获得新知:
动态平衡的路径-GTD系统。
制定阶段性目标,目标完成后给自己一个奖励,放松一下。
【GTD系统】,GTD就是GettingThingsDone的缩写,意思是:把需要做的事情处理好。GTD系统的核心理念在于,只有将你心中所想的所有的事情都写下来,并且安排好下一步的计划,你才能够心无挂念,全力以赴地做好眼前的工作,提高效率。而当你总是有些事萦绕在心头,悬而未决的时候,你要么会不时地想起它而影响眼前的工作,要么就是会忘记了去做。GTD系统认为人生最大的不安的来源不是事情太多,而是有很多事情你该做却没有做,你跟人说了你要做却没有做。
GTD就是要确保你所有该做的事情都做到。压力不是来自任务本身,而是任务在大脑里的混沌塞积,造成心理的焦虑和抵触,从而引发暴躁、生气、争执、矛盾等。我们要做的,就是逐一清点大脑里的这些事务,将所有未尽事宜通通捕获,并收集在大脑之外的文件系统中。比如,实实在在的工具栏、纸质记事簿、电子记事簿和邮箱等。如果你学会了GTD系统,我相信你一定会有所收获,并且可以高效地利用时间,去完成尽可能多的事情。GTD系统,总共分成了5个大步骤,让我们逐步达到「有条不紊」的境界。今天就为大家逐一介绍这5大步骤,分别是:捕获(Capture)、明晰(Clarify)、组织(Organize)、回顾(Reflect)、执行(Engage)。
1、让收集和捕获成为惯性收集就是将你能够想到的所有的未尽事宜(未整理的念头)统统罗列出来,不论是小是大,想到就放进去,不要让自己觉得总有事情没有做。放入各种实物的文件夹,或者篮子,或者记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作。例如:把旧的电子产品配件收到盒子里或者丢掉之类的小事、给孩子开家长会、陪老人散步、每月给家里购买日用品等这些都收集起来。如果你忽视那些看似琐碎却可能让你分散精力的事(工作与生活之间的冲突),或者只想把它们搁在大脑的某个角落(懒),那么,你对自己的世界的全面掌控可能会面临危险。
(1)理清思路,抗干扰。我们不能集中精神的做事,因为我们很容易被意外的干扰打断,被打断时更容易引发情绪的不稳定。例如,你为你的工作与生活中琐碎的事务做一份计划,记录每个需要开始的时间与完成时间,甚至是细节。然后梳理工作与生活上事务之间的冲突与每一个问题,并将这些问题贴在家里的看板上,开始梳理哪些问题是我们最先要解决的,或者从你最感兴趣(大脑的意识)的一件事情开始,有条理的将事务排成待处理事项。
在做事情时被外界的事情打扰时,可以先把这件事情记录下来,等自己完成了正在做的事情后,再去处理。自己就不会收到打扰引发情绪。
(2)及时记录,方便追踪在繁忙的工作中,我们常常有好几件事在同时进展,你必须频繁地从一种交接转换到另一种交接,做好笔记,把它放进工作簿中,过后再捡起你做了一半的工作,我们继续完成它。你常常觉得新情况、新问题出现时,自己来不及理清思路、理顺各类交接工作,那么,如果你有一个提示器,提醒你在不忙的时候想起它们,就是一个极好的办法。比如,开电话会议时,你的父亲打电话来告知他要来看你,想让你买一张高铁票。如果这时你没有随时把自己的工作的进度记录下来,当你返回工作状态时,可能没有办法将前面的工作思绪链接起来。笔记的作用的是同时追踪几项事务的好办法,从而解决当工作与生活发生失衡的时候,能够让你胸有成竹,按计划处理每件事务。
(3)建立清单形成模式很多人习惯了把想要做的事情留在脑子里,这会形成一个一个的思绪片段,不能对这件事务本质起到更大推动性作用。所以,需要借助外力的帮助,才能改变这种行为模式。我们需要要调动“心智”,相信自己比自己的大脑更聪明,所以要主导大脑接收和产生的思想。认识到大脑的局限,充分利用其他的设备,把想到的问题写下来,这需要自觉的意识和不断努力,并且养成习惯,长期坚持。认识到某个要点将来可能有用,就随手记在便条上,过后再仔细思考、从而形成加以处理的习惯,这样才能提高处理事务的效率。
2、明晰让事件更有“意义”明晰的方式,从清单里要去行动做一件事情时,问一下自己,这些事情可以马上行动吗?如果不行的话,还需要准备哪些事情才能能完成?每一件都问自己五个问题:如果都不是,那这是一件不用做的事情。那么这里,就准备三个分区:参考资料、可能清单、回收箱。如果可以行动,那就进入下一步。一旦你想好了哪几件事可以采取行动,就必须启动关键的思考步骤,回答关键问题,把一切疑问化解成两个关键问题:
(1)我希望的结果是什么?我决心实现或完成它吗?
(2)下一步该怎么做?为了向这个目标迈进,接下来我要做哪些事?
第二问:这件事可以一步搞定吗?如果不能一步搞定,说明它需要分步骤执行,甚至需要你为它专门制作一个执行方案。对于这种项,需要为它准备一个分区:项目清单。如果它可以一步搞定,那就进入下一步。
第三问:这件事可以在2分钟内搞定吗?如果能,那就立即做。比如,预约快递、医生,信用卡还款……如果不能,那就进入下一步。
第四问:这件事该我做吗?如果这件事情你并不是非做不可,而且可以分配给其他人来做,这种事就需要一个单独的分区,叫做【等待清单】。
第五问:这件事有特定的时间吗?如果有在自己的日历上面标注出来。提醒自己。如果没有,就写一个执行清单,然后安排时间去执行。
3、做好心中的组织管理。所有的东西放在固定的地方,能够随时让自己找到他,节约自己的时间,也让自己的空间清晰整齐。
4、复盘养成深思的惯性。对所有清单的执行情况进行回顾,总结和梳理。
一般需要每周进行回顾与检查你的所有清单并进行更新,查出错漏,以及检查你的安排是否科学。
注意:
(1)从收集箱出去的项目永远不要再放回收集箱;
(2)项目清单中的事项需要你主动将其拆解步骤,并为其谋划执行方案。把大项目拆解成小步骤,并分解到其他清单当中(记住GTD系统的第二大目的【随时随地都明确地知道,下一步应该做什么】);
(3)日历或提醒事项应用中的提醒是否恰当?比如下个月末要完成论文是最后截止时间,但是否应该这个月就提醒自己,并且分解开来?
(4)为第三步腾出专门的时间,比如每三天或每周、每月。
5、执行才是完成的开始。
(1)一次只做一件事情,一次做好一件事情,别被打断。
(2)打破负罪感,当自己在做事情时被打断时,没有去做,不要有负罪情绪。
GTD系统其实就是两点:
1、清空你大脑的内存:把大脑从“要做什么”和“怎么做”的混乱当中拯救出来。
2、把任何任务和项目具体成行动:让自己随时都能明确地知道,下一步应该做什么。
改变旧知:
以前我总是很烦躁,无法专注的去做一件事情,是因为我脑海里有很多很多需要去处理的事情都没有完成,也没有次序,让我很焦虑担忧。没有头绪。所以去做事情时也带着这样的感受,不断的被各种各样的事情打断时,也一会去做这个,一会儿去做那个,自己后来最重要和要完成的事情都没有做好。
行动:
1.开始实践每天把所要做的事情一项项列出来,然后开始按照次序去做。如果想到哪件事情马上通过微信记录下来。
2.遇到正在做事情,外界有干扰。把手上的事情先完成,把那件事情记录下来,一会儿去做。遇到电话之类的,把手上正在做的事情做记录,有助于一会儿衔接。
3.开始做周计划,月计划,季度计划。
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