除了每天利用高效的时间专注地做好一件重要的事,日程规划清单里的事务也是每个人不能忽视的问题。
毕竟,每个人不可能每天只做一件事情。尤其是那些成功的企业家,工作日程都是从这周排满到下周。
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想要科学地管理自己的时间,作者在书中告诉我们,可以使用日历这个神器。
日历虽然作为最常用的时间管理工具,但也是最不容易用好的工具。
那么,我们如何正确地使用日历呢?
合理地安排少量重要不紧急的事件
这里对应的是上面讲到的A类事件,可以将其进一步分解为两类,从时间和日期的维度,明确时间内的必做事件和灵活时间的选做事件。
必做事件→有明确起始时间和截止时间
选做事件→没有严格时间要求
这样,固定日程不仅清晰明了,也有灵活时间来管理弹性事务。
远粗近细地安排事件
要把事情做好,必须具备凡事提前和抓大放小的能力。
首先,固定日程的事情安排一定要详细,除了明确的起止时间,最好给这类事件加上地点和信息备注。这类时间一般是公司会议、活动、家长会、陪伴家人、坐飞机等。
叶武滨使用日历多年,近5年的日程安排非常仔细。每次他只要翻到一页日历,看上面的记录,曾经参与过的事情便历历在目。
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其次,切换使用年、月、周、日视图,远粗近细地安排事件。看似密密麻麻的日程,做计划记录也有点浪费时间,实际上日积月累养成习惯之后,写计划花费的时间不多,而提前部署带来的时间节约和效能提升是令人惊喜的。
比如使用月表,叶武滨一般会提前1-2个月缜密地安排机票、酒店和行程,并把飞机起飞降落的航站楼时间、酒店相关地点备注在日历上。这样记录不仅便于查看和导航,而且可以节省不少时间。
所有的高效都是精打细算得来,科学合理地使用日历神器,将会有助于每个人从容地管理自己的日程事务。
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