说这个之前，我们先回忆一下上学的时候是怎么收发信件的，95后可以忽略不看，因为你写过信的可能性不大。
传达室的老师广播三年级一班张三，请到收发室领取信件。然后你去收发室，不是在一大堆信件里面扒拉，你报出你的班级，然后老师告诉你到你们班的信箱里去找，顺便把你的同学的信件带回去。
再看你现在的电子邮箱，你有没有按照班级建立分类管理呢？
的确电子邮件可以搜索，方便很多，但是有时候你记不住搜索的关键词怎么办？
我们应该利用自己的信息编码习惯，哪些信息是默认优先被编码，被记忆的？这些是最容易提取的，也就是之前我们一再强调的，信息管理，一定要考虑信息的后续使用成本。这个成本很大程度上就是你提取出这个信息需要多长时间，注意这个时候，1秒钟和10秒钟是有数量级的差异的，而不只是差了9秒钟。
有些类别的邮件，天然就具备高重要性，高优先级，这些邮件在收件箱里面堆放着，很快就被新的邮件淹没了。因为按照时间顺序排列的规则就决定了，你的注意力会优先被最新的邮件占据。
所以我们参考一下收发室的信件管理方法来为收件箱建立子文件夹。按照类别进行分类
按照频次和重要性邮件分为以下四类
高频次，高重要性：实验室沟通邮件
高频次，低重要性：到样通知
低批次，高重要性：领导邮件，行政通知
低频次，低重要性：订阅邮件
不是为了分类而分类，分类是为了提高效率，提高效率得有一套知道原则和逻辑。上面我们讲的收发室就是这个逻辑的来源。按照我们的记忆习惯，我们可能记不住名字，但是一般会记住你的身份，也就是你是哪个班级的学生。
对于电子邮箱，这个身份就是你的邮箱地址。理论上可以分出无限多个班级的小盒子。
销售都学过金字塔理论，客户分为ABCD四个等级，A类能占据80%的收入，但是你如何保证在工作方法上，工具上和这个理论去匹配？去确保这一类的信息，邮件得到优先处理。
结合我们上面说的分类原则，我们就按照ABCD四个等级对文件夹进行分类。每个文件下下面是对应的子文件夹。确保所有的客户邮件都在这4个文件夹里面找到。ABC类客户，每个单独设置规则。对于D类客户，因为数量比较多，频次低，不设置自动归档，手动拖进去就行。
客户邮件分类管理：使用频次和收发频次高的单独建立文件夹
好处：移动端不会跳出一大堆到样邮件，节省移动办公的流量，如果你只有一个收件箱，没有子文件夹，在移动端办公的时候，是默认更新所有的邮件的。如果你做了分类，是可以根据重要性，设定只有几个重要的文件夹自动更新邮件提醒的，可以降低对于流量的浪费。
手机里面的文件夹结构和电脑上的完全一致，在手机的邮件APP里面设置需要同步的文件夹
选择需要同步的的子文件夹【领导沟通】，其他的默认不同步
【实验室&法规】属于重要，但不紧急的事情，可以不在手机上处理。
剩余的邮件，你只需要在打开电脑的时候收取处理就可以。
文件夹建立好了，我们需要把邮件放到对应的文件夹里面，最简单的办法是一个一个拖过去。那么如果邮件比较多的时候，这种方法是低效的。有没有根据收件人自动归档的方法呢？有，当你提对一个问题，找到办法就很容易了。
设置方法：点击对于需要自动归档的邮件→右键单击→Create Rule
或者把邮件打开之后
点击Create rule
勾选发件人
点击Select Folder勾选目标文件夹,然后点击OK即可。
动图福利
以上说到的部分是客户的邮件管理，对内的邮件同样需要科学高效的管理方法。
7月1号之后，我看到多个人吐槽，2017年7月1号执行的发票必须有税号的制度，邮件通知我没收到啊！不是你没收到邮件，是你不会管理邮件，你以后还“收不到”的可能性非常大。
邮件那么多，被淹没的概率是非常大的。对于这些低频，但是非常重要的内部财务，HR通知，一定要反复认真看，关系到自身切身利益。往往不是一遍看完能消化完，或者能够记住的。所以对于这些低频，但是高重要性的邮件，要设立一个文件夹进行自动归档。没事的时候，反复看看。我对自己的要求是能够完整的表述出来。
以我的观察来看，不是公司的培训，分享不完善，是你太挑食，公司发的很多邮件，你都想当然的不看，好像有个什么什么通知，都是蜻蜓点水。接收再多的信息也无用。
你不能把信息转化到你的认知中，去辅助你的决策。你看邮件和看今日头条一样，看的都是新闻，看的只是信息的更新而不是信息本身。
金字塔原理+“注意力>时间>金钱”
这是我们管理邮件的原则，其他的技巧都为这两条服务。
有道而无术，术尚可求也，有术而无道，止于术也！
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