大宝剑丨电脑里多少个“新建文件夹”，脑子就有多乱！

关键词：

本地搜索 效率 思维 文件管理

最近遇到几件尴尬的事情：突然想起婚纱照，结果竟然一时找不到；老板要过去一年的资料，结果竟然已经被删除了；师弟想要简历，结果找不到最新版本。

其实，这些小尴尬，我们可以通过适当的文件管理方法，使用合适的搜索工具，很快进行解决。

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不命名的文件夹给你带来了什么问题？

尴尬一： 想找到婚纱照的电子版竟然找不到了

前段时间看到同事把他们的婚纱照拿出来给大家看，所以我也想把自己的婚纱照能找出来，结果无论在手机上还是电脑上，竟然找不到当时自己已经保存过的文档。

幸福瞬间

尴尬二：师弟想要我过去的简历参考竟然找不到最新版了

在学校的师弟，前段时间找工作就要用我的简历作为参考，让我发给他看。于是我到之前研究生资料去寻找，结果找了半天竟然没有找到当时我最后的版本。

尴尬三：之前研究生阶段做的项目，老板向我要资料竟然没有了

项目还没有完全结束，虽然以前交接过，但是并没有记得是不是这些图片，我全部给过他们。于是这一次他们向我要照片的时候，我反复到我的硬盘，现在使用的个人电脑，乃至到云盘和印象笔记里面去寻找，结果还是一无所获。

我自认为将电脑文档管理的，还算是比较井井有条，但是当事情过来的时候，才发现许多事情并不像自己想象中的那么好。不说做的完美，甚至连做好都提不上。

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为什么电脑上有那么多名叫“新建文件夹“的文件夹？

我也发现，其实很多时候我们倾向于新建文件夹，然后永远也不重命名它，就让它保持“新建文件夹”的名字，永远留在我们电脑中。

在不习惯管理电子文档的妹子手中，“新建文件夹”更是他的神器。我也发现，妹子她找东西比我找起来会更加困难，尤其是面对一大堆“新建文件夹”的时候。于是，我想着还是把自己在文档管理方面的一些经验和过去的一切都能够沉淀下来，分享给大家

一般来说，不想重命名文件夹的情况有以下一些情况：

1. 觉得时间很急，没有时间来重命名文件夹；

2. 反正存的是临时的东西，不想重命名；

3. 觉得文件自己能够找的到，没有花功夫命名文件夹的名字。

那么，我们如何应对不命名和命名不规范的情况呢？

杂乱的文档是工作低效的源头

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如何处理文档的分类及命名对自己工作最有利？

形成自己的文件夹及文件命名规则。不要追求许多人要求的整整齐齐，将所有的文件夹都命名成四个字的名字，看起来虽好看，但如果不适用于自己，那么最后反而难以定位到自己想要找到的东西。

推荐一下我的文件命名方法“文件名_创建人_文件创建或修改日期”，有时由于工作需要，会适当加入版本编号：“文件名_创建人_文件创建或修改日期_V1.0”

针对多人编辑的内容，务必保存多人编辑的内容记录，并且体现到文件的编号以及文档内的更新记录当中。

文档命名，归根结底，一是为了让别人看的清晰明白，二是为了让自己在后续想要使用时能够方便快捷的找到。

在引入了搜索工具以后，在文件命名上我也与以前有了一些新的引入，会适当的在文件后面加入一些关键词，并将关键词用括号包围起来：“文件名_创建人_文件创建或修改日期_V1.0（关键词1 关键词2...)”

对于里面的一些内容和命名规则，随着自己的应用，也可能有一些新的自己的理解，有的人使用日期格式如“20180912”，有的人“180912”，或者“18-09-12”，但在同一个人或者同一个团队使用的时候，务必确保方式尽量一致，避免后续格式的问题导致文件找寻的困难。

电子归档，提升效能

对于不是你创建的文档，接收到的重要文档，如果有必要，也通过上述的命名格式重新进行命名，当然，有必要加上发件人的名字。以后，需要找到某个人发给我的文件，只需要快速搜索对方的“名字”，再通过日期筛选，找到文件轻而易举。

方法不一定适用于所有人，每个人的管理模式也会有相应的不同，文件的命名不代表不需要将文件放入不同的文件夹中，每个人更应该思考的是如何将自己的文件夹体系搭建的更加高效便于使用。在有利于自己高效使用的前提下，如何命名规则完全是个人的事情，也建立在个人使用习惯的基础上。

于我而言，这样的命名，好处显示易见。假设几年过后，我忘记了文件放在哪里，但只要我依稀记得粗略的时间，和些许的关键词，或者文档的格式，我就能通过下面的搜索神器迅速定位到。

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推荐软件Everything作为你的文件搜索神器

1. 下载网址：http://www.voidtools.com/downloads/

2. 软件非常小，小到你怀疑这是不是一个这么强大的软件，多语言版本也只有1.5M一下

小身材，大能力！

3. 下载后正常安装，选择中文，其余全部不用另外选择，建议开机启动；

4. 第一次运行看你电脑的文件多少，会花一定的时间进行数据库的建立；

5. 在桌面建立一个软件的快捷键，每次需要应用的时候按快捷键进行打开，比如我选用“Ctrl+Alt+S”进行开启搜索；

6. 只可以检索文件夹的名字和文件的名字，不能够搜索到文件里面的内容，所以以后你文件夹的时候需考虑如何命名最方便自己的检索

7. 搜索语法方面，不想推荐你太多的用法，你只需要知道空格代表“和”，比如“你 我”代表搜索文件名或文件夹名中同时出现“你”和“我”的文件或文件夹；以此类推，你可以通过空格后写上文件后缀名，快速定位文件种类，例如“自我介绍 ppt”，“个人简历 docx”，用这样的方法可以快速定位到你想要找到的文件。

你比自己想象的更加厉害！

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写在最后

多问一句，如果你的电脑现在突然硬盘损坏或丢失，你最后悔没备份的内容有哪方面？如果有，请你考虑将文件内容进行备份。重要的文件一定要有备份：可以遵循三份原则，备份最好存放在不同途径中，如：电脑、移动硬盘、U盘和网盘，备份的频率最好是每天，最差是每一周或二周，出现意外时也能评估损失。

突发奇想，我找找我电脑上命名为“新建文件夹”的文件夹有多少个。

用“everything”试试吧，你有多少个新建文件夹？

其中，一个是本科时候做实验的时候，存数据的一个文件夹，里面有几个文件；一个是我的前主管给文件给我的时候给的，里面只有几张图片。其实并没有刻意的去减少新建文件夹，但是每一次新建文件夹的时候，都会不自觉的将它命名并且存档。

这一次介绍的是硬盘上的电子文档的命名方法，后续也会陆续分享一些文档分类管理和电子笔记类的管理经验。

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作者：Velocity，90后职场小青年，热爱生活，五好青年，欢迎搭讪。

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