其实我认为多数人应该还达不到需要谈效率的地步,包括我。
因为像我,工作效率低的本质是把应该工作的时间花在了其他地方,然后正儿八经的工作时间则往后延了。总体表现出来是效率低,但本质上只是浪费了时间。
从某种意义上来说,这样的做法还是提升了效率—毕竟只在deadline之前做事,做正事的时间反而变少了。(笑)
所以这部分人需要的是时间“管理”。
而真正意义上来说,时间是不可管理的,应该管理的是人。
这是我在跌跌撞撞看过很多文章,试过很多种方法,然后失败之后得到的结论。虽然这句话也是别人说的。
希望我下面的经历能给大家一点启发。
一、时间“管理”的误区
很长时间内,为了提升工作效率,尽力减少无意义的时间消耗,我对时间的态度都陷入了“管理”的误区。
从去年辞职成为半自由老师开始,属于自己的时间突然爆炸的多。这时候我就想,之前时间被无良公司占了不能施展拳脚,这一年该是我一飞冲天的时候了。
然后我立马规划起了时间,给自己列了个大大的计划表,恨不得塞满每一秒,以期效率最大化。
然而理想丰满,现实骨感。
接下来除了前五天强行按计划执行了,后面一天比一天拖延,不到两周计划就宣告失败。而且实施了的计划是让效率变高了还是变低了,还真不好说。
当时我受到的打击很大,认为这是自己的能力问题。于是不死心,重复了好几次这个过程,最后终于放弃了。
直到我无意间看了一个TED时间管理的演讲才明白过来,如果靠提前想象给自己列计划,期望自己一下能达到完美的状态,是不可能成功的。
其一,计划赶不上变化;其二,这种方式在计划的时候,就耗去了我很大的能量,心中本就含有自己做不到这种想法,自然而然就失败了。
这时我就得出了两个结论:一、不要让时间完全没有弹性;二、不要一开始就想完美。
而就在这个时候,我家喵看不下去了,让我跟着她写任务清单。
二、方法1get:任务清单
任务清单顾名思义,就是把自己要做的任务写出来,然后每做完一项就划去一项。
这里面有两点注意:① 清单只写自己需要做的,或者想提前做的,而不是写自己“想”做的;② 根据写出来的任务,大致心中划分一个做事的时间。
![](https://img.haomeiwen.com/i6807663/7b0a2acab6cd2669.png)
这和列计划的区别在哪?
1.列计划是按自己的意志想把控时间,清单是根据自己的需求来顺应时间;
2.列计划很容易写自己想达到的,而清单写的是自己需要达到的。
就这两点就能改变什么吗?我有个大大的问号。
但事实反手就给了我一巴掌。
使用第一天,我的效率立马蹭蹭蹭上来了。因为每次看到清单上有这么多事要做,总觉得自己不做不太好,而且重要的是,每划掉一项,心里就多了一份成就感,这让我有很大的动力。
这个模板还不是很好用,一开始我估计不好做事时间,导致写上去的永远做不完,还是会有一部分拖着。
恰好有人看到我的计划表,给我提了点建议,让我加上大致的时间预计,方便更准确、弹性安排时间。
另外,分开必做事项和可做事项,让时间有点弹性,一开始不用逼太紧。
于是有了这第二版。
![](https://img.haomeiwen.com/i6807663/766a108bbc858f08.png)
但是这还是有个问题,固定任务这一部分是需要整块时间,一部分需要零碎时间。于是会出现这种状态,正在做事,突然看到任务单上有一个马上可以完成的,然后放下手头费时比较多的。结果再回头来做事,进入状态又花了很长时间,这就导致效率极其低下。
为了解决这个问题,第二天我改了第三版。
![](https://img.haomeiwen.com/i6807663/a36289eab1cc286e.png)
这下终于比较完美了,一周之后做事就比较稳定了。
我反思这种办法的原理是什么?
我自己的答案是,它没有强制性,而是简单的陈述事实,并无意中给人一种升级打怪的成就感。
曾在某人以“沟通”为主题的分享中学到一个点,陈述句的力量是很强大的,比设问、疑问更容易让人接受。之前的列计划就是设问,每天一看到就想到“我能做到吗?”,而这种清单体则是陈述,告诉自己,你该完成这些。
但这用这个方法还有一个缺陷。
那就是时间感知度的问题。
三、沙漏提升时间感知度
网上盛传一个时间颗粒度的概念。意思是,你的时间颗粒度越小,表示你对时间的感知能力越强,反之亦然。
其实简单来说就是,你认为的十分钟,真的是十分钟吗?
多数人在没有刻意练习的情况下,时间颗粒度是很大的。可能我们以为的十分钟实际是20分钟。
这就可能导致本来该用1h的时间,最后不知不觉变成了2h。最后任务仍然完不成。
我就有这个问题。那有问题就要解决呀,恰好之前听过一个相关分享,说用番茄钟或者沙漏可以改善这种情况。
而我这个人,是个视觉动物,看不到东西就有点难感知,因此番茄钟不适用。于是我果断某宝买了1h、0.5h以及15分钟的沙漏。
每次做事先放个沙漏在旁边。一开始别提多紧张了,总关注沙漏了多少,忘记做事。但是慢慢的,我开始习惯了,并且,有一种只要沙漏倒过来,就进入工作状态的感觉。
虽然目前为止,不放沙漏我还是很难把握时间。但在沙漏的“逼迫”下,做事的效率,都提升很多。特别是写文,多数时候800字的文,放个半小时的沙漏,从动笔到结束,基本能差不多。
我先在还是在用这个方法,而且特别喜欢沙漏倒过来之后的专注感。
四、复盘
没有任何一种方法人用起来是完美的,因为人做不到完美。
特别是在刚开始改变的时候。这时,复盘就显得尤为重要。
每天看看自己哪些没完成的,哪些完成了,哪些完成得好,哪些可以改进,哪些原因可以避免,最后再写一写第二天的清单。
这个过程是一次很好的和自己对话的机会,也是难得的留给自己的思考时间。越给自己纠错,就改进得越快,小学生都有记错题本的习惯,成年人怎么能忘呢?
五、结语
我的方法算不上有多好,甚至可以说是粗糙。
我也会慢慢去改进,去学习,去适应,来让自己做事更有效率。
但是啊,我还是要说,对于我来说它是非常有效的,它正在让我的时间慢慢回归到自己身上,做事专注度慢慢提升,从而提升了做事效率。
希望我的故事能给大家一点帮助。
我是猴儿快跑。
期待你的交流,以及我们的共同进步。
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