今天因同事出差，我是他的代理人，受托处理一项急事。他告诉了我处理方法，让我去他的电脑找寻相关文件来操作。可是就这一个找寻文件的操作，我花了半个多小时也没找到相应的文件，挫败之余对于同事杂乱的归档也是深感无语，这真是众里寻他千百遍，我和它始终无缘得见啊！
究其混乱原因：
一、错误的文件命名
我是要找一份某供应商8月开给我司的发票，可是他那文件夹里以8月命名的发票打开都是7月开立的，只不过是8月校验的而已。且每一份发票文档里扫描了N张发票。为了避免遗漏，我把9份8月的发票文档全部浏览了，差不多有50余张发票副本，均非我要找寻的目标文件。
其次该文件夹里其他的文档，日期相近的我也都一一点开看了，还是没有才最终放弃。
二、没有独立的分类归档
各家供应商的发票没有分开存放，且每个发票文档也含多张扫描件，不利于查找单张。
三、他本人对于自己的文件归档不清楚，所以才指示不清，试错成本太高
从这件事中，我也觉得文件整理是实现高效办公的必要条件。现在纸质化文档逐渐减少，也是企业节约成本的良好体现。而相应增加的是大量的电子文件，如何归档，确实需要我们花费心思和功夫。
我觉得文件归档需满足以下条件：
1.文件命名要规范
2.文件分类设标签
3.桌面文档不要多（最左边3列以内）
4.文件夹路径设置有规律（确保能够轻松找到）
5.重要文件定期做好备份
6.可放置桌面的文件
A.高频率使用工具
B.常用文件夹的快捷方式
C.暂存文件夹（夹放临时文件）
D.阶段关注重点文件
网络共享文件的整理也比照电脑文件来操作。
最后还是提醒下，好记性不如烂笔头，一些重要的信息，及时登记，整理归档。关键时刻可以使用万能搜索，写在纸上的文字找起来终归没那么顺手。
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