《把时间当作朋友》之自我管理

《把时间当作朋友》之自我管理

上一篇《把时间当作朋友》心智篇提到过：很多时间管理的理论和时间管理的工具都受到热捧，如我们经常听到过的GTD、番茄工作法和四象限法则等，但很多人仍然觉得，在这些管理方法和工具的帮助下，时间好像还是不够用，面对日程表上满满当当的安排，除了心有余而力不足外，还多了份焦虑感。这是为什么呢？

本书给出的观点：时间是无法管理的，我们能够管理的，只有我们自身。因为如何分配和利用时间，是由我们自身决定的，出现上述这些情况不是时间管理的问题，而是我们的心智导致的。

关于什么是心智？怎样开启心智，开启心智的途径方法等，上一篇已有详细解读，这里不再赘述。把时间当作朋友，除了要开启并拓展自己的心智外，还需要做到自我管理。

如何做到管理自己？总结了以下书中提到的几个店（见图）：

一、估算时间

有这样一种情况时常发生：通常我们完成一项工作或者任务实际花费的时间总会超过计划花费的时间，即使我们在制定计划时间的时候已经考虑到这种情况会发生。错误的估算任务完成的时间，是管理自我过程中阻碍我们与时间作朋友的原因之一。

为什么我们总是错误估计完成任务所需要的时间呢？

因为大多数人在执行任务前忽略了一个重要步骤：分辨任务属性。这个任务时熟悉的还是陌生的？

在面对熟悉的任务时，我们清楚的了解任务的每个环节、每个步骤需要耗费的时间，哪些步骤需要耗费多一些时间去关注。在这种情况下，正确估算完成任务需要的时间是比较容易的。

然而面对陌生的任务时，总是遇到因为不熟悉所带来的“意外”。“意外”本质上是对任务不熟悉。只有经历由“陌生”变为“熟悉”的过程，才能顺利解决这些“意外”。

因此，在做任何事之前，需要先分辨任务属性（熟悉/陌生程度），再据此判断估算完成任务所需要的时间。

二、及时行动

接收到任务后，什么时候开始执行才好？大部分人会说：“越早开始越好啊”。实际上比这个答案更切实的做法应该是：“现在就开始”。

在这个问题上，大部分人会被“拖延症”这个病症给拖累。有拖延症的人自己也很痛苦，不是痛苦不知道该做什么，而是痛苦自己不知道为什么“无法进入状态”——明明已经焦虑到不行，却还是迟迟不开始行动。究其原因，主要还是由于以下两点：

只要开始做事情，就一定会出现问题，在过程中，认清并接受这个现实很重要。没有谁从一开始就能做对、做好，所有做对、做好的人都是一路磕磕绊绊走过来的。结合上一点所述，合理估算任务完成的时间，减少对外界评价的在意程度，能够在一定程度下减缓你的拖延症。不要等到所有准备好了在行动，现在，就是你开始行动的最佳时间。

三、直面困难

就算没有低估完成任务所需要的时间，就算已经迅速开始执行任务，很多人还是没有按时完成任务。

比如：有些人一直在忙，却拿不出成绩，做不出成效？

效率低下的根本原因是：回避困难。

《小强升职记》里有句话是这样说的：我们的大脑喜欢做简单重复的事情。所以很多人在完成任务的过程中，一旦遇到困难，第一反应是先放下来做点别的。这种下意识回避困难的行为，导致了他们的时间安排的不合理。

如果不能控制这种逃避的倾向，再多、再好的任务管理技巧都是无效的，因为任务中相当重要的一部分永远无法按时完成，毕竟，这些部分正是因为重要而困难，也因为困难而重要。

四、关注步骤

在做任何事情之前先需要考虑任务所具备的3个属性，即：内容（what）、原因（why）、方法（how）。

内容（what）和原因（why）不言自明，但方法却不是唾手可得。

关注步骤前，先思考方法：从内容入手，不停的细分、拆解任务，每一次“具体化”与“细分拆解”都要反复询问“原因”；然后再对具体化的任务给出具体的步骤，越具体越好，直至每个小任务都可以由一个人独立完成。

通过这种关注“方法”来关注步骤，反复拆分任务，最终确认每个子任务都是可完成的。这是一种习惯的养成，也是一种后天习得的技能。   

这里可以分享一下《小强升职记》里关于“如何养成一个好习惯”：

五、并行串行

任务与任务之间应该是串行关系，还是并行关系？

“提高效率”这个词从这一点来解读，也就是将原本只能串行完成的两个任务现在可以并行完成。以下两个方法可以参考：

但需要注意的是，两个任务并行的前提是执行者需要足够了解这两个任务，并且对自己有足够清楚的认识，也就是说，这种并行，应该是执行者“主动并行”，而非“被动并行”，被动并行往往会更使效率更加低下。

六、感知并记录时间

正如理财时第一步是弄清楚自己的钱都花在什么地方一样，感知时间的第一步就是要搞清楚自己的时间都用来做了些什么。

记录时间最好的方法就是写时间日志：基于过程的记录，要比基于结果的记录更为详尽，同时，在结果呈现不好时，可以更容易找到缘由。

七、制定预算

这里的预算指的是每天制定时间预算。在开始一天的活动之前，花费15-30分钟的时间，列出当天的日工作/任务，制定当天的时间预算。这跟上述的“估算时间“异曲同工”。如果任务无法全部完成，就需要进行选择：

八、计划、列表、流程、预演、验收

计划：制定一个切实可行的目标，是计划成功的前提。但需要根据不同的任务去判断是否有必要制定计划，因为有些时候，行动比计划更重要。

列表：①最方便的列表工具是纸和笔，制定列表时不需要完整，但要随手可及。

②建议制作专门的下一阶段任务列表，并给每个任务制定核对列表。

③列表一旦开始运作，就一定要执行到底。

流程：无论是学习、工作还是生活，我们面临的任务大都是重复性的。想要加快执行重复性任务的速度，只需要在遇到重复性任务时先将其做完一次，然后马上总结、整理，搞清流程，再靠进一步的实践把他变成“闭着眼睛也能做好”的事。这是提高效率、减少失误的根本手段。

预演：在做任何事之前，先把要做的事的整个过程在脑子里预演一遍甚至数遍，当任务比较复杂时，可以借助纸笔，用写写画画的方式来辅助预演。只有经过大量的预演或者练习，才会有出色表现的可能。这也是良性循环和恶性循环之间的选择和差异。

验收：最基本的验收机制是针对最终结果的，即我们常说的“评估结果”。在任务开市前，拿出纸和笔，先给自己写一个预定的验收标准，才能够真正落实你的验收机制。毕竟，一开始没有目标，评估结果也毫无意义。