《高效15法则》

今天我想来说说我和这本《高效15法则》的故事。

我计划上上周六一定要把这本《高效15法则》拆书预备表写出来，于是我在书桌前把笔记本电脑打开。过了一会儿，我突然想起来我的车位月保费还没有交，而且马上就要过期了，于是赶紧去物业缴费。接着，我重新回到书桌前，继续写预备表，手机微信提示音响了，学生询问我能否解答几个关于开题答辩的问题。花了好一阵子，终于应付完问题，关了手机，忽然想到放一首喜欢的音乐吧，于是摆弄了半天音乐播放器，然后重新坐好，开始敲字。过了好一阵子，突然意识到自己刚刚在走神，我下意识地看了下手表——天哪！已经过去两个小时了，可是我连图书介绍都还没写完！

类似的场景你也许会很熟悉吧。这就好比我们一边恐慌着没有时间了，一边又让自己的时间轻易溜走，或者被别人悄悄“拿走”，到底我们的时间管理哪里出了问题？成功人士有什么管理时间的秘籍呢？

我们来看看这本书是怎么说的？

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法则一：以分钟来计算时间

似乎我们很少会把一天的时间按照1分钟为单位来计量，所以看到1440这个数字时，我下意识地还去计算了下。但是对于成功人士来说，他们划分时间的单位早就以分钟，甚至以秒来计了。

2016年12月，网络上曾流传过一张王健林的日程表。

首富王健林的日程表

这位64岁的中国首富，早上4点起床健身，然后飞行6000公里，出现在两个国家、三个城市，最终，晚上7点赶回办公室，继续加班。

从这张行程表里不仅可以看到比我成功N倍的人，居然惨无人道地比我更努力！还可以看到另一样东西就是一个人安排时间的基本单位。

根据日程表，王健林的时间安排的非常细致，大约是15分钟为一个单位。和海南省领导会见？恩，蛮重要，给你15分钟。另一个把时间切成颗粒的人，是全球首富比尔·盖茨。据英国邮报资深记者回忆，盖茨的日程表和美国总统类似，5分钟是基本时间单位，而一些短会，乃至与人握手，则按秒数安排。

时间账户

每天只有1440分钟，就好比你的时间账户里只有1440元，你永远不能赚来更多的时间，时间也永远不会失而复得，它只会不断减少和流逝，如果这时有人问你“能耽搁你一分钟吗”，你就会掂量一下时间如此宝贵，除非值得，是不会轻易让人把它“借走”的。

如何管理我们宝贵的“1440”分钟呢？这里给出两点建议。

第一，理解并尊重他人的“1440”。

理解和尊重他人“1440”的表现，是什么样的呢？不如我们先来看看什么是不理解或不尊重他人的“1440”吧。

1.工作时间给爱人打电话，TA有时会比较急切地回复“有什么事快说，正在忙”，你气不过而抱怨TA态度不好。

2.跟朋友聚餐，你跟朋友电话里说“路上堵疯了，我还有一会儿就到，你等我一下啊”结果朋友并不谅解你的迟到，你觉得有点小题大做。

3.多年未见的老友来深圳出差，你知道后在微信里留言，“你到深圳了啊？那怎么不顺便到广州来看我一下啊？”朋友因为没时间而拒绝了你，你心里默想“至于吗？耍什么大牌啊？”

其实，别人不愿接你电话，不谅解你的迟到，不来广州看你，你要理解，那有可能只是因为他的划分时间的颗粒大小不同。

时间颗粒

第二，感知和提升自己的“1440”

如何感知自己的1440呢？建议大家不妨试一试，在便签纸上写下大大的“1440”，然后把它贴在办公桌上、电脑屏幕旁边、沙发边上——无论在哪里，只要它能很好地提醒你时间是有限的，你每天拥有的时间非常宝贵就可以。其实，一些成功人士还会每天坚持记录自己的时间开销，比如《奇特的一生》的作者柳比歇夫、《把时间当作朋友》的作者李笑来都会坚持每天记录“事件-时间日志”。

其次，建议大家重视时间开销犹如重视自己生命中最重要的东西。作者也在书中提到，对于成功人士，他们甚至会把时间排在自己价值体系（健康、金钱、爱人、朋友）中最重要的位置，因为无论是健康、金钱、爱人、朋友，只有时间是没办法失而复得的。

如何提升我们的“1440”呢？这里可以通过建立日程表而实现，就像王健林的行程单一样，建议学习把所有行程安排，都放入日程表，而不是大脑中，我们可以借助手机等工具，逐步管理越来越细的时间单位。我们该如何利用日程表提升自己管理“1440”的能力呢？第一步就是认清你的要务。

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法则二：优先完成更重要的任务

判断一项任务是否真的重要，标准只有一个：这项任务的完成是否确实对达成目标（无论是长期还是短期）有用的。

看似是一条简单的标准，审视一下我们自己的生活，也许就会发现，自己经常仅仅因为非常有趣、轻松就去做的那些事，其实对于实现目标没什么用。比如，你的目标是12月参加MBA入学考试，可是到了11月底才发现，其实在过去的两个月里，工作之余做的最多的事情是玩网游和追剧。再比如，你在早上决定白天要背200个单词，可是背到20个单词的时候，朋友来电话说要请你吃饭，然后你就去了，喝多了回来，直接上床睡觉。

要事优先法则就好比你需要拿着时间账户里仅有的1440元，先投资在投入产出比最大的商品上，而不仅仅只是买一些虽然会让你开心但无法创造更大价值的商品上。

我们知道了要把我们的1440这笔时间预算用在刀刃上，也就是要务上，接下来我们来学习下有什么方法可以确保我们真的能够做到时间用在刀刃上呢？

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法则三：用日程表取代任务清单

大家是否尝试列过任务清单，或者即使没有列过清单，也曾在脑中设想过每天需要完成哪些任务呢？相信绝大多数小伙伴会点头称是了。

请大家看看以下场景，你是否会感到有点熟悉呢？

1.我会先从快速而简单的任务做起，比如每天一早来到办公室，我会先打开邮箱查看邮件，甚至只是先浏览一下每日新闻或者查看一下微信，哦，这似乎并不算做任务。

2.我会先从最紧急的事做起，所以任务清单上一直都有“带全家人去旅行”这样的任务没有完成。

3.我会先从最难啃的硬骨头开始做起，每天一开始先做那些最难或者最不愉快的事。

场景1意味着我们总是在新的一天一开始就把时间花在快速而简单的事情上，做这些看起来非常高效率，看，现在才11点钟，我已经完成了任务清单上的20件事，但是有可能最重要的事你却还没开始做。

场景2和场景1比较类似，都没有选择最重要的事，这就是为什么每年单位体检报告上建议复查的项目却一年年被滞留在任务清单上的原因了。

场景3会有什么问题呢？很多人会用所谓的吞青蛙的时间管理策略，将那些最不想做的事情提前来做，这也许是对抗拖延症的好办法，可是这种方式同样有可能在拖慢你的效率，因为你将自己最高效的时间都用在这些事情上了。

用任务清单来管理你的1440，就好比你月初列出一张购物愿望清单，你会用仅有的账户里的钱先来买什么呢？很有可能你会从最容易、最轻松的衣服、化妆品入手或者立即下单买些马上要用完的日用品，到了月底你忽然发现购物清单上的大部分物品都已入手，钱也所剩无几，一直以来想要攒钱出国游学这样的迫切愿望就一直没有办法实现，只能让它继续留在愿望清单里了。

接下来，我们看看书中是如何建议我们用日程表来取代任务清单来管理我们的生活的：

首先,安排一大块的时间对你来说是重要的事;这就是所谓的“封闭时间”或者“封盒时间”。如果你真的很重视身体健康,而且也决定通过每天锻炼30分钟来实现你的目标,那么不要把它放在你的任务清单上把它放在你的日程表上。将它打造成一个循环的事项。如果你真的很重视将顾客亲密度作为一种商业策略,而且也有一个每天至少和两位顾客谈话的目标,那么就每天安排出个“顾客电话”时间。        

第二点,重要的事情应该尽量安排在一天的早些时候。无论我们怎么尝试去控制我们的时间和日程,总会有一些需要我们注意力的事突然出现。很自然地，每天时间过去越多，一些意想不到的事就越可能发生。        

第三点,不要废除你的目标;如果有必要的话,对它们进行重新安排。打个比方,如果你通常每天中午十二点到下午一点进锻炼——在你午休的期间——但是你周一中午必须要赶飞机,那么你可以把锻炼定在那天的早一些或晚一些的时候。        

第四点,像对待你和医生的约定一样对待你的“封闭时间表”;它们就是那样的重要。我们中的绝大多数人都很容易向自已制定的日程认输。如果我们将下午4点到5点安排出来,用来在办公室完成一个重要的报告,突然有一位同事需要15分钟,因为“发生了一些状况需要跟你说说明白”,我们会反射性地说“当然”,想着我们可以只用45分钟就完成报告,或者我们多花15分钟在办公室里,又或者以另一种方式来调整。但是想象一下,如果你当时不是在做这个报告,而是和医生或是牙医有一个预约。你还会答应给别人那段时间,然后将和医生的约定推迟15分钟吗?当然不会。最好的习惯是自动拒绝那些不在规划内的请求,对你自己的日程相冲突的事情,你可以说:“4点到5点我有一个很重要的约会。我们可以五点以后再说吗?或者明天早上再说可以吗?” 

日程表取代任务清单来管理你的生活，意味着你需要将自己每天的1440做一个时间开销预算，规划下这笔有限的资金如何确保它用在了要务上。具体有这样一些原则：

（1）为要务划分出封闭时间。比如，如果你的要务是每天阅读30分钟来实现自己个人成长的目标，那么就要将这30分钟视为封闭时间，它将一直作为你的日程表上的一个循环事项。

（2）将要务尽量安排在早些时候。原因有二：一是，时间安排的越早，越不容易受到突发或紧急事件的干扰；二是，时间安排的越早，精力状态越好，行动意识越强，越不容易找理由拖延。

（3）为要务安排出缓冲时间。我们每天总有些突发或紧急的事情需要处理，从而不得不占用要务时间，这时候我们需要将要务调整到其他时间完成。比如，你的要务时间是每天中午利用午休时间看10页书，结果今天中午你必须要与合作单位用餐谈项目，那么你需要将阅读安排在或早或晚的时间段。也许有伙伴会说本来一天的时间被安排的满满当当，怎样才能再挤出阅读时间呢？其实这本书告诉我们除了封闭时间，我们还需要安排出每天的缓冲时间段，这段时间我们可以无需安排任何事情，主要是用来为无法完成的要务空出时间或者应付突发或紧急事件，总之它就像是机动时间，一般我们可以在日程表上安排30分钟到90分钟的缓冲时间。

（4）把花在要务上的时间看作是神圣的。对与自己的封闭时间相冲突的事情，要想尽办法说“不”，对于突如其来的事情，可以先问三个“能不能”：

能不能取消它?（放弃）

能不能不是由我来做？（分派）

能不能换种节省时间的方式继续做？（重新设计）

当然有的时候也会有很重要的人——比如你的老板或是伴侣——需要我们去关注，这就肯定比我们日程表上的事情更加紧急。但是我们第一反应应该是找到一些见缝插针的时间来安排他们。

我们总结一下，我们可以将每天的1440分钟围绕着要务而分隔成三大部分，分别是封闭时间、缓冲时间和开放时间。其中，封闭时间用来完成你的要务，缓冲时间用来安排突发或紧急事件或者因此被耽搁而无法完成的要务，而开放时间就是可以自由支配的时间，在这段时间里完成除要务以外的其他任务。

时间三分法

最后，跟大家分享下日程表如何来做，如果可以的话当然建议大家能够像王健林那样有一个纸版的日程表带在身边，其实手机自带的日历功能就非常好用。

日程表设定步骤1、2 日程表设定步骤3-7

按照以上两幅图中1-7，这7个小步骤就可以轻松设定我们每日的日程表。

日程表置顶在手机桌面显示

用手机自带日历功能设定日程表还有一个好处就像上图那样，它可以置顶在你的手机桌面，随时方便查看日程安排。心动了吗？那就赶快动动手指设定你的日程表吧。

最后，想用一位著名的科学家的话来总结今天的内容：

“无头绪地、盲目地工作，往往效率很低。正确地组织安排自己的活动，首先就意味着准确地计算和支配时间。虽然客观条件使我难以这样做到，但我仍然尽力坚持按计划利用自己的时间，每分钟地计算着自己的时间，并经常分析工作计划未按时完成的原因，就此采取相应的改进措施；通常我会在晚上订出翌日的计划，订出一周或更长时间的计划；即使在不从事科学工作的时候，我也非常珍视一点一滴的时间。”

要有思想。

有目标地活着。

记住，一天只有1440分钟。

end

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