大师兄的信息化项目管理学习笔记（八）：项目整合管理（一）
大师兄的信息化项目管理学习笔记（十）：项目整合管理（三）
四、制定项目章程
1. 什么是项目章程
- 项目章程是由项目启动者或发起人发布的，正式批准项目成立，并授权项目经理使用组织资源开展项目活动的文件。
- 项目章程授权项目经理规划、执行和控制项目。
- 项目章程的起草人：项目启动者或发起人，或授权项目经理代为起草。
- 项目章程的签发人：项目发起人、PMO或高层管理人员。
- 项目章程的主要作用是为项目正名，对项目经理授权。
- 所有项目必须有项目章程，不论是内部项目还是外部项目。
- 应尽早确认并任命项目经理，最好在制定项目章程时就任命，最晚也必须在规划开始之前。
2. 什么是制定项目章程
- 制定项目章程，是编写一份正式批准项目并授权项目经理在项目活动中是使用组织资源的文件。
- 制定项目章程的作用，是明确项目与组织战略目标之间的之间联系，确立项目的正式地位，并展示组织对项目的承诺。
- 制定项目章程仅开展一次，或在项目的预定义点开展。
- 制定项目章程仅在项目需求组织和项目执行组织之间开展，在两个组织间建立合作关系。
3. 如何制定项目章程
| 输入 | 工具与技术 | 输出 |
|---|---|---|
| 1.商业论证 2.项目工作说明书 3.协议 4.事业环境因素 5.组织过程资产 |
1.专家判断 2.数据收集 -头脑风暴 -焦点小组 -访谈 3.人际关系与团队技能 -冲突管理 -引导 -会议管理 4.会议 |
1.项目章程 2.假设日志 |
4. 数据流向
5. 输入项目
5.1 商业论证
- 商业论证从商业视角描述必要的信息，并且据此决定项目的期望结果是否值得所需投资，相当于国内的经济可行性报告，作为决策依据。比如：市场需求、组织需要、客户要求、技术进步、法律要求、生态影响、社会需要。
- 在多阶段项目中，可通过对商业论证的定期审核，来确保项目能实现其商业利益。
5.2 协议
- 协议定义了启动项目的初衷。有多种形式，包括合同、谅解备忘录（MOUs）、服务品质协议(SLA）、协议书、意向书等；
- 协议可以使口头协议，也可以是电子邮件或其他书面协议。
5.3 事业环境因素：
- 政府或行业标准（如产品标准、质量标准和工艺标准）。
- 法律法规要求和制约因素
- 市场条件
- 组织文化和政治氛围
- 组织治理框架（通过安排人员、制定政策和确定过程、以结构化的方式实施控制、指导和协调，以实现组织的战略和运营目标）。
- 相关方的期望和风险临界值
- 组织过程资产
- 组织的标准政策、流程和程序
- 项目组合、项目集和项目的治理框架（用于提供指导和制定决策的治理职能和过程）
- 监督和报告方法
- 模板（如项目章程模板）
- 历史信息与经验教训知识库（如项目记录为文件、关于以往项目选择决策的结果及以往项目绩效的信息）。
6. 工具
6.1 专家判断
- 专家判断是指基于某应用领域、知识领域、学科和行业等的专家知识而做出的，关于当前活动的合理判断。、
- 专家渠道包括：
- 组织内的其他部门；
- 顾问；
- 相关方，包括客户或发起人；
- 专业与技术协会；
- 行业团体；
- 主题专家(SME)；
- 项目管理办公室(PMO)
- 征求意见的主题
- 组织战略
- 效益管理
- 关于项目所在的行业以及项目关注的领域的技术知识
- 持续时间和成本估算
- 风险识别
6.2 头脑风暴
- 头脑风暴用于在短时间内获得大量创意，适用于团队环境。
- 目的是产生尽量多的新想法，只记录不允许批评。
- 头脑风暴由两个部分构成：
- 创意产生（过程中）
- 创意分析（结束后）
- 制定项目章程时可通过头脑风暴向相关方、主体专家和团队成员收集数据、解决方案或创意。
6.3 引导技术
- 引导式通过创造他人积极参与、形成活跃氛围，从而达到预期结果的技术。
- 从项目管理角度理解，引导式指有效引导团队活动以达成成功的决定、解决方案或结论的能力。
- 引导者因确保参与者有效参与，互相理解，考虑所有意见，按既定决策流程全力支持所得到的的结论或结果。
- 引导者还应确保所达成的行动计划和协议在之后得到合理执行。
6.4 其它工具和技术
- 焦点小组技术：召集相关方和主题专家讨论项目风险、成功标准和其他议题，比一对一访谈更有利于互动交流。
- 访谈技术：指通过与相关方直接交谈来了解高层及需求、假设条件、制约因素、审批标准以及其他信息。
- 冲突管理技术：有助于相关方就目标、成功标准、高层及需求、项目描述、总体里程碑和其他内容达成一致意见。
- 会议管理技术：包括准备议程、确保邀请每个关键相关方群体的代表、以及准备和发送后续的会议纪要和行动计划。
7. 输出
7.1 项目章程
- 项目章程确保相关方在总体上就主要可交付成果、里程碑以及每个项目参与者的角色和职责达成共识。
- 项目章程包括：
- 项目目的
- 可测量的项目目标和相关的成功标准
- 高层级需求
- 高层级项目描述、边界定义以及主要可交付成果
- 整体项目风险
- 总体里程碑进度计划
- 预先批准的财务资源
- 关键相关方名单
- 项目审批要求(例如，用什么标准评价项目成功，由谁对项目成功下结论，由谁来签署项目结束)
- 项目退出标准（例如，在何种条件下才能关闭或取消项目或阶段）
- 委派的项目经理及其职责和职权
- 发起人或其他批准项目章程的人员的姓名和职权
-
项目章程的案例
7.2 假设日志
- 假设日志属于项目文件的一类，用于记录整个项目生命周期中的所有假设条件和制约因素。
- 项目驱动之前编制商业论证时，识别高层级的战略和运营假设条件与制约因素，记录到假设日志中。
- 规划阶段，较低层级的活动和任务假设条件不断被识别，也要不断记录进假设日志中。
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