“这个会议真无聊，又浪费了一个小时。”
“这个会议到底开了个啥？想表达什么？”
相信大家经常会听到这样的抱怨，低效，冗长的会议的会议是没有人愿意参加，没有质量的会议是对所有参会人员时间的浪费，是对积极参与人员能动性的打击。但是所有的会议人们都不愿参加吗？不然，我相信大家都愿意参加高效高质的会议，目标明确，思想碰撞，沟通顺畅，总结沉淀，约会者和参会者都作出有价值的输出，获得自己想要获取的东西，这便是一场漂亮的会议。为了避免人生中再参加或者组织这种恼人的会议，让我们一起从自己我做起，提升自己引导能力，学会组织高效的会议。那么究竟要怎么做呢？让我们从一个会议的组织者或者引导者的角度一起来看看如何准备，引导一场高效的会议。
会议成功的关键是从会议准备时间就开始的。
准备会议
会议的组织者或者引导者在会议开始前就应该思考的一个问题是，为什么要开这个会？为了解决什么问题？需要参会人作出什么样的输入？希望达成什么样的目标？是否组织一个会议是最合适的方式？如果你想清楚了这些问题，明确这个会议的立足之本-目标，便可以着手准备会议，而不是为了开会而开会。
如果有需要的话，可以提前和参会者私下进行沟通，包括对会议的期望等。
梳理好需要参会的人员，提前发送会议日程给相关人员，避免临时会议，带来的仓促。
一个合格会议日程应至少包括
1. 会议描述，会议的主题及目标。如有需要也可以简单列出会议议程
2 会议时间，举行会议的具体时间以及时长
3. 参加会议的方式，线上？会议的加入方式？线下，会议室或者具体会议地点。如线上会议，提前测试好会议链接是否可以正常加入。
4. 提前需要发送的资料，或者会议中需要用到的相关材料
主持会议
会议引导者需要明确，引导者并不是自己要全程讲话，回答问题，而是引导让所有人参与其中，达成我们想要的结果。
如今线上虚拟会议越来越多，引导者需要确认是否大家可以听到彼此的声音，看到分享的屏幕。
简单向参会者陈述会议目标和议程。
可视化，聚焦，提升认同感
会议中可视化可以帮助参会者聚焦，保证所有人理解一致，也可以作为记录，同时将参会者提出的内容，总结下写出来。也可以给参会者较强的参与感和认同感，大家会更有意愿去分享，去输出。关于工具，目前现在市面上的可视化，引导工具很多，很好的使用能帮助我们事半功倍，提升效率。在这里也给大家推荐一些工具，如Mural，Miro，Beeart，能更好的了解议程，把握节奏。
勇于打断，转回主题
作为引导者，需要有一个很强的能力和勇气是辨别，打断于主题无关的讨论，避免过于发散，无法完成我们要解决的问题。会议中经常出现有参会者长篇大论或者跑题。这时候就需要引导者及时阻止，将话题转回道主题。当然这里可以使用一些话术。如“我很理解你分享的这个点，这确实xx。但是今天我们主要要讨论xxx，由于时间的关系，我们先把这个讨论完，如果有时间我们可以继续讨论你分享的点，或者后续可以再约会。
提升参与感
有时候会议也难以避免很少有人发言，或者大家注意力不集中。这时候作为引导者也可以适当提醒大家，比如让大家合上电脑，聚焦会议。这样可以快速结束会议达到会议目的，反之，有可能延长更多的时间来讨论，低效，浪费。另外对于发言较少的，引导者也可视情况主动cue下参会者，比如尝试询问，你对这里是否有其他的想法建议等。
明确结论，后续行动计划，及相应的负责人和deadline
衡量一个会议是否高质的一点是，是否达成了会议的目标，明确了结论。引导者应在会议的结尾明确总结会议结论并将其可视化，确保所有人理解一致。此外如果会议有后续的行动计划，也应可视化出来，并明确给每个行动计划分配负责人，以及完成时间。
会议结束
会议结束后，如是比较正式重要的会议，建议向参会人员发送会议总结。如会议有录屏可以附上录屏链接。
会议总结发送给参会人员，一来可以讲会议的结论后续行动计划记录下来，可视化给所有人，保证所有人达成一致；二来，必要情况下也可以作为一个证据，在需要的情况下来进行澄清。
总之，高效的会议由大家共同创造，但是更依赖于一个专业引导者对会议的准备，把控，总结。不同的会议类型有不同的最佳时间，大家可根据需求裁剪使用，举一反三，让我们一起向低效会议Say good bye！
网友评论