1.标题，主题行（Subject Line）
收件人收到邮件后第一眼看到的便是邮件的主题行。如果你的主题行不够好，他或许会忽略你的邮件，甚至永远不会打开你的邮件。以下是书写标题的一些注意事项：
1）简明扼要。尽量用最少的字数来传达去信来意。例如：当要表达“这是你要求的绩效报告”时，不要写成 “The Performance Report You Asked For"，应该写成 “Performance Report, date/week”
2）主次分明。将重点信息写在前面，次要信息放在后面。例如：当要表达“我是某某，这是我的简历，应聘市场总监”时，应该直接写成“应聘市场总监+人名”，即 “Application for Chief Marketing Officer(CMO) – Person’s Name”
3）标记状态。将发送的邮件标记为紧急邮件，会引起收件人重视，及时回复你的邮件。
2.称呼（Salutation）
邮件的受众不同，称呼也就随着发件人与收件人之间的关系而有所不同。
1）对于不太熟的人，一般使用 “To Whom It May Concern” 或 “Dear sir/madam”
2） 对于你的上级领导，通常直接致其头衔或称呼其名，如 “To the President/Dean” 或 “Dear Dr. Smith” / “Dear Ms. Kapoor”
3）对于同级同事，较恰当的做法是在名字之前加个 “Hi”，如 “Hi Michael”
4）对于收件人为多人，当人数不超过五时，最好的方式是全部写上，如 “Dear Mr. Murphy, Ms. Smith, Mrs. Jones, Mr. Malone, and Ms. Littlewood” 或 “Dear Matthew, Mark, Luke, John, and Jonas”；而当人数超过五时，可以直接使用 “Dear all”
3.邮件正文（Body of the Email）
1）开头段落：设定邮箱的基调和表明去信的原因。如果是写给不认识的人，可以先介绍自己，然后表明去信原因。例如：“我是ABC，这封邮件是关于XYZ/会议中讨论的营销计划（My name is Abc, and this email is with reference to XYZ / This is with reference to the marketing plan as discussed in the meeting）”
2）阐述部分：尽可能详细地表明你的侧重点，疑问，或反馈。要写的通俗易懂，但不要遗失重要信息，突出重点即可。
3）结尾语：要与邮件基调保持一致。如果你在寻求问题，希望得到他人回答，可以使用 “Hope to have an answer from you soon”或 “Looking forward to hearing from you soon”之类的表达；如果你在回复他人问题，可以使用 “Hope I have sufficiently answered your query / doubts”或“Let me know if you have any questions”等。
4.签名（Signature）
电子邮件的最后一句话不容小视，能够给收件人留下持久深刻的印象。
1）万能的表达：Best/kind/warm regards, All the best/Best/My best, Best wishes, Thanks/Thanks so much, Sincerely/ Warmly等。
2）对于第一次写信给非直系领导或同事时，通常使用自己的全名。
3）优化签名，加上本人联系方式，比如电话号码和办公地址等。
Tips：在发送之前，仔细检查电子邮件是否存在拼写错误，语法错误和其他错误。确保无误后，就可以放心地点击发送。
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