大卸八塊你的大青蛙
“老师，我觉得你教的三个流程收集、加工、分类超级厉害的！”格非说：“对于我来说，每天大量的讯息，真的压得让人喘不过气来，有了这三个流程，我能更快速把讯息加工及分类到该去的地方，做起事情来效率更高。”
“太好了，有用最好，那你今天想问些什么呢？”我问格非。
“嘿嘿～我想问怎么管理好一天的工作？”格非一脸狡猾“我发现管理好一天，才有资格管理好一周、一月甚至更长期的事情。”
“我懂了，收集、加工、分类是前三个流程，用来 “收集”（in）每天闯入我们工作及生活中的各种杂讯。”我说“接着，介绍你排程、行动、检视，用来 “输出”（Out）,做出每天的成果并检视。”
“后三流程，听起来就很酷耶！那我们就从 “排程” 讲起啰？”
⇒⇒排程的意思是每天要做好日计划，规划重要的事情，我们用FAST法则来代表做好日计划的四个要诀，分别是F(青蛙)、A(行动)、S(切小)、T(时间），这篇文章先说明前三个F、A、S三个法则及九宫格日计划的作法，下一篇文章，我们单独阐述 T(时间) 管理的方法和工具。
“永锡老师，我搞不大清楚青蛙（Frog）是什么？”格非问“可以请多说明一下吗？”
“青蛙来自英文单词Frog，代表每天最重要的三件事，我称它为三只青蛙”“例如今天我排程的三只青蛙就有与韦如开云端会议、写作4个蕃茄钟、和格非碰面，只要完成这三件重要的事情，就表示吃掉青蛙，如果都吃掉了，这一天就很高效了。”
“所以你的意思是，我们每天要规划三件事情，并专注去完成。”格非说“但是有些项目大到一天处理不完，需要多人、多天协作，我该如何设定这样的青蛙呢？”
“对呀，如果坚持每天列青蛙、吃青蛙，那我们做事的效率就能大幅提升，拒绝拖延！！”我回答“至于大到没办法一天吃完的青蛙，让我卖个关子到下一个流程再好好跟你解释。”
第四个流程是排程，就是安排今天的行程，大多数的人并没有养成日计划的习惯，我教授过数万名学生，在上完课后，他们会练习日计划数十天甚至上百天，几乎每一个人都和我说他们的时间管理能力有大幅度改进，我替他们感到相当开心。
为什么呢？
因为每一件重要的时间都需投入相当的时间和精力，如果在一天的开始就知道那件事情需要耗费最多时间，我们就能把空白时间都给这件事情，这样自然容易完成。
也有人会问到，为什么是3件事情，3只青蛙？
因为人每天自由时间是有限的，青蛙的只数越少，越容易吃掉所有的青蛙，这样时间才能花在刀口上。
列出了三只青蛙，我还会建议大家列出一些蝌蚪，蝌蚪代表10分钟内可以做完的小事情，但如果小事情一直拖延不去完成它，过几天无疑地它就会长大成青蛙，而且这只青蛙是你自己任由它长成的，是吧？！
排程，在一天开始之初（上班坐到工作桌前）就规划好今天该吃的青蛙及蝌蚪，养成这样的习惯，能够帮助你更高效地运用好日计划这个工具。
“老师，我真的觉得日计划列出三只青蛙（F），几只蝌蚪的方法简单好用，可否请你说说行动清单（A）是什么呢？” 格非立刻提出了下一个问题。
“行动的英文是Action，我们每天要吃的青蛙、蝌蚪，都是行动。我解释这些行动我们 “条列式” 地写在一起，就是 “行动清单” ，我来考你一下，如果我们把一天想做得十几条事情列成一张清单，好处是什么呢？”
“嗯，我觉得我可以批次处理事情，例如利用开周会前，列下要和哪几位同仁推动哪些项目；开完会后，一次回完好几个人的微信讯息；午休到了办公室午餐，顺便去买些水果，寄、领包裹；”格非斜着头想着“如果列好行动清单，短短一小时可以做很多事情呢！”
“对呀，有些人说有了行动清单，可以增加25％的效率。”我看着格非说。
“永锡老师，那你有哪些种类的行动清单，可否和我说说呢？”格非问。
我们把杂事加工成行动，就可以依照不同分类方式，列成行动清单，在日计划的层级的行动清单可以依照动词分类，例如微信、外出、电脑、当面沟通、规划项目几类。
微信的清单，代表我们需要联络的微信讯息，有了清单我们可以统一回覆，甚至在电脑打字回覆。
外出的清单，让我们一次出门，可以在附近区域同时办几件事才回来，节省多次外出的时间。
电脑清单，可以批次处理邮件，制作多份Word文档，剪辑多个视频并上字幕。
当面沟通，在开多人会议前，我会先列出本次会议，要和哪几个人沟通特定的几件事情的清单，开会前、后的沟通，或在开会时，巧妙地提出问题。
规划项目，我会尽可能找一个安静的地方（公司会议室或假期时找一个咖啡馆），针对近期需要理清的项目，梳理一番，明确接下来一～两周推进的方向。
这些依照动词分类的清单，就是行动清单，只要手上拥有一份近期更新的行动清单，你就能够做到心境如水，专注面对当下该处理的事情。
⇒⇒切小青蛙，做事轻松
“永锡老师，我又有个问题” 格非又问到“如果有一天的青蛙特别大，一天吃不完，那该怎么办呢？”
“切小，英文叫做Slice，就是F.A.S.T法则中的S” 我回答 “青蛙太大，就要学会切小青蛙的方法，这样每天吃一小部分，几天就吃完了。”
“哇，这太棒了，老师你一定要教我。我发现我身上青蛙一大堆，每只都是一天吃不完的那种。”格非忿忿地说“如果能够把这些青蛙都大卸八块，对我可是大快人心啊！”
“好好，我就教你把青蛙大卸八块的方法。”我忍住笑^^
现代人基本上都是知识工作者，好处是工作自己可以定义，完成的结果掌控在自己和团队手里，缺点是项目更加错综复杂，本文要教给大家一个博大精深的九宫格法，帮助大家把每日的青蛙，大卸八块。
我们在白纸上画出四条直线，两横两纵，形成一个井字型，这就是一个九宫格。
把青蛙的名字（或要解决的问题名称），写在九宫格的正中央这格。
在外围的八格把青蛙 "大卸八块”，从不同的角度来 "解剖" 这只青蛙。你想到了一个角度，就帮这个角度”命名”，用这个名字做为标题（例如：蛙右腿、蛙左腿、蛙前腿）。
某个角度需要更深入的思考时，你可以在 “命名”的标题下方，写下更多的细节。
当你把八个角度细节写得更加完整，自己感到对这只青蛙了解更加深入且足够时，请你找一个空格写下 “下一步行动是什么？”（我常常会写NA, Next Action的缩写）短短的时间内，这个 “命名”，经过发散的思考，最后收敛成可以执行的下一步行动。
格非看着我演示九宫格的使用，久久没有移开视线“永锡老师，这个九宫格方法真的太好了，能够把复杂的青蛙理清楚，还明确了下一步行动，以后我都要用这个方法来规划事情。”
“九宫格的妙用还很多呢，例如：用九宫格作为日计划工具，我的文章里还会一一介绍。”我回答
格非问道“还有，你刚刚是用纸张展示九宫格联想法，可以用在电脑或手机一这类的电子设备规划日计划吗？因为我还是喜欢用电子用品多一点......”
“可以的，我每天也在电脑、手机规划日计划，两者同步，觉得效率特别高。”我回答“我先用纸本来举例，在手机及电脑的概念是一样的。”
我们先教大家一个帮九宫格 “定位” 的进阶技巧（该方法源自日本知名企业管理顾问松村宁雄先生），目的是让我们使用九宫格做日计划的效率最高。
为九宫格标上方位，中央格的下方是A、左边B、上方是C、右边是D，这是最主要的四个，要放入三只青蛙（A、B、C），及蝌蚪列表。
接着是中央格的左下是E、左上是F、右上是G、右下是H，这是放琐碎的其他清单，我通常在右上G的格子，写上明天的三只青蛙，右下H的格子早晨要做的琐事清单。
九宫格日计划也非常适合运用在电脑上，以前我是用Evernote来做九宫格日计划，一样画出九宫格子，标上A、B、C，标题就写上今天三只青蛙的名字，下面的空格则写上切小青蛙的行动；D的格子标题是蝌蚪，写下你今天想完成的5-7只蝌蚪。E、F的格子常常用来规划突发事件（我称之为蟾蜍，每天都会有很多蟾蜍跳出来争夺我们做正事的时间），G的格子列出明日青蛙，有空就可以多做一点；H的格子则是早上例行事项，目前有量体重、写日记、日计划、早餐内容四项。
Evernote被我安立的原因是免费、方便插入待办事项（打勾）、云同步到手机等，但也有无法一览九宫、介面复杂等缺点，我和几位朋友开发一个九宫格日计划的微信小程序，敬请期待。
结语
“老师，我做到了”接到格非的语音，手机那头他格外兴奋，他分享参加我们在微信小群青蛙打卡的挑战，这天是第21天。
“有什么感想呀？”我开心地问
“首先，要感谢我的爸爸、妈妈，不是啦！要感谢老师您～”格非说“原来吃青蛙是一种实践的技巧，这21天里有时真的会怠惰、想放弃，但是每天吃青蛙，让我工作效率明显提高、更专注、不忘事。”
“对呀，感觉我们每次碰面、语音通话，你都有所进步，真的是太好了！”我回答
“下次我还要带给老师来个惊喜。”格非说
“什么惊喜啊？”
“下次你就知道了，哈哈哈，你一定会喜欢的。”
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