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不就是一场活动,至于这样嘛?

不就是一场活动,至于这样嘛?

作者: 一卉子 | 来源:发表于2019-05-18 07:20 被阅读2次

就在上周,我们机构与其他组织联合举办了一场活动。从前期沟通的过程中,我的感觉不是很好,觉得他们事情“真”多,问来问去的。但是后来,我有点为自己无知的判断感到羞耻。

是什么能让我有如此大的触动呢?

第一、动员的力度

他们的动员方式与我们的活动报名程序有很大的不同,对方是通过扫码二维码然后进入到相关群即报名成功。这样做的优势是:可以让已经报名的伙伴动员身边的人加入到群组;其二,推送一些之前举办的活动消息或者培训专家的简介,让大家提前做了解。其三,群里的同事也能提前认识,没准还能成为好朋友。

第二、准备工作足

活动的前两天,对方负责会务的相关同事就开始陆续过来看场地了。在我们这边,这样的特例还是比较少的,最多提前一天过来。来了之后,他们检查设备,拍摄会场的照片发送到活动圈里,让大家先熟悉环境。更让我惊讶的是,他们出会场之后,还在附近溜达了一圈,将附近所有小吃店的照片、地铁出口的照片、公交站牌的照片、离会场较近的标志物照片都拍了下来,共享到群里。

说实话,看到这些照片的时候,我反思了一下。如果我是一位参会人员,在群里看到这些,一定会觉得特别暖心。因为我不用再捣腾手机去查到会场的路线,查附近的小吃、停车是否方便等。

活动前一天,活动的会务人员全部都过来了,一起布置会场。贴了横幅,摆了桌椅,贴了很多的温馨提示语。

对方说:“比较担心贴的横幅会掉下来,并且想提前再试下设备什么的,尤其是PPT,怕播放有问题。”所以,明天他们会早点来!

第三、时间观念强

当天活动计划开始的时间是9点,主持人介绍相关流程之后,九点半正式开始。我七点四十过来开门的时候,发现他们已经在会场等候了。

不知是他们办活动的经验,还是心有预感。墙上的横幅已经掉下来了。播放幻灯片的时候,也出了一些小故障。因为早到,这些问题在活动开始之前都已经妥妥的解决了。

除此之外,他们在培训专家的课桌前,也放了一个闹钟,就是想有个提醒。让老师尽量不拖堂,合理安排时间。

第四、说话有分寸

上午茶歇的时候,我发现有位参会人员在走廊抽烟,赶紧上前进行了阻止。为防止此现象再次发生,我跟对方说明了一下原因,因为我们这层楼是无烟区,希望他们能够谅解一下。

具体他们怎么说的,我并没有太去关注。只是在后来,我才了解此事。一位参会的同事说:对方将会场是无烟区,禁止吸烟的话语,说的让大家心服口服,连连鼓掌。而不是干巴巴的下声命令,让大家别抽烟。

第五、做事有始有终

活动结束后,对方在无人吩咐的情况下,主动收拾垃圾,清理会场,所有的座椅摆齐归正。并对我们每一个人都表示了感谢。

在活动群里,也对参会人员进行了问候,这样做,对于他们下次活动的招募无疑是最大的宣传。

第六、讲时效

对方还有一个优点,也是我们需要重点学习的地方,就是讲究消息宣传的时效性。活动结束后的两小时,对方已经在公众号发出了当日的活动消息,排版有序,文字与图片配合的相当完美。敢问,这样的做事态度,还担心活动举办的不好吗?

此次联办活动,让我这名自认为开展很多场培训的成熟工作人员,也感到特别的不是滋味。真的是:山外有山,人外有人;工作无大小,把每一件事情做好,就是不简单!

不轻视任何一个细节,不放过任何一个宣传的机会。此次联办活动,我受益匪浅。

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