GTD｜契合极简主义的工作方法

今天我们来聊一聊我自己的工作方法——GTD，也是我认为最契合极简主义的工作方法，闲话不多说，我们直接说方法，至于GTD的理论大家可以自行百度，在这里就不做赘述了。

GTD准确的来说是一个系统，它由五条核心原则组成：收集、处理、管理、执行、回顾；并形成一个循环。

一、收集

把任何你需要跟踪、记住、或者要做的事情全部记录到“收集箱”中，收件箱可以是一个电子邮箱，笔记本，手机备忘录，或者专业的GTD工具等等。记住一定要把你脑中所有东西都清理出来（包括一些奇思妙想，一些资料等等，你的大脑是用来思考的，而不是用来记忆的），放入你的收集设备中，准备进行下一步的处理。每天抽几十分钟收集一下脑中的信息，记录到你的收集设备中。

二、处理

将你收集到的任何信息进行处理。每天处理清空一次你的“收集箱”。

处理你的收集箱要遵循的工作流程：

- 从第一条信息开始处理；

- 每次只处理一条信息；

- 不把任何信息放回收集箱；

- 如果任何一项需要做：

- 马上执行（如果花的时间少于两分钟）

- 委托别人完成，或者

- 将它延期

- 否则：

- 将它存档以便查询

- 把它删除，或者

- 为它定义合适的目标与情境，以便下一步执行

这里涉及两分钟原则，两分钟原则：任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去执行。两分钟是一个分水岭，这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

到这里肯定会有人吐槽：搞毛啊，自说自话的说了这么多，我还是完全搞不清楚怎么处理啊。不要着急，我们接着往下看。

三、组织

GTD描述了一个建议的列表集合，你可以用来跟踪需要关注的项目:

- 下一步行动（Next actions）：对于每个需要你关注的事项，定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如：如果“写项目报告”，下一步行动可能会是“给Fred发邮件开个简短会议”，“给Jim打电话问报告的要求”，或者类似的事情。虽然要完成这个事项，可能会有很多的步骤和行动，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“情境”整理分类，例如“在办公室”，“用电话”，“在商场”。

- 项目（Projects）：每个需要多于一个实际的行动才能达到目的的事就是一个“项目”。使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。

- 等待（Waiting for）：当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件。就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者一个提醒需要发出。

- 将来/可能（Someday/Maybe）：这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上。例如：“学习C语言”，或者“准备一个假期计划”。

这下大家应该都差不多清楚了，处理的过程就是把收件箱里的每一条信息进行加工，放入相应的列表中就可以了。当然还有一些是资料类的信息，如工作资料，某人的电话号码等，我这里推荐记在云端的笔记本上。

四、执行

如果你把自己的时间都花在组织工作、而不是执行它们，那么这样的系统是个只说不做的无用功系统。前面的步骤都是为了在你做事情的时候，使它变得简单、容易、有趣的话，让你比较不会拖延、或者被太多的琐事所分心，最重要的是去执行它们。

五、回顾

按时回顾自己的列表。如果你没有及时整理和回顾每天的信息和行动，那么整个GTD系统就是毫无用处的。通过回顾，指定计划，或者了解项目进度，从而使自己总是走在时间的前面，而不是被动地被安排。

回顾至少以星期为周期，将未处理的信息进行处理，回顾所有的列表，检查可能已经完成的“等待”或“将来/可能”列表中的行动。保证所有的事情都在GTD系统中，井井有条，而且所有的事情都更新到最新的情况。虽然刚开始GTD时，回顾很麻烦，但是千万不要停顿。否则事情的积累，只会让你的整个GTD系统处理过程堵塞，最后使你失败放弃。没有回顾的GTD系统是形成不了一个循环的。

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