏是可以提前准备好备用的。
如果环节发生变化，就需要及时通知到所有的人，让大家都能知道。主持人、音响师、礼仪、道具师，大家都要信息统一才不会发生表演事故。
第四阶段：收尾阶段
第一、费用决算
各方费用结算完成以后，就可以做费用决算表。决算表完成以后，可以跟预算进行比对，看哪些方面是节约下来的，哪些方面是超支的。
第二、总结
年会完成后，要对参与支持工作的人员进行表彰和小奖品的发放。让参与工作的人员得到精神和物质方面的奖励。除了小奖品的发放，我们公司总经理还会特地请筹备人员吃饭，以表达公司的感谢和重视。
总体负责人需要对年会进行整体总结。从费用使用方面、达到的效果方面、经验总结方面、教训总结方面。从总结中，我们可以找到以后年会的一些可借鉴经验，比如：采用什么样的激励方式最能激发大家的参与兴趣？哪些游戏是大家最爱参与的？有了这些历史的经验，下个年会再也难不倒你啦。
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