为什么会觉得邮件多了会乱

1. 如果不同项目的邮件一起过来，在收件箱中交错排列，看得人眼花缭乱，再加上点击之后马上变成已读，简直是乱上加乱，因为本来只是想先预览一下而已。

2. 那就加一个文件夹吧，如果记忆力不够好，当领导问起来的时候不能快速从文件夹中获取信息。显然，一个文件夹是不够的，那在文件夹中多建几层文件夹，那又显得很累赘，人工查找时也不好找。

3. 本来主题是这一件事情，但是对方却用这个主题说了另外一件事情，去翻找的时候很难找到，因为主题就是错的。

从上面看，乱是因为没有这些邮件不像平时QQ聊天一样，一来一往的邮件集中在一起，虽然有对话形式显示，却无法编辑对话形式的标题 ，要再次回顾就麻烦很多了。

邮件管理的原则

1. 文件夹分层两、三层就好。
2. 先在收件箱预览处理，慎用自动规则，多用后续标志
3. 分类用作附件文件类型分类
4. 新建主题，阅读过的邮件作总结

实际操作

1. 文件夹分层两、三层就好。

导航窗格.png

这是我的文件夹设置，一级文件夹，作为一个大类，例如可以为一个客人做一个文件夹，二级文件夹，我的就是关于这个客人的项目。三级文件夹是更细分的项目（如果是经常留意的，建议还是分出来，省去编辑主题的步骤）

这个分类视个人实际而定，如果不确定 ，可以先收集一段时间邮件 ，再作分类。

分类不宜过多层级，一来是做完这封邮件去分类时会很麻烦，二来层级太多，找邮件不好找，同时导航窗格（上图）不能显示全部的文件夹，要移动横向滑动条浏览不方便。

2. 先在收件箱预览处理，慎用自动规则，多用后续标志

曾经我试过用自定义规则，把新来的邮件按主题中的关键字自动分类到对应文件夹，刚开始觉得很爽，省时省力，后面就知道错了，一旦邮件多起来分散在各个文件夹，你根本不知道哪个没做哪个做了。

另外一个，关闭“点击后标记已读”功能，因为有时候只是看看而已，如果标记了已读有可能会漏掉，为了不漏掉要手动标记为未读又显得麻烦。下面是“关闭点击后标记已读”功能的方法：
（1）单击“文件”>“选项”>“高级”。
（2）在Outlook 窗格中，下单击阅读窗格。
（3）取消勾选第一个选项。

取消点击标记已读.png

多用后续标志，就是小红旗图标。
把侍做的邮件标记小红旗后就可以分类对应文件夹，因为只要点击最右边的待办事项栏，就可以看到所有的待做邮件。
如果，这个项目是持续关注，那就在文件夹中的一封邮件保持未读，就可以起到提醒作用。

总结：因此，先在收件箱预览，能做的先做，做好分类到文件夹，不能马上做的标记小红旗分到对应文件夹并保持未读状态来达到提醒。

3. 分类用作附件文件类型分类

因为我本身收到的文件种类比较多，可以用一个文件夹收集，但是不同的项目都有同类型的文件，因此还是用分类标识比较好，另一原因是主题中可能不包含文件类型关键字，搜索就比较麻烦了。

新建分类的方法：
点击开始==>分类==>新建...，然后选择颜色，和写名字就好了。

新建分类.png

在阅读窗格，点击类别字段，就可以方便显示出所有的附件类型。

点击字段骤合邮件.png

4. 新建主题，阅读过的邮件作总结

新建主题的意思是，额外新建一个字段，重新写邮件的主题，以达到将相关邮件聚合的目的。因为邮件主题对方可能会更改，又或者另外一封邮件回复这个项目，那仅仅通过点击主题字段不能将所有相关的邮件聚合在一起。

阅读过的邮件，可以简单总结一下，例如某封邮件说是确认某件事要做什么 的，那么就可以众多相互沟通的邮件中快速找到。

为了达到以上目的，要改两个设置。
（1） 编辑阅读窗格内容：
依次点击：视图选项卡==>视图设置==>其他设置==>勾选“允许单元格内编辑”

编辑阅读窗格内容.png

（2） 阅读窗格增加字段。
依次点击：视图选项卡==>列…==>新建列==>（自行编辑自己需要的）

阅读窗格增加字段.png

PS：在新建列中，“名称”就是阅读窗格中显示的名字。

我的方案一：
如果在该文件夹中，有几个项目同时进行，那么会新增两个字段，“新主题”和“内容”。

新主题：把邮件的主题改为简洁的中文主题，因为有些邮件的主题会带有很长的一些编码，但是为了回邮件时给对方方便，不改动主题，不然他在按主题排序时他就不能将邮件聚合。

内容：就是将邮件大意总结一下，结合新主题，就可以迅速不用搜索就可以找到想要的邮件。

我的方案一.png

我的方案二：
如果该文件夹只有一个项目线性进行，那就只新建“内容”字段。

（3） 小技巧：将新增字段设置应用到所有文件夹
如果在收件箱进行视图设置之后，你会发现其他文件夹没有变化，如果全部一个个来设置又很费时间。所以可以按以下的步骤来将视图设置复制到其他文件夹：

视图选项卡==>将当前视图应用于其他邮件文件夹==>勾选“将视图应用于子文件夹”==>勾选你想要复制设置的一级文件夹（因为勾选了应用子文件夹，所以只勾选一级文件夹就可以应用全部文件夹了）

视图设置1.png 视图设置2.png

PS：有可能会有bug，个别文件夹没有应用上，那就自行设置一次就好。

PS2：直接搜索不会搜索新建的字段，因为他们是按照“主题”和正文来搜索。

可按以下方法搜索：
搜索选项卡（点击搜索框才会出现）==>搜索工具==>高级查找==>高级==>字段==>设置你想要的条件就好。

高级搜索.png