20190119 如何提升工作效率-时间日志与反馈机制

20190119 如何提升工作效率-时间日志与反馈机制

130min

【题记】方法没有理论支撑，学习方法你只能照葫芦画瓢。理解了背后的机制，你才能够灵活应用。如何提升工作效率，这里写的是我的建议，有方法也给出了背后的机理。那就是：通过记录来建立持续改进和持续反馈机制，不断优化，终会达到满意的境界。

【背景】今天一早就有人问我，某个“鸡汤”课程值不值得去买，我想这位小伙伴他改变的意愿是很强烈的，希望去通过学习，通过去购买课程，能来提升自己，其实这是一种现代人都有的焦虑。

关于如何提升效率，如何提升自己的时间利用率这一点，其实我唯一的建议就是—记录时间支出。为什么我建议记录时间呢，其实这里非常重要的一点就是了解现状，建立一个反馈机制。

如果说你要让自己看到是在进步，这个进步一定要可量化，而不是说凭感觉，我觉得我今天用功了。如果仅仅是建立在一种感觉基础之上，有可能三天之后，又把这些所有的全都忘了，根本不会记得如何去做一些改进。

所以我个人建议就是说，如果你想提升自己，就老老实实地把时间支出记录下来。记录下来之后，你就能够发现问题，发现问题之后你就能有针对性地去改进。如果说你仅仅停留在感觉的基础之上，哎，我今天这个效率很差，我今天没干什么事情等等。可是你的时间到底怎么浪费掉的，你根本不知道，是因为逛朋友圈呢，还是因为心情不好，太多干扰，还是说，因为做的事情太难等等这些东西。如果你没有记录的话，你根本不知道，所以如果你要想去改进自己，一定能把自己的时间支出记下来。

记录时间日志的方法有这样几种。

第一个就是非常简单的记录就是，譬如我今天做了哪几件事情，你自己是否满意。通常的话这种记录，每天只要花几分钟。记录时间可以在你每天睡觉之前，也可以是每天的中午和晚上，有时间都可以去回顾一下。我今天上午干什么，下午干什么，晚上干什么。这是最简单的一种方法。我要强调的是，一定要让它文字化记录下来，而不要仅仅停留在想法当中。你会发现想一下和写下来是不一样的。记下来是一种更加主动的方式。这种更加主动的方式，会促进你的思考，会促进你去反省，这是最基本的一种记录方法。

第二种记录方法我个人建议的是，不但要记住做什么事，还要把每件事情做多长时间给记录下来，也就说几点几分到几点几分做什么事情，什么时间到什么时间做什么事情。这是我个人长期采用的一个方法。这种方法好处是你能够看到一天的时间具体的支出情况。然后你可能会发现我上午这段时间，好像没干什么事情，我这段时间都花在逛微博上了等等。这样话你就可以去针对性改进。

其实只要找到自己时间低效的原因，就一定能找到改进的方法。如果不知道为什么低效，是无从改进的。如果发现自己每天使用手机时间很长，而且不是在工作，这个改进也没那么难。当今时代，每个人几乎都对手机有依赖感（除非你不会使用智能手机）。我为了降低自己对手机的依赖，为了降低手机带来的时间碎片化，我就把它设成静音。（有时候）晚上我会把手机扔在一边，争取几个小时不去碰它，然后再换一个位置去看书，这些都是可行的方法。其实只要不把手机触手可以，不放在眼皮底下，就能显著降低手机使用时间。其次是将你的时间支出，数字化。数字化之后，有一个好处就说，你有一个 客观的客观的客观的 指标去衡量自己，然后当你有了这样一个客观指标衡量自己之后，你就可以用数据来展示、表达和记录自己的进步。当你看到自己进步的时候，它就会是一个正向激励，你会更容易去改进，更容易去坚持。

其实每一次记录，都是一次反馈，都是一次警醒，都是一次提示，它都会引起你的思考，都会促使你去改变，所以记录我一直认为是最重要的一个习惯，没有之一。记录是最重要的习惯。记录是最重要的习惯。记录是最重要的习惯。古人云，吾日三省吾身。每次记录都是一次反省。

多数时候我基本能精确到分钟，有时候也会比较粗糙一些，坚持记录比记录得完美更加重要。记录给自己看的，无需追求完美。记录真实的自己。

我在课程当中介绍为知笔记的时候（中国大学MOOC搜《文献管理与信息分析》https://www.icourse163.org/course/USTC-9002，或到网易云课堂搜为知笔记，链接是 https://study.163.com/course/introduction/1004713044.htm），我就提到如何用为知笔记，记录自己的时间支出，这个习惯我已经记录了八年左右。从2016年4月份到2019年1月初，有1000天时间，我还经常把这个自己每天日志发布在朋友圈。我觉得记录对我来说是一个督促和激励，至少我不会把我的时间浪费太多在无聊的事情上。因为有了这样一个反馈，即便我走偏了，我也不会偏的太远，也不会偏得太久。因为每天有一个纠偏的机制。所以记录的话，一是促进你更好的认识自己，另外一点就说它给你一个，纠偏的机制，改进的机制，不会让你在一个错误的方向走得太久。譬如沉迷游戏，可能每天打好多小时，因为那个时间，当你沉迷其中的时候，你会觉得它过得很快，你觉得我没打多长时间，没玩多长时间，但大段时间就过去了。所以记录会给你一个非常客观的指标。

建立改进反馈机制非常重要。其实，做任何事情要想做好的话，都必须有这样一个反馈机制，从学习、日常工作到科学研究都是这样的。科学研究就是在不断的试错当中，一步一步迈向成功，这就是一个非常典型的一个试错+反馈+改进的机制。所以为什么科学研究是对一个人非常重要的训练，就是在整个科学研究当中，它融合了很多的方法论，有很多的思维方法。科研过程中融合了很多的工作方法，这也是为什么科研对一个人的成长很重要的原因。为什么各国的人才培养最终都是做科研。首先，科学实验要求有一个记录的习惯，做实验科学的，知道这个实验室成功还是失败，然后就会去思考怎么去改进，这就是一种反馈机制。其次呢，要去做一个实验，还要去查资料，向别人去借鉴去学习，这也是一个提升自己的机制。所以，我们要去做什么事情一定要学会借鉴。还有一点就是科学要做新的东西，所以他必须要做到知己知彼，百战不殆，他必须要有一个面向世界的眼光，我知道这个东西确实是新的。他还要知道如何去发现这些东西，如何找到这些东西，以及在这个过程中，还要学会和别人交流合作等等。这边稍微扯开了一点，但总的来说，科学研究的训练就是帮助一个人不断提升自己的方法的训练。

第三种记录时间支出的方法。说到这个记录，是改进自己的最重要方法。其实我现在在记录的时候，也在尝试去做一些改进。之前一直使用使用为知笔记做记录，好处是可以记录的很精确，也可以很随意。不便的地方了就是做时间统计方面不太方便。那这会对我有什么影响呢？我用为知笔记去记录日志的时候，我会把每天的工作记录得很详细，包括附件图片等等，我都会记录下来。但是我每天在一件事情上花多少时间，只能大概去估计一下，没有一个直观的方式显示出来。一周的时间支出、一个月的时间支出，一年的时间支出，我也很难去统计。我到底在某个时间花了多少时间，不好统计，或者说如果想统计的话，就得花很多时间。

为什么我要关注这个问题呢？因为在用为知笔记记录日志的时候，会把你的一天打理得很好，就是你会把一天的时间过好，每一天的工作安排好，保持一个比较高的效率，但是，你一个月还有一年，是否在朝向你的目标在迈进呢？很多时候可能会走偏掉，所以我需要一个更长期的反馈机制，那这种机制怎么去建立，我就希望能够统计我一周的时间，统计一个月的时间，以及统计我一年的时间支出情况，那我就知道我在投入时间最多的这个地方有没有产出，第二多的时间，有没有产出等。

我现在在使用什么样的工具呢？我现在使用工具就是能够最方便帮助我们去统计这个时间支出的工具。手机上有很多类似的工具，像在安卓上有一个时间表单（time meter，这是我在用的）， 还有爱今天，时间块等等，很多很多的类似工具。只要它方便记录，能够方便统计，能够方便的给出一个统计结果展示，我觉得就可以了。当然还需要加一些标签，便于区分不同工作。有了这样一个东西之后，我就可以去做每日回顾、每周的回顾。这一周时间我的时间支出是什么样的？过去一个月的时间我大概在忙什么，这样就可以知道了。所以这种工具，它会给我在更高一个层次上提供一个反馈机制，所以今天讲的主要内容就是说，你要想去改进自己，必须建立一个反馈机制。

能不能坚持下去，和这个反馈机制也有很大关系，就当你发现自己，在不断进步的时候，你会更容易去坚持做一件事情。怎么去看到自己进步呢？最好是数量化。当你发现自己今天的时间花在学习和最想做的事情上的时间比昨天更多了，或者觉得自己某段时间效率更高了等等，这都是一个正面的积极的反馈。如果你记录了很多，可是自己依然没有什么改进的话，你肯定会放弃掉。之前我曾经发起过一个活动，叫“百日为新”活动，就是记录时间日志100天，有很多人能够坚持记录。但是有些人，记录了几个月之后，最终还是放弃了，因为他觉得他每天记的都是流水账。吃饭、睡觉、打游戏、运动、做实验等等，类似这样的，他看不到自己的进步。所以在记录的时候，我希望大家尽量不要记这个流水账，你可以说在什么时间段，学习的什么什么内容，不用只是笼统地记录学习，工作之类的。你可以记录下来，我在这个时间在运动，15分钟，跑了3000米；25分钟跑了5000米等等。把这个具体的成绩记下来，这样当你下次再去做的时候，发现我的成绩有提升的，你就会感觉自己在进步。当然，跑步这种进步是渐进的，并不见得是一直都上升的，有时候状态不佳，成绩可能会下滑，但只要坚持，一般都会看到自己的进步的。

所以记录的话，也要给自己找到一些让自己兴奋的东西，看到自己改进，看到自己进步，这样你才能够去坚持下去。人在内心深处都渴望成就感，渴望被肯定，特别是自我的肯定。

今天说的最主要内容就是说你要想提升效率，少喝一点鸡汤，关注一下自己真实的状况，从了解自己开始，这样才能去改进。我之前花了很多钱去上别人的时间管理课程，发现别人的方法并不适合我，因为每个人工作内容不一样，工作方式不一样。直接套用别人的东西，其实是很难奏效的。你只能根据自己的时间支出情况去分析去改进，才可能找到真正适合自己的方法，别人的方法说得再多，对你也仅仅是个参考，希望以上内容对你有帮助。

新的一年，改变从记录开始。