每年都有一大批年纪轻、学历高、志向远的新人走向机关材料岗,然而,迎接他们的不是“指点江山,激扬文字”的痛快淋漓,而是时间紧、任务重、标准高、要求严的各类写作任务。此时此景,刚走出校门的写手们可能会开始怀念学校的导师,希望能有人来教导他们一些写作的方法,工作的诀窍,给迷茫中的他们指明今后努力的方向,但是,职场现实和校园生活是截然不同的生态世界。职场中,领导们各负其责,同事们各司其职,既分工明确,又团结协作,努力维持单位的高效、顺畅运转。别人既没有时间和精力辅导新人,也没有充当导师的义务和责任,因此,大部分机关写手必须依靠自学来提高写作水平。
自学能力是指在没有教师和其它人帮助的情况下自我学习的能力。漫长的学校学习经验告诉我们,要学习某个行业(领域)的技术,除了找到一个好老师之外,选择适合自己的辅导书至关重要。正所谓“凡读书须识货,方不错用工夫”(陆世仪《思辨录》)。辅导书选偏了,浪费时间和精力;辅导书选太难,看不懂、学不进;辅导书选太浅易,重复基础知识对学习帮助不大,效果甚微。别林斯基说,“阅读一本不适合自己阅读的书,比不阅读还要坏。我们必须学会这样一种本领,选择最有价值、最适合自己所需要的读物。”所以说,选择一本适合自己的辅导书至关重要,是我们初学者开始科学学习、高效学习的关键问题。要回答这个问题,我们首先要了解三个情况。
第一、了解个人情况
个人的情况包括内部情况和外部情况两个方面。
内部情况又包含了四个方面的内容:一是客观评估自己的写作水平。从标点运用到遣词造句,从谋篇布局到纲举目张,从理论学习到工作实践,评价个人的基础写作能力处在菜鸟级还是入门级,是进阶级还是大笔杆子级别。二是正确摆正自己所处的位置。将自己习作与单位其他前辈、与不同部门相同岗位同仁的材料作对比,评估自己的写作水平所处的位置。这两项自我评估的要求是既不能骄傲自满,也不能妄自菲薄。骄傲自满是失败的征兆,妄自菲薄会让我们错失良机。如果无法做出客观可靠的判断,就请教上司和同事,综合他们的意见建议。三是盘点自己的资源。比如盘点个人学习时间,在扣除上班8小时,睡眠8小时之后还剩下多少时间可以用来学习;盘点个人学习资源,个人是向上司请教、还是参加当地培训班,或者是购买专业书籍完全自学。四是了解自己的学习需求。到底是适应岗位需要,还是打算奠定扎实基础后有所发展,是希望达到单位独当一面,还是希望凭借写作能力有所作为。
外部情况包含两点:领导对你的期望和单位人才结构情况。一般而言,领导总是期望下属是个“多面手”,提笔能写,开口能讲,问策能对,遇事能办。但人无完人,材料写手必须清楚了解个人优劣势所在,在此基础上根据领导的期盼做合理规划。要单位当前的人才结构,是因为个人职业规划必须考虑周遭环境的影响和制约。单位的人才结构情况对个人发展有着不可忽略的影响,如果新人不了解单位人才构成之中的老中青比例、主要笔杆子年龄、其他宣传信息写手的特长等情况,就难以实现差异化竞争。
通过内外两个方面的情况收集、分析,有利于材料写手结合单位实际和各人实际,制定切实可行、操作性高又符合领导期望的个人学习计划,这样也有利于整合内外部资源,助力个人职业规划和发展。
第二、制定学习目标
没有树立明确的学习目标就开始努力,就好像加满油的汽车在街上闲逛一样,可以看到很多有趣的人事物,但开到燃油耗尽也不会到达目的地。所以,我们公文初学者的首要任务就是制定学习目标。
制定学习目标要把握三个原则:一要清晰具体。什么叫清晰具体?我要成为大文豪这种就是不清晰的目标,“我要熟悉部门业务,能独立起草部门专项工作报告、年度工作总结,较好完成重要会议上的领导讲话稿”这些才叫清晰。二要科学合理。什么叫科学合理?就是“不高不低,不紧不慢”。不能一开始学习就树立要拿诺贝尔文学奖的宏伟目标,但也不能以完成单位简报信息为学习目标。要略微超出舒适区,却又不能太难以达到,简单来说就是要有一定的挑战性,但要控制难度。在时间上,既不能过于宽松,也不能设定分秒必争的时间期限,因为过重的学习任务和太过紧张的学习任务会让学习者迅速崩溃。三要可衡量。如何衡量你是否达到目标事关重要,你必须思考,到底是以部门领导的意见为准,还是以办公室主任和其他同志对你的评价为准,或者以你发表的作品为准。一般而言,需综合以上多种意见才能做出客观判断。
第三、了解作者特长
制定学习计划之后,就要选择适合自己的公文写作辅导书了。在选书之前,我们要明白“寸有所长,尺有所短”的真理,任何时代,任何作者都有自己的局限性。同样的公文写作高手,高校教授的长于理论研究,短于实践运用;官员作家长于实践运用,短于理论阐述。这是由作者本身的专业特长和工作经验上的局限性,至多做到优势突出,劣势不明显,很难有达到两全其美的境界。
如果继续细分下去,我们还可以发现“两办”出身的作者大局意识强,宏观论述精,但广而不深,而有多部门多岗位锻炼经历的作者阅历丰富,博采众长,操作性强,但博而不专;在同一部门长时间深耕细作的作者,专业知识雄厚,问题剖析深刻,但专而不博。
可见,不同职业、不同经历的作者所撰写的辅导书都是他们对工作经验的总结提炼,各有所长,各有所短。我们在选书择书时要做到“博采众长,择善而从,适时而变”,即,不同水平、不同形势、不同阶段要选择不同的辅导书。
适合自己的才是最好的
名医治病讲究“对症下药”,名师教学讲求“因材施教”,文秘新人择书就要讲求“因人而异”。因此,对于基础较差的学习者,最适合的辅导书其实是讲解遣词造句的语法书;对于基础较好,但未系统学习公文知识的学习者,最适合的书是讲解公文概念、格式的辅导书;对于进阶级别的学习者,最适合的辅导书是详细讲解谋篇布局、升华主题、突出亮点的辅导书;对于熟悉掌握公文写作技法的老秘来说,一般的辅导书已经看不上眼了,他们需要的是具备思想性,前瞻性的专业书籍,否则长期爬格子会导致思想禁锢,毫无活力和创意。当然,有些优秀的辅导书较好地平衡了理论和实践的关系,达到了“高手不觉其浅,新手不觉其深”的境界。比如谢亦森和王群二老的书,可以让大部分学习者获得启发和思考,值得我们反复体悟。
“适合自己”说起来很简单,但是做起来未必容易。很多学习者都会错误评估个人的写作水平。比如,有次收到上级领导到某单位检查,他们政务信息简报这么写道“局领导陪同上级领导检查现场后参加了座谈会,并汇报了xx工作的情况。上级领导对xx的工作给予了高度肯定并提出了工作意见”。这样的表述并没有毛病,但是读起来感觉文气不够连贯,因为前后句之中的主语已由“局领导”变为“上级领导”,造成两个句子之间出现间隔,思维出现跳跃。不如改成“上级领导深入xx现场,对相关领域进行检查,并召开座谈会,听取xx单位的工作情况汇报,结合检查中发现的问题,对下一步工作提出意见。”这样修改后,突出了上级领导的主体地位,行文更加流畅。出现这样的问题,说明是作者的基础没有打好。正所谓“基础不牢,地动山摇”,字词句的运用基础知识没有牢固掌握,行文处处有漏洞,再精辟的思想也体现不出来。再精彩的内容也表现不出来。
因此,对于基础较差的学习者,最适合的辅导书其实是讲解遣词造句的语法书。对于基础较好,但未系统学习公文知识的学习者,最适合的书是讲解公文概念、格式的辅导书。对于进阶级别的学习者,最适合的辅导书是详细讲解谋篇布局、升华主题、突出亮点的辅导书。(此处推荐谢亦森和王群二老的书)对于熟悉掌握公文写作技法的老秘来说,一般的辅导书已经看不上眼了,他们需要的是具备思想性,前瞻性的专业书籍,否则长期爬格子会导致思想禁锢,毫无活力和创意。
不适合初学者的书
一是纯理论性不好读。这类书籍讲的是“内功心法”,多出教授之手,适合进阶学习者,但不适合入门级学习者。二是要求严苛的书不必读。通篇讲办公室人员要有“四心”“五原则”“六抓手”,要求学习者以最高标准做好每一件事,写好每一篇文章的。比如某著名老师提出公文写作不能频繁使用“要”字,但他提出这个令人耳目一新的提法之后下文却无法说个所以为然来,而且大家都很清楚在实践中毫无操作性。三是案例过少的不用读。公文写作是一门实践性很强的业务工作,如果工作经验不够丰富,学习者就难以学以致用,难以举一反三,读这样的书所获有限。
了解学习的规律
学习的规律只有一条——循序渐进,积少成多。我们可以理解学习者迫切希望提高写作水平,增长才干的愿望,但学习的规律不会因个人的愿望所改变,我们能做的,只是静下心来,细心挑选选择适合自己的书,掌握科学高效的学习方法,潜心用功,逐步提升,假以时日,必能有所进益。
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