有一种能力叫把事情说清楚

作者: 朱家杰 | 来源:发表于2020-10-30 00:24 被阅读0次

在工作中,我发现一个现象,一些同事总是非常害怕去表达一件事情,口头表达如此,书面表达更是如此。

一天,公司造价部一美女急匆匆地来找到我,说有问题需要我帮忙。

一番了解之后,原来他们正在帮某招标人编制拦标价,招标代理公司把投标人关于造价方面的疑问转了过来,需要我们造价公司出面对这部分疑问进行答复。

投标人的疑问大概是这样子的:“招标文件规定,如果项目其他费中的报价出现负数,则需要对报价为负进行说明,否则按废标处理。现在我们发现拦标价里面本身就出现了报价为负数的情况,那么,投标人在投标文件中还需要进行说明吗?”

美女说,她已经一头雾水,不知道该如何回复了。

我问:“我们的拦标价中果真有报负数的情况?”

美女说:“有的,因为目前燃油的市场价格很低,而定额当中的燃油价格是几年前定的,所以现在做造价的时候必须进行调差,我们只能报负数把油价调下来。”

我又问:“我们这样做错了吗?”

“没有错,这样做符合计价规范。”

我问:“投标人要不要对报价为负进行说明是谁要求的?”

“不知道,可能是招标公司,也可能是招标人。”

“那好吧,我教你怎么回复。我来念,你来打字。”

“好的。”

于是我说:“我公司在编制本项目拦标价的时候,按规定对燃油进行了调差,所以在拦标价的其他项目费里面确实出现了负数。投标人在编制投标文件的时候,是否要求其对报价出现负数进行说明,由招标代理公司或招标人自行确定。注意落款和日期就行了。”

两句话就说明了问题,其实是进行了一通甩锅操作。

然而,如此简单的两句话,美女却不知道该如何组织,实在难以想象。现在她听我这么一叙述,茅塞顿开,赞叹不止,感激得不行。

不知道该怎么回复,是因为她没有想清楚整个问题。她没有搞清楚这个问题属不属于她的问题,是不是该由她来作出决定,如果不是,又该由谁来决定。

不知道该怎么回复,是因为她没有想清楚,其实我们回复这个问题可以分两步走,第一步,对我们的拦标价确实有报负数的现象进行一个陈述,并且说明了理由,第二步,告诉对方需不需要投标人进行说明这事不由我们决定,由招标人或招标代理公司决定。

今晚,我之所以说起这事,是因为今天类似的事情又发生了。

当然,今天的情况更为复杂,具体什么情况就不再赘述了。

没有想清楚,这是我们说不清楚的根本原因。

我们首先要搞清楚,我们准备说什么?

此情此景,我们可以说什么,我们应该说什么,对方或者第三方需要我们说什么,我们自己又能说什么。这样的内容,从我们嘴里说出来,是不是事实,有没有逻辑,有没有依据,能不能自圆其说,能不能解决问题,解决了谁的问题。

内容确定之后,我们要想好该怎么说?

首先一定是说得准确。

有时候会觉得一时间有很多话要说,却不知该从何说起。语句卡在喉咙,就像一群小鸡争抢着出笼子,结果是挤落了一地鸡毛,谁都出不来。

此时,我们要明白一点,饭要一口一口吃,话要一句一句说。话是由众多的句子组成的,想要流畅地出来,需要排队,需要讲秩序。这样从局部看起来好像有点慢,但总体而言反而是快了。

要么以时间为序,要么以空间为序,熟练了之后甚至可以倒序、插序,想怎么来怎么来。

要想说得准确,就要使用自己有把握的词语。有些词语自己本身对其含义就是一知半解,勉强使用是很容易闹笑话的。如果实在想用,最好不要怕麻烦,先查一下词典,确保不要误用了人家的意思。

为了让表达更准确,尽量少用长句子。用短句不是没文化的表现,并不可耻。能把事情说清楚,说准确,已经是件了不起的事情。

说清楚是第一个层次,在此基础上还可以说得流利、说得华丽、说得有技巧、有策略。还可以注意观察视角,进行场景描写,把握语句的节奏快慢等等。

以上说的,不仅是口头表达,书面表达更是如此。

还有,现身说法,每天坚持在简书码上几百字,对提高书面表达能力是有所帮助的,最起码不会手生。

晚安!

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