细节不一定决定成败,但一定会影响成败,工作中常见的办文办会即是如此,今天召开全市条线工作例会,这些工作是我所在处室主导、下属单位承办的,我未多参与,但其中的种种不足有所感受,结合不足简单谈下办会的注意事项。
一、事先准备:1、明确会议主题后,准备会议材料,如领导讲话稿、会议流程、会议资料。2、确定会议时间、地点,发送会议通知,通过邮件、传真、电话、办公网等途径告知参会人员会议时间、地点、会议流程,如有必要要求反馈回执。
本次例会告知承办单位时间提前量不足,导致承办单位有所怨言。发的通知上地点有误,粤海酒店写出奥海酒店,错误低级。会议通知过于简单会议流程未予明确,参会人员是否需要事先准备交流发言心中没底。关键是有一个区未出席,导致会议精神难以传达给一个区,影响较大。
二、会场布置
提前几个小时做好会场布置,不要临时抱佛脚,以免遇到问题没有时间解决。1、座位、席卡摆放,重要人物在核心人物左边。2、投影仪、话筒准备,确认下是否有故障。3、座椅要宁多勿少。
会前我还提醒承办人座椅可能不够,最好加几把备用,她说差不多够了。结果后来座位紧张,我不得不让服务员又多加两把。
三、会前接待
如果在外开会,且参会人数较多,应在会议地点有所标识,必要时有人在门口指引,避免参会人员找不到会议室。组织签到时,不要遗漏。会议材料可视情况事先摆放或签到时发,停车券、餐券之类的也要主动、及时发放。
本次例会标识欠妥,标识应该在靠近电梯一侧,却出现在楼梯的另一侧,如果按照标识走,参会人员既要爬楼梯,还要扰弯路。好在我提前过去,指正了这一问题,并把会议室门口作用不大的指示牌转移到显眼位置。
今天浦东有一个人参会,没签到就进去了,又没有坐在席卡处,那个位置一直空着,导致领导认为浦东没人来。
会议结束时,有人跑过来问有没有停车券,原来在会议开始前,没有将预定的停车券发放给全部需要者。
三、会中记录
领导讲话、参会者意见要点要记录,同时及时做好拍照、录像等留档工作。
在此例会中前面没有一个人拍照,后来承办方也意识到该问题了,匆匆安排了人拍照,没有准备照相机,只能用手机。
四、会后宣传、存档
会后视情况看是否需要写通讯稿,通过媒介予以报导。将会议通知、会议签到单、会议纪要(视情况)收齐完备,做好存档工作。
记得一个老领导讲过一个故事,有次接到重要人物,他不光提前过去试话筒,就是连座椅是否有问题都要坐上去试一下,结果还真有问题。办会并不复杂,关键是所有的细节是否想到了、做到了。
(会议类型较多,要是情况而言,不能一概而论,本文只是个人体会,仅供参考)
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