大师兄的信息化项目管理学习笔记（六十一）：项目相关方管理（二）

大师兄的信息化项目管理学习笔记（六十）：项目干系人管理（一）

二、识别干系人

1. 关于识别干系人

• 定期识别项目干系人，分析和记录他们的利益、参与度、相互依赖性、影响力和对项目成功的潜在影响。
• 目的是使项目团队能够建立对每个相关方或相关方群里的适度关注。
• 根据需要在整个项目期间定期开展。
• 识别相关方过程越早进行越好。通常在编制和批准项目章程之前或同时首次开展。

2. ITTO

输入	工具与技术	输出
1. 项目章程 2.商业文件 - 商业论证 - 效益管理计划 3. 项目沟通管理计划 - 沟通管理计划 - 相关方参与计划 4. 项目文件 - 变更日志 - 问题日志 - 需求文件 5. 协议 6. 事业环境因素 7. 组织过程资产	1. 专家判断 2. 数据收集 - 问卷调查 - 头脑风暴 3. 数据分析 - 相关方分析 - 文件分析 4. 数据表现 - 相关方映射分析/表现 5. 会议	1. 相关方登记册 2. 变更请求 3. 项目管理计划更新 - 需求管理计划 - 沟通管理计划 - 风险管理计划 - 相关方参与计划 4. 项目文件更新 - 假设日志 - 问题日志 - 风险登记册

3. 项目输入

3.1 项目章程

• 项目章程会列出关键相关方清单，还可能包含与相关方职责有关的信息。

3.2 商业文件

• 在首次开展识别相关方过程时，商业文件和收益管理计划是项目相关方信息的来源：

• 商业论证：确定项目目标，以及受项目影响的相关方的最初清单。
• 收益管理计划：描述了如何实现商业论证中所述收益。它可能指出将从项目成果交付中获益并因此被视为相关方的个人及群体。

3.3 项目沟通管理计划

• 沟通管理计划：沟通与相关方参与之间存在密切联系。沟通管理计划中的信息时了解项目相关方的主要依据。
• 相关方参与计划：确定了用于有效引导相关方参与的管理策略和措施。

3.4 项目文件

• 变更日志：可能引入新的相关方，或改变相关方与项目的现有关系的性质。
• 问题日志：所记录的问题可能为项目带来新的相关方，或改变现有相关方的参与类型。
• 需求文件：可以提供关于潜在相关方的信息。

3.5 协议

• 协议的各方都是项目相关方，还可涉及其他相关方。

3.6 事业环境因素

• 组织文化、政治氛围，以及治理框架
• 政府或行业标准（法规、产品标准和行为规范）
• 全球、区域或当地的趋势、实践和习惯
• 设施和资源的地理分布

3.7 组织过程资产

• 相关方登记册模版和说明。
• 以往项目的相关方登记册。
• 经验教训知识库，包括与相关方偏好、行动和参与有关的信息。

4. 工具和技术

4.1 专家判断

• 理解组织内的政治和权利结构。
• 了解所在组织和其他受影响组织的环境和文化。
• 了解项目所在行业或项目可交付成果类型。
• 了解个体团队成员的贡献和专长。

4.2 数据收集

• 问卷调查：包括一对一调查、焦点小组讨论，或其他大规模信息收集技术。
• 头脑风暴：一种通用的数据收集和创意技术，用于向小组征求意见，如团队成员或主题专家。
• 头脑协作：头脑风暴的改良形式，让个人参与者有时间再小组创意讨论开始前单独思考问题。信息可通过面对面小组会议收集，或在由技术支持的虚拟环境中收集。

4.3 数据分析

• 相关方分析：相关方分析会产生相关方清单和关于相关方的各种信息、例如，在组织内的位置、在项目中的角色、与项目的利害关系、期望、态度（对项目的支持程度），以及对项目信息的兴趣。相关方的利害关系可能包括以下各条的组合：

• 兴趣
• 权利（合法权利或道德权利）
• 所有权
• 知识
• 贡献

• 文件分析：评估现有项目文件及以往项目的经验教训，以识别相关方和其他支持性信息。

4.4 相关方映射分析和表现

• 相关方映射分析和表现是一种利用不同方法对相关方进行分类的方法。对相关方进行分类有助于团队与识别的项目相关方建立联系
• 常见的分类方法包括：

• 权利利益方格、权利影响方格、作用影响方格
• 相关方立方体
• 凸显模型
• 影响方向
• 优先级顺序

4.4.1 权利利益方格、权利影响方格、作用影响方格

• 四个常用分类角度：

• 权利：职权级别
• 利益：对项目成果的关心程度
• 影响：对项目成果的影响能力
• 作用：改变项目计划或执行的能力

• 权利利益方格对于小型项目、相关方与项目的关系很简单的项目很实用。
  权利利益方格
• 相关方立方体是上述方格模型的改良形式，组成三维模型，可据此分析相关方并引导相关方参与项目。
  
• 凸显模型通过评估相关方的权利、紧迫性和合法性，对相关方进行分类。
  

4.4.2 影响防线

• 影响方向可以根据相关方对项目工作或项目团队本人的影响方向，对相关方进行分类。可以把相关方分类为：

• 上级（执行组织或客户组织，发起人和指导委员会的高级管理层）
• 下级（临时贡献知识或技能的团队或专家）
• 外围（项目团队外的相关方群体及其代表，如供应商、政府部门、公众、最终用户和监督部门）
• 横向（项目经理统计人员，如其他项目经理或中层管理人员，他们与项目经理竞争稀缺项目资源或者合作共享资源或信息）

4.4.3 优先级排序

• 如果项目有大量相关方，相关方群体的成员频繁变化，相关方和项目团队之间或相关方群体内部的关系复杂，可能有必要对相关方进行优先级排序。

4.5 会议

• 会议可用于在重要项目相关方之间达成谅解。既可以召开引导式研讨会、指导式小组讨论会，也可以通过电子或媒体技术进行虚拟小组讨论，来分享想法和分析数据。

5. 输出

5.1 相关方登记册

• 相关方登记册是识别相关方过程的主要输出。记录关于已识别相关方的信息，包括：

• 身份信息：姓名、组织职位、地点、联系方式，以及在项目中扮演的角色。
• 评估信息：主要需求、期望、影响项目成果的潜力，以及相关方最能影响或冲击的项目生命周期阶段。
• 相关方分类：用内部或外部，作用、影响、权利或利益，上级、下级、外围或横向，或者项目经理选择的其他分类模型，进行分类的结果。

5.2 变更请求

• 首次开展识别相关方过程，不会提出任何变更请求。
• 但随着在后续项目期间继续识别相关方，新出现的相关方或关于现有相关方的新信息可能导致对产品、项目管理计划或项目文件提出变更请求。
• 应该通过实施整体变更控制过程对变更请求进行审查和处理。

5.3 项目文件更新

• 假设日志：大量关于相对权利、利益和相关方参与度的信息，都是基于一定的假设条件的。应该在假设日志中记录这些假设条件。此外，还要在假设日志中记录会影响与具体相关方互动的各种制约因素。
• 问题日志：在本过程中产生的新问题应该记录到问题日志中。
• 风险登记册：记录在本过程中识别，并通过风险管理过程加以管理的新风险。

5.4 项目管理计划更新

• 需求管理计划：新识别的相关方可能会影响规划、跟踪和报告需求活动的方式。
• 沟通管理计划：记录相关方的沟通要求和已商定的沟通策略。
• 风险管理计划：如果相关方的沟通要求和已商定的沟通策略会影响管理项目风险的方法，就应在风险管理计划中加以反映。
• 相关方参与计划：记录针对已识别相关方的商定的沟通策略。