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单核工作法读书笔记

单核工作法读书笔记

作者: MF郑 | 来源:发表于2019-08-14 12:55 被阅读0次

    单核工作法是Staffan Nöteberg所箸的第二本研究工作方法的书,其主要目的是帮助人们在工作中克服拖延,提高工作效率。

    在本书的前言部分,介绍了一些单核工作法的基本概念、并强调了单核与全景的作用、单核工作法的基本原理,及其适用性等。

    1.单核工作法的基本概念

    快捷清单:最多5项最重要的任务。

    单核时段:专心一项工作。

    全景闹钟:在某一个时间段(如9:00/9:30等)从单核时段切换到全景时段。

    全景时段:思考接下来最重要的任务。

    颠倒优先级:把重要任务放在紧急任务前面。

    2.单核和全景的节奏

    (1)列出一张工作清单;

    (2)在全景和单核之间切换,全景时间段为9:00/9:30这种形式,举例单核时间段不得少于25min;

    (3)正确处理中断;

    (4)任务的开始、进行及完成达到可视化。

    3.单核工作法5个原理

    (1)只要开始做,我们就会想要把这件事做完,不然会一直记着他——所以解决拖延的最好方法就是现有个开始。

    (2)多任务切换不是一件好事——至少在一个工作周期内不要切换任务。

    (3)至少每小时要思考一下接下来最重要的任务——重要的放在紧急的前面。

    (4)休息、睡觉、锻炼身体和健康饮食和工作同等重要。

    (5)根据工作情境的变化,学会调整,不断的调整——没有放诸四海皆准的道理。

    4.单核工作法的适用性

    单核工作法值得一试。在进行单核工作法时需要做哪些准备。即便单核工作法不适合你,不使用就行了,你也没什么损失。

    5.我没有时间

    没有时间?不存在的,只是有更重要的事要完成,所以当有工作要布置的时候,让别人先了解一下自己需要优先做的工作。

    6.全景闹钟

    设置好闹钟后,就进入全心全意的单核专注时间。当闹钟响起,就进入全景时间——查看任务,选出最重要的那个。

    如果是会议,设置闹钟的时间不需要太死板。但如果是正常工作,单核的工作时间至少是25min,而全景闹钟要设置在整数点或半数点。

    第一章削减待办任务

    本章主要帮助人门把自己的精力集中在重要的工作上,并筛选出哪些可以暂时先放在一边的工作。大致内容如下:

    1.快捷清单

    包含当前最重要的5项任务。每天早晨把它写在一张纸上。如果还要添加更多的任务,必须去掉原有的——要么完成一项、要么直接删掉一项。

    2.本周目的

    把专注点放在“为什么”上。在这一周,你最想取得什么进展、取得什么收货、产出什么成果?把首要目的写入一张索引卡片,贴在工作间隔板上。每当迷茫的时候,本周目的可以提醒你。

    3.集草器清单

    收集一些未排序的任务和想法,都是你没有拒绝、但也不会马上做的事情。表格中的每项任务应该包括“目标、利益关系人,进入清单的日期”这三项属性。

    4.除草

    删掉集草器清单里的内容,每个星期都要做。随时可以根据需要在集草器清单里增加内容,但应该每周做一次批量清理。

    第二章现在专注一件事

    在多个任务之间切换会花费我们更多的时间,同事因为服务生效应,我们的注意力也难以集中。在单核工作法中要求我们在“单核模式”和“全景模式”中切换,单核模式中只专注一件事,有效的避免了不必要的浪费。在这里给我们介绍了两种有效的方法去保证我们的“单核模式”。

    1.“戒绝通知”:单核模式下关闭一切我们所能看到听到的消息提醒,比如手机、电子邮件、钉钉等。在一个合适的时候再去浏览这些信息。

    2.“志愿者小时”:有同事来找你帮忙怎么办?在不紧急的情况下,可以告知对方一会会去找他,比如对方上午来找你帮忙,当你这一会儿没有时间,就告知人家你下午会去找他做进一步的商谈。既可以继续工作,也可以帮助同事。

    第三章永不拖延

    “拖延”其实是我们工作中的大敌,但为什么会产生拖延呢?有一部分原因是人们会错误的评估自己近期会很忙,而远期就不难忙了。客服拖延最好的方法就是现在就开始做,并且做最重要的事。

    同时本章还会传授我们其他有效对待“拖延”的方法,比如:

    1.时间不一致。我们经常错误的认为未来较松,近期较紧张,但是如果我们在近期不抓紧时间,未来才会变得紧张。这也就是说如果把紧急的任务优先,就会让重要的任务变紧急。

    表面上看,对紧急的任务说“不”就行了,但操作起来并不是那么容易。每项任务交接过来的时候都会显得比较重要。所以我们应当采用更技术的方法:

    (1)坚持自己的优先级,即把重要的工作优先做;

    (2)经常除草,剔除那些放进清单却总是无法完成的工作,这样也可以帮助我们预测今后自己会做那些工作;

    (3)把复杂的工作进行拆分,定期交付,这样就可以考察自己是否能即时完成这项工作。

    2.可支配时间的浪费。可支配的时间使我们宝贵的财富,但只有我们把它用在重要工作上才具有价值。浪费了可支配的时间,将会在未来把重要工作变得紧急。具体的解决方法就是找出当前最重要的任务,设置好“单核”时间段,然后开始专心致志的投入。

    3.服务生效应。正确的运用服务生效应可以帮我们克服拖延,具体的方法有:(1)在讨厌的任务上开始小小的第一步;(2)用一张纸写下明天要做的工作,并排列好优先级,第二天从最重要的开始做。而错误的运用则会使拖延加重,比如在今日待办清单中加入过多的的任务。

    4.自动坚持任务。在下班前先开始一项任务,并完成一半,这会鼓励你第二天继续做这件事。

    5.提高内在动力。(1)自主,自己选择自己要干的活;(2)专精,不断改进,可以训练;(3)目的,设定正确的目的并去完成。

    再次强调一下:早晨的时候大脑能量最多,最适合做全天计划。将潜在的任务设定为5个,写在快捷清单上。选出最重要的任务,开始第一个单核时段。

    6.小结

    (1)想要早晨一来就做某件事,最好是在前一天的下班前就开一个头。

    (2)过度规划只会消磨我们的动力,所以先要挑出最重要的部分去完成,其他的就变得容易了。

    (3)规划中留出足够的时间,拒绝自己不想做的事。

    第四章循序渐进

    在这一章,我们将学会去拥抱变化,学会在工作中进行调整。在工作过程当中,可能是一开始我们没有理解利益关系人的意思,也可能是利益关系人改变了想法,也有可能是工作本身发生了变化,这都是经常会发生的,这就要求我们能够及时展示自己所完成的一点一点的工作,确定双方的目标是否还一致,以避免“一路走到黑”地现象的发生。

    1.任务分解

    开始小任务比大任务要容易,但小任务不要分得太细。

    (1)考虑大任务的终极目的。为什么我要优先做这个任务?当交付这个任务的时候,我们能获得哪些成果?

    (2)写下一份利益关系人的名单,以及他们为什么要交给你这项任务。利益关系人可能是交给你任务的人,直属领导、或者客户。他们的要求是什么?想要得到什么样的成果?当任务完成的时候他们想要获得什么?

    (3)找出1~5项可以产生反馈的小任务。总结一下本时间段内的工作内容、调研时获得的数据或结论,联系某位能够提供信息的人员。

    一边完成被分解出来的小任务,一遍不断进行重新评估。

    2.拉金问题

    “此时此刻我的时间最好用来做什么”,不时回头看一看自己的工作,再对接下去的工作进行规划。

    执行流程:开发-测量-认知

    (1)做出一点东西后向利益关系人展示。

    (2)获得反馈。

    (3)明白哪些是必须的,哪些是要舍弃的。

    (4)下一轮重复以上步骤。

    3.时间盒子

    固定的时间内专注于固定的工作。时间盒子3个重要的参数:

    (1)什么时候开始;

    (2)什么时候结束;

    (3)专注于什么任务。

    在开始一个时间盒子开始前要有一个全景时间,考虑一下上一个时间盒子的任务是否还是需要最优先完成的。

    4.幼鸟先飞

    尽早分享自己的想法,及时获得反馈。大概有以下4点值得注意:

    (1)做出一点工作,向其他人展示;获得一些反馈,然后进行调整。

    (2)尊重每一条反馈信息,不管对错,这都是别人宝贵的经验。

    (3)在工作早期进行分享,有助于与同事建立长期信任。

    (4)批评和指出不足更加利于我们进步。

    5.虚假紧急

    有些任务布置起来很紧急,但并不重要,去做就要耽误事。

    虚假紧急大致上有以下5种情况:

    (1)失去机会的紧急:如果这个工作现在不做,就再也完成不了了。事实可能真的如此,但是不做这件工作后果会很严重吗?也许没那么糟糕。

    (2)艰难成就的紧急:人们认为一件事投入得越多就越有价值,但这有可能是掉入了一个“投入陷阱”。比如说一家飞机制造公司砸了1亿研究一个新型号的飞机,研究进行到最后大概还差一千万就可以结束了,这时候另外一家竞争对手率先推出了新型号飞机,更安全,跟快速,更舒适,那么这一千万还有必要投入吗?

    (3)竞争的紧急:有些事如果不去做可能就会输给别人,比如你的上司叫你去整理一下仓库里的库存,你跟他说早就清点过了,他认为只清点一遍不放心,再清点一遍才行,你心中有一万只草泥马在奔腾,如果你不去做上司还是可以叫别人去做的,你在上司心中的印象分就会输一点,但是这种无意义的事做了还会耽误自己的正经工作,而且放远一点看,也许这位上司下个月就会提交离职申请呢?所以我一般会口头答应下来,然后把上次的清单发给他。

    (4)稀缺的紧急:认为某种资源紧缺,从而放下手中的工作,去竞争这种资源,这又是一种典型的把紧急事件优先于重要事件的例子。比如我们手上还有一个项目正在进行中,突然部门总监跑出来跟你说,目前公司又接了一个新项目,但是人手紧缺,需要你放下手中的工作担负起这个工作,你接受了前面的工作就是把一项很有希望能完成的项目半途而废,不接受别人就会取代你的位置。本身来说公司的管理层是不应该犯这种低级错误的,但目前的状况就是职业的、懂得基本秩序和规则的管理人员不足,你的领导可能只是一个经验主义者,他的办事原则是只要是一直在遵循的事情就没有问题。所以问题抛到我们这里来,应当如何解决?

    (5)时间用语的紧急:如果遇到“现在、快点、赶紧、立即”这些词的时候,你要当心了,它们的作用可能仅仅是让你觉得这项任务很紧急。

    总结这些紧急状况只是想让大家明白单核工作法的核心:评估工作的优先级的标准,是这些工作的重要程度,而不是它们的紧急程度。如果你的领导总是要求你完成紧急的任务,那么无疑他至少犯了2个错误:一是他没有给你安排自己工作的自由度,另一点是他们不知道正确提高工作效率的方式。记住这不是你的问题,是大家的观念不合,你可以顺应领导的指挥,也可以依从自己的决断,实在不行我们还可以用脚投票嘛。

    6.优先级分配方式

    对于4项工作A、B、C和D,四个人的重要性认识是一致的,即最重要的是A,其次是B,在此是C,最后是D,但是在于对于分配方式上人们却大相径庭。

    有人认为应该是同时进行,但是优先度高的分配更多精力;有认认为是采用满溢优先级,即把全部精力投入到A中,完成A以后再进行其他工作;而有人认为应该平均分配;有人认为应该按照任务的具体进程分配,落后的工作应该多分配一些精力。

    单核工作法采用灵活的“满溢优先级”,即在单核时间段内专心做一件事,进入全景时段时,评估上一单核时间段段内的工作仍然是最重要的。

    第五章简化协作

    现在已经没有什么工作是单独一个人就可以做完的了,只要是在工作,难免会与人合作。本章就在教授我们如何提高与同事的协作。

    1.富足心态

    把自己的时间、知识和人脉分享给同事,反过来同事也会分享给你,这样能够取得双赢。

    [if !supportLists](1)[endif]在稀缺心态的作用下,我们很有可能会把与同事的相处看成是零和博弈,自己要赢,别人就必须输。比如一次职位的安排分给了同事而不是自己,可能就会让自己感到不舒服,但这个职位可能并不是自己想要的,也不适合自己。

    [if !supportLists](2)[endif]处理这种情况较好的方法就是要看清自己的选择,明白自己要做的事情,寻求自己和同事的共同点,把自己的时间、知识和人脉分享给同事,反过来同事也会分享给你,取得双赢。

    2.相处的责任

    大多数人对同事存在误解,并且拒绝承担沟通的责任。

    [if !supportLists](1)[endif]每个人都是一个不同的个体,有自己不同的完成任务的方式,试着了解自己同事的长处和缺陷,努力寻求一个适合双方的工作方式。

    [if !supportLists](2)[endif]担负起与同事沟通的方式。

    我们会不会遇到这种状况:上司突然安排一个任务,从我们专业的角度来看,这个任务完全是一个错误的方向,不会有好的结果。在这种状况小我们一般会这么做?有的会选择积极反对,就是非常坚决的反对这项提议,并且拒绝执行。也有的人会选择消极抵抗,就是上司怎么说我就怎么做,要是最后出问题了,我就推到上司头上,反正是他要求我进行这项工作的呀,当然,这种态度的话也是谈不上什么效率和质量,更高的可能性就是在错误的方向越走越远。还有第三种做法,以一种温和而好奇的态度求教,请上司解释一下这项任务的目标,也许在进行这么一沟通,也许就会发现其实是自己误解了上司。

    3.高效会议

    (1)先确定会议的类型,研讨会、决策会议还是信息发布会;

    (2)一场会议不要有多重目的,耗时是一方面,另一方面也会浪费与某几个目的无关人员的时间;

    (3)决策会议时间不要超过15min;

    (4)研讨会时间可能会很久,给予足够的休息,可以保证生产力;

    (5)会议环境很重要,站立会议效果最好,咖啡厅和散步创造力最强。

    会议要有一个目的,会议中的人要对这个目的做出足够的贡献才参加/邀请,否则只是在浪费别人的时间。

    会议要保证不会被其他有趣的议题干扰,而是能让参会人员能够专注于会议本身的话题上。

    4.议会场合

    议会场合的核心是着眼于未来,考虑真正的选择是什么。这才是有建设性的决策思路

    讨论未来的工作怎么做。在聆听同事阐述话题的时候学会做到反映和探寻。反映就是当同事展开了一项话题讨论时,我们试着总结这段内容。探寻是获得更多的信息,对于这个话题我们还有哪些不清楚的地方,及时提出自己的疑问。

    当弄清楚同事的意图后,我们要试着掌控局面,将话题朝未来的工作方向引导,不要为了过去一些错误、核心价值观这些无关紧要的东西争论不休。

    5.透明度

    (1)把答应别人的事情写进集草器清单,把约会写进日程表,如有必要,给对方发一封跟进清单。

    (2)当利益关系人做出不靠谱的预估的时候,要和对方进行协商,先完成一个子任务,再和利益关系人一起预估。

    第6章给创意充电

    休息对每个人都是非常重要的,不懂得休息的人也不懂得如何工作,哪怕是熟练的操作工,不好好休息也会增加工作的错误,更何况我们还在从事一项更需要脑力的活动呢?

    1.经常休息。

    2.充氧的大脑,每周锻炼150min。

    3.健康饮食,水果、蔬菜、全麦食品和适量的蛋白质

    4.充足的睡眠

    5.思考的时候拿支笔,弥补自身记忆力不足的缺点。

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