了解项目管理作用，做更有效的项目管理

做任何一份工作，需要明白这一份的工作的作用，才能够把这一份工作做好。如果对于这一份工作为什么要做，做了要收到什么效果也不清楚，就盲目去做的话，很难有一个令人满意的工作效果。对于项目管理工作更是如此。如果你不深入了解这一份工作本质和作用的话，很有可能你会被什么表面的现象给吓到，而做一些多余的工作，很忙却没看到预期的效果。大部分人对项目管理这一名词感到熟悉，但少数人完全觉得项目管理存在很大的复杂性。事实上，项目管理是一种工作和记录事件的组织方式，它能够给任何存在目标的任务带来条理与协调性。多了解项目管理作用，做更有效的项目管理。

你需要了解的

何谓项目?一个项目是一个任务，或者一系列任务，它们需要在特定的时间段内完成，而且有一定的成本制约，项目的目标是为了取得一定的成果。

任何一个项目管理分为三部分。首先，项目有一个目标;其次，为了达成目标，每个项目需要判断人力与材料资源的多少;第三，每个项目只有将资源用于原来预想的结果才算完成。安排一个假期，装修一个房间，建造一个花棚，搬到一个新房子，组织一个聚会，这些全都是基本项目例子。为了完成目标，需要注意项目管理的三个共同点。这三点存在于所有的项目，无论其规模，是否产出实体产品(比如大桥或计算机系统)，是否是一个活动(比如产品发布或体育比赛)，是否是环境的改变(比如搬到一个新地方)。

此外，所有项目有三个必须考虑的要素：时间，成本和质量。

三者的关系经常是三角关系，密不可分。三个要素在一个项目进行中也经常发生冲突。一般来讲，人们总希望在非常短的时间内，以尽可能低的成本获得最好的质量结果。然而，这三种要素中的任何一个都可能成为重中之重，一旦确定其中一点，那么另外两点就需要相应进行调整。大部分项目都被迫要服从至少一个要素，所以你必须知道你的重点。

例如，假如你要在2000年前给你所有的IT系统打上千年虫补丁，你的考虑重点可能是：时间。要在1999年12月31日前完成;质量。要在新年来到时做到零错误;成本。不计成本的让全部电脑系统在2000年1月1日运行正常。

当你设计一个新项目，要考虑这三种关系，明白重点所在。还要记住，在所有的项目案例中，你需要有效的完成项目。三个组成部分与三个要素的结合表明，一个项目具有一定的生命周期，需要产生一个专门，可以衡量的结果，它还包含了一套相应的实现目标的行动，并且将有限的资源最大化运用。为了完成项目，你也需要一个适当的组织-一种让所有人参与进来，具有各自角色与职责的结构。每个人都需要知道做什么，为什么做，如何做，以及他们的任务何时完成。项目是有限制的，他们都有一个明确的开始和结束。如果时间段不明确，或者你的目标不明确，这不是一个项目。

结合对项目管理作用以及其相关影响要素了解后，该想想如何有效管理项目?

如何做

了解项目管理的三个主要领域

项目是组织目标的推进器。所有项目，无论大小，都会创造新东西。因此，项目会产生一种不确定性的环境，它们具有风险性。它们会占用人员与组织资源。因此，项目管理是一种能够帮助企业用一种有效，最低成本完成目标的概念。没有变化，我们就会停滞不前。项目帮助我们发展，但更重要的是掌控项目，以便实现目标。项目经理主要专注三个领域：

企业。项目必须给企业战略提供支持，项目还必须由适当的管理层进行分配。参与项目的每个人必须明确这个项目究竟是什么，目标是什么，它对企业的好处是什么。项目经理的工作就是确保项目从一开始被正确定义，规划。

人员。项目经理要判别出项目主持人(总揽项目的人)以及向重要任务指派人员，项目经理还要判别出项目“拥护者”，这些人主要对项目的成功提供支持。

控制。从一开始起，项目经理必须规划项目，评估涉及到的风险，判断所需技能与资源，然后不断对项目进展进行监督，不断调整直到成功完成目标。

发展关键技能

项目经理必须非常具有组织能力，并且乐于从事规划，预算，人员，交流等复杂的工作，他还要保持时间，成本和质量三要素的平衡。项目经理因此不但需要在自己的领域表现出色，而且还要有影响高层决策者的能力。

除了专业技能，他们还需要两种技能：商业与人际交流能力。商业技能方面，项目经理应该能够：规划整个项目;监督成本，效率和质量;运用技术和管理技能控制项目;确保所有相关人员都参与决策;在合适的时间，为合适的任务分配合适的人员;当复杂问题出现时解决它们;要一直关注结果。人际交往能力方面，项目经理还应该能够：以身作则，给其他人树立领导者的榜样示范;与高层决策者协调项目需求，比如日程，预算等;用正直，敏感和想象去激励;在成员之间培养良好关系氛围;与每个人明确进行沟通。

重视项目周期

所有项目都有一个从始至终的自然周期。在一个理性决策当中，项目周期遵循一系列的步骤。项目复杂性将决定时间，所费周章以及每个步骤的重要性，但一般来说，每个项目设计应包含以下几点：

评估想法。这个步骤主要是对众多可能性进行选择;为项目确立业务上的理由;评估风险，成本与好处;判断项目何时结束;

定义和设计。该步骤主要是判断如何实施项目，需要的人员，监控进展所需的标准。你的项目主办人至少要决定其中一个要素;

编写计划和测试。编写计划与设计;判断所有的流程，安排必要的资源，准备相关人员。计划完成，要进行测试，以确保每个步骤都顺利执行;

实施与评估。当项目开始实施，要进行测试和评估每个部分，相应做出调整。然后开始大规模的进行项目实施，激活每个系统;

评价与监督。实施过后，要确保取得预期好处。这时，要进行评价分析，吸取经验教训，为未来的项目做出相应的调整。

需要避免的地方

没有充分规划

一旦获得一个项目的批准，最好立即开始执行你的规划。不过，是否达到你的目标经常取决于你开始的功课，也就是评估与设计。应该将项目周期的30%到50%时间放在规划上，这看似浪费时间，不过，研究已经证明这些时间对于项目的成功非常重要，理由如下：可以使项目实施的时间大大缩短;可以让成本极大节省;可以使参与项目的每个人都有明确目标与计划;可以让目标更容易达成;早期决策具有深远影响，因此，失误往往是由于缺乏周密的计划造成的，草率决定难以完成目标，并且成本很高。

和大部分业务任务一样，充分规划将提高你成功的机会。

没有预计到项目中人的影响

所有项目都会产生变化。所有项目将同时碰到欢迎与抵触的声音，尤其是在项目直接影响的人群中。项目经理需要阐明好处，帮助成员认可项目，认可执行项目的结果。存在竞争的项目将引发内部的政治斗争，以及引发对有限资源的利益分配斗争。当项目获批，你要准备开始战斗。

太纠缠于项目细节

由于项目的繁琐，很容易就会陷入细节当中。项目经理应该关注宏观，确保所有行动都按部就班，按时，在预算范围内进行。不要纠缠微观性的东西。

对于项目管理来说，本来要做的事情就是很简单。把这一项工作的流程和本质弄透了，能够让项目管理者做事的思路更加清楚，做计划、做跟进和做反馈，能够更加切合实际，而不是为了工作而工作。因此，了解项目管理作用，能做更有效的项目管理。

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