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工作总结多是以文字的形式呈现,但职场中,还有一种写作方式几乎是避不开的,即制作 PPT。
也许是项目方案、活动策划,也可能是总结汇报、经验分享,等等。
说实话,PPT 并不难做,难的是做好。
那如何做出一份逻辑清晰且设计美观的 PPT呢?
这个问题,还是要先从受众思维说起。
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用受众思维来考虑PPT写作,主要可以从三个方面展开。
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首先,从目标出发,即在写PPT前,先要考虑好一些问题。
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根据对这些问题的思考,确定三件事:PPT定什么主题?用什么结构?用什么排版?
其次,根据不同的应用场合,找出约定俗成的核心信息,决定PPT的写作风格。
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最后,我们还应该根据不同功能的PPT调整内容安排。
按功能来区分的话,PPT可分成两类:演示型和阅读型。
如果是演示型PPT, 受众的注意力主要在演示者的语言和肢体上,PPT则是辅助。
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上图的苹果发布会就是如此。这种情况下,PPT上的字确实要少一点。
但如果 PPT的目的主要是让人阅读,那么字多一些可能更好。
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如果再细一点的话,我们还可以考虑到演示场所的大小、参与人数等因素,来调整PPT的字体大小、行距段距等细节。
回顾一下:先从目标出发,站在受众的角度思考,再根据应用场合决定写作风格,最后根据功能不同调整内容安排。
在考虑了如何根据受众写PPT后,我们还需要知道怎样将信息组织起来。
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下面的案例里,我们会见到我们的老朋友——逻辑树。
情景模拟
小王制作PPT
小王制作PPT
中秋快到了,为了借势提高业绩和影响力,“铭记”餐饮公司的老板让项目经理小王策划一次活动。于是,小王开始动手写活动策划。
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为了更好地向老板展示自己的方案,小王先使用受众思维思考:什么表达方式比较合适?
最后,他选了PPT。因为相对其他方式,PPT具有两个明显的优势。
PPT在职场写作中的优势
1.便于阅读:在职场中,我们往往没耐心看长篇大论的Word文档,而PPT有更简洁的排版,可以更快捷明了地将信息传递给对方。
2.吸引力更强:图文结合比纯文字更具吸引力,PPT可以综合多种视觉方式传递信息,更能打动人。
由于这份PPT主要是给老板审核,而老板时间有限,所以在内容上需要突出重点,写出老板关心的内容。
而且,他还要在同事之间进行小范围的演示,所以还需要有一定的细节。
把这些确定下来之后,小王开始构思内容框架。
要写的内容
小王打算写的内容有:
活动主题、活动背景、活动的目的和意义、资源和经费预算、活动的可行性分析、参加活动的对象、活动的流程、活动注意事项、负责人和人员安排、时间和地点安排。
请帮小王思考,如何将以上内容用逻辑树组织好?点击查看提示。
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可以从背景、活动和资源3个方面建立第一层逻辑枝干。点击查看参考答案。
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可见,在搭建PPT的内容框架时,逻辑树是个好助手。
有了框架后,就可以直接开始做PPT吗?
很多人有了框架和素材后,便开始一张一张地制作PPT,殊不知这样既费时又费力。
一张张地制作PPT,往往会过度关注细节,而缺乏大局观,最后需要大幅度地修改。
那么,PPT如何才能写得又快又好呢?
有一个原则和一个方法可以帮到我们。
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“一页只讲一件事”原则很简单,即每页PPT都只设一个焦点。
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我们对比一下两张PPT,体会一下这个原则的必要性。
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第一张PPT把市场变化的4个论点放在一块,让人感觉信息杂乱。而第二张PPT只介绍变化情况,清晰明了。
学完“一个原则”,再来看看“一个方法”:结果倒推法。
工作中,有时会遇到比较复杂的写作任务,比如方案设计、商业计划书、调研报告、回顾总结等。
这时,如何从全局思考?如何防止内容遗漏?如何提高写作效率?
这些问题,都可以通过结果倒推法得到解决。
那么,什么是“结果倒推法”?让我们先来看一个案例。
情景模拟
婚礼策划
婚礼策划
KK和他的女友要在国庆节结婚了,为了有一个完美的婚礼,KK正紧锣密鼓地筹划婚礼细节。虽然家里人给了一些建议,但比较零碎,KK还是觉得不能很好地把握每个环节具体要怎么做。
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由于KK是项目经理,具备良好的项目管理能力,所以这点困难对他来说只是暂时的。
很快地,他把婚礼从筹划到结束的整个流程重新梳理,建立了逻辑树。
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框架有了,接下来,就是填充各个部分的细节了。
依据结果倒推法,KK可以先思考各部分完成时是什么状态,然后倒推流程。
举例来说,婚礼的筹划中要发喜帖邀请客人,从这一点倒推,就可以问问自己:要向谁发喜帖?喜帖要怎么设计?确认参加的截止日期是什么时候?
在倒推的过程中,许多问题都会被提出,帮助我们完善细节,进而完成整个流程。
又如,围绕“婚礼前一天准备”,可以先得出最后一个步骤:准备闹钟(以便第二天及时起床)。
然后,再按照时间一步步往前倒推,便可形成逻辑树。
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有了步骤后,继续倒推每个步骤所需的所有细节,最后做出完整的流程图。
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可见,结婚不易啊!不过,有了逻辑树和结果倒推法,就能省心不少。
让我们总结一下结果倒推法。
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那么,在制作较复杂的PPT时,我们又该如何运用这个方法呢?
老规矩,上案例。
情景模拟
小杨的个人工作总结(1)
小杨的个人工作总结(1)
去年这个时候,小杨成了某研究院的一名管理员,为了展示一年来的管理情况,他需要写一份个人工作总结。经过思考,他决定用PPT来呈现这份总结,并用结果倒推法来制作PPT。
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首先,小杨将自己想写的内容做成列表,并整理成逻辑树。然后,在遵循“一页PPT只讲一件事”的原则下,根据各部分的内容,估算PPT页数。
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接下来,小杨开始设想PPT制作完成后的样子,并完成草稿。
这份草稿包括封面、目录、过渡页、内容页,而且,内容页的每张PPT都写了小标题。
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如图所示,PPT框架有了。经判断,小杨觉得这个框架OK,于是继续倒推每一页的具体内容和呈现方式。
PPT常见的呈现方式有:图表、文字、逻辑、陈列、事实+观点、数据+说明。
对于“主要工作完成情况-各所工作周报管理”这张PPT,为了更加直观,小杨决定用图表配合文字说明。(倒推。另,“各所”是研究院下的各研究所的简称)
那么,具体要用哪种图表呢?(再倒推)
经过思考,小杨决定用一张表格列举细节,并用一张圆饼图展示不同工作的比例。
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就像这样,小杨通过倒推,先把PPT的呈现方式确定,再放入详细内容(请看下图)。
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当每张PPT都这么过一遍后,PPT初稿就完成了。
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PPT 做完后,小杨感到“结果倒推法”很实用,并为其归纳了3个优点。
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下面,我们总结一下小杨用“结果倒推法”制作PPT的步骤吧。
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对于步骤4,大家可以参考以下的结构。
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补充一点:PPT 的框架出来后,最好用受众思维确认思路后再填充细节,保证开始时就不走偏。
制作PPT时,大概要花一半时间在PPT的目标、主题、结构和逻辑上,这些工作决定了PPT的内容质量。
而另一半时间则要花在 PPT的排版和设计上,这些工作决定了PPT的外观质量。
所以,想做好“内外兼修”的PPT还需有“视觉思维”。
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其实,在信息传递中,视觉思维发挥的作用和故事思维是类似的。
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俗话说:人靠衣装马靠鞍。有设计感的PPT,受众也更愿意仔细地看,也更好理解。
不过,视觉思维真的只要几分钟就能学会吗?
答案是肯定的,很多实用的技巧往往并不难,难的是实践。
下面,就为大家介绍让PPT变美的6个原则。
№.1六大设计原则
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1.对齐原则
版面设计最重要的原则就是对齐,因为对齐会给人一种秩序感。
我们不但要关注文字对齐,还要关注页面内其他元素也要尽量对齐。
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另外,对齐不仅有左对齐,还有右对齐、居中对齐等。
在PPT中,可以帮我们对齐的工具有:辅助线和排列。
想要使用辅助线,可以在下图所示位置设置。
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还可以在辅助线上右键,添加其他参考线,或更换参考线颜色。
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另外,也可以使用对齐工具(开始-排列-对齐),选中需要对齐的多个元素后,再选对齐方式即可。
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使用对齐原则,让各元素按某种规律安放,彼此建立视觉联系,可以让PPT更美观。
2.分离原则
分离原则就是将有关联的信息组织到一起,形成一个独立的视觉单元,为读者提供清晰的信息结构。
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3.留白原则
不要把PPT填充太满,太满了眼睛会累。我们可以尽量删减不必要的语言,以突出重点。通过留白还能形成特殊的美感,如古时的水墨画。
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对了,留白不是留出白色,而是留出空间,让PPT中的各个元素可以自由呼吸。
4.降噪原则
如果同一份 PPT里使用了太多种字体,或每页的颜色和版式都不同,其实都是在增加信息噪音,对读者造成干扰。
所以,建议单页PPT的色彩不超过3种,整个 PPT 的字体不超过2种。
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5.重复原则
如果每张PPT都是不同的样式,整体看下来就会显得杂乱无章。
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所以,可以使用统一的母版让PPT形成统一的风格。
或者,让某种元素(字体、配色、符号等)重复出现。
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6.差异原则
一味地重复,会让页面过于单调。
为避免页面上的元素太过相似,可以让重点信息变得不一样,引起读者的注意力。
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下面,简单复习一下课本谈到的六大设计原则。
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为了提高大家制作PPT的效率,下面推荐一些模版和图片的优质来源,可以先收藏,需要时翻出来看。
№.2模版和图片网站推荐
已阅读
模版网站推荐:
对于PPT样式,Office其实就提供了大量的免费模版,可以在新建PPT的界面搜索并选择。

或者在Office提供的模版下载网址(https://templates.office.com/)和(http://www.officeplus.cn/)选择下载。
图片网站推荐:
1.图片搜索能力
在介绍网站之前,要明确一点:
能不能搜到满意的图,关键是联想能力。
在搜索前,请先根据想要表达的内容,想象可以用怎样的图片配合文字。
例如一份PPT的过渡页,标题是“项目愿景”,可以想象出“大树——生机和团结”“火箭、起跑线——表现项目顺利开展”“时钟——项目的未来”“攀登——奋斗感”等等,然后再去搜图。
2.优质图片网站
图片素材搜索推荐使用网站pexels (https://www.pexels.com/),这里的图片美观大气,且可免费作为商业用途。
另外,再推荐一个高质量图片集合网站(http://librestock.com/),这个网站包含了国外43个免费图片网站的搜索引擎。再也不用一个一个保存图片网站了,这个网站帮你一网打尽。
以上的网站虽然图片质量高,但需要用英文关键词搜索。如果想使用中文的图片搜索网站,推荐全景网(http://quanjing.com/),不过这里的图片作商业用途的话,需付费购买。
最后,给大家推荐一个纯色渐变背景的网址:(www.webgradients.com),这家网站收录将近180个渐变背景,全部可以免费下载,然后用作PPT的背景。
前面提到过“结果倒推法制作PPT”的步骤。
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现在,我们补充了最后一个步骤:根据设计原则美化PPT。
下面,我们会放出美化前和美化后的两个版本的PPT。提醒下:同学们可以根据自己的兴趣,选择细读或粗读。
№.3小杨的个人总结PPT(美化前)
下面,是美化前的PPT:
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经过6大设计原则设计之后,小杨的PPT发生了不小的变化,让我们看看前后的变化和对比吧。
为了弥补未美化版PPT给大家带来的伤害,下面,放出美化后的PPT。
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最后,小杨的个人总结PPT汇报很成功,领导对他赞赏有加。
当然,“冰冻三尺非一日之寒”。建议大家可以多看一些优秀的PPT,培养自己的设计感,再配合严谨的逻辑,相信你也可以做出高质量的PPT!
下面,让我们回顾一下今天的学习内容。
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今天信息量比较大,为了让大家更好地记忆和理解,老师特意准备了更详细的内容回顾:
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明天,我们将学习职场邮件写作。
这一课的内容极其重要,因为我们学到的不仅仅是如何写邮件。
我们更会学到一个技能:如何在构建逻辑树后,将其写成具体的文字。
Amy说,想分享一个学习心得给大家。最后的时间就交给她咯。
地运用,而非仅仅局限于某些特定的场景。
比如在故事思维里学到的SCQA,在PPT的开头其实也可以用上。举个例子:
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所以,可以的话,请大家将学到的方法整理到一张A4纸上(可持续添加),只记下关键词,如逻辑树、SCQA等,然后在工作或学习的过程中,可以不时地瞄一下,看看是否有能用得上的。
这样,才是真正的“学以致用”吧,也能更快地体验到“熟能生巧”。
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