No.8 效率!效率!
这一章是学习时间管理。
安排时间是自己的责任,谁也无法代替你承担这个责任。你得想出控制自己时间的办法,这样你才能主宰自己的生活。
如果你想更好的利用时间,你就得想办法一点一点的挤出时间——这儿挤一分钟,那儿挤五分钟,把这些零碎的时间加起来,你就有了更多可以从事其他活动的时间。
如何更好的利用时间,办法有两种:要么少做事,要么高效的做事,除此之外没有别的选择。
首先要搞清楚,每一天把时间都花在了什么地方,要有详细的数据。
建议:连续两周记录自己的时间安排,这样就能对什么地方需要改进做出有根据的决策。
下面的这张表格表明了我们开会时花费时间的四种方式:
我们所做的每一件事情,都可以归入以上的四种选择之一。
大多数经理可以在三个方面作出调整:区分事情的轻重缓急,减少干扰和有效的管理会议。
事情的轻重缓急如何区分呢?
那就要遵循帕累托法则,也就是人们说的二八定律(80/20法则),比如你80%的业绩来自于你20%的努力,80%的投诉来自于20%的客户等等。一条法则也适用于时间管理。
我们要知道哪些行为的回报最高避免做那些回报最少的事情,这是对团队及自己的职责,把精力都集中在最重要的任务之上。
什么时候都要问问自己,眼下最重要的任务是什么,并立即着手去做。完成重要的任务,会消除你的压力,有助于你对自己及一天余下时间产生良好的感觉。
每天留出一段不受干扰的时间来做计划。20分钟或者10分钟都可以,在这个时间段内你是不受任何时间干扰的,你只管关上门,想想要做些什么,先做什么后做什么,这对于你明确一天要集中精力解决的事情会有很大的帮助。
你花十分钟做计划,能够产生30分钟的生产效率,这是一件很值得的事情。
事实上你永远没有足够的时间完成你必须做的每一件事,所以你必须清楚的知道哪些是你不得不完成的事。
文件处理的方法:只接触文件一次。
控制文件的关键是让文件动起来:将文件扔掉,遵照文件行事,或将之存档。对文件进行处理,而不是来来回回的翻文件,不管是什么情况下都只允许接触文件一次,因为来来回回的翻文件,却不做任何评价,也不采取任何行动,无异于浪费时间。
清理办公桌面:混乱不堪的办公桌会让人觉得你没有条理,每天结束的时候,你的桌面应该干干净净。
处理电子邮件的方式:1,将垃圾邮件和对你的业务无关紧要的邮件之外的其他邮件存起来,将它们存入电脑之外的硬盘上,以备你日后检索。2,始终清空你的收件箱,别让新的电子邮件积压在收件箱中。
可以为你的下属建造一个''谈话''文档,不是真正紧急的情况下,可以等到谈话文档中,至少有两件事情要与他们交谈的时候,再给他们打电话,一次问完这两个问题会为你及你的通话对象节约一半的时间。
不要等到12点前后才去吃午饭,那个时候人比较多,他们等在电梯门口,在熟食店门前排队,吃完饭后,再次在电梯门口排队等候返回,然后抱怨午餐时间不够。可以让团队的队员提前午餐。
减少别人的干扰,如果做不到,可以缩到被干扰的时间。办公桌不要面对门外来来往往的人。当干扰你的人来的时候,不要请他坐下。不要让他在你的办公室里感到舒适自在。
问问自己的下属:我做的哪些事情浪费了你们的时间,妨碍了你们的工作?
如何提高会议效率:
1,不要染上定期会议综合症。每次开会先讨论最重要的议题,最后讨论无关紧要的。会议准时开始,如果有人迟到,要抵制住重述之前的会议内容的诱惑。如果你重述,实际上就是在奖励迟到的员工,惩罚准时参会的员工。对于那些参会晚的员工,应该追究他们的责任。2,在作出决策之后,不允许某些人继续''贩卖''他的观点。
不要边吃饭边开会。
总结:
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