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怎样做好你的时间管理?

怎样做好你的时间管理?

作者: 小渡渡 | 来源:发表于2023-10-21 12:52 被阅读0次

《时间管理》是一本讲述如何管理时间的书,它告诉我们把时间当作资产,充分高效利用,促使目标达成,实现价值最大化。

作者告诉我们,我们每个人的时间都是一样的,一天 24 小时,一年 365 天,谁能有效地利用好这些时间,谁就能收获更多。

《时间管理》强调,时间管理是以高效为目标,运用策略和技巧,帮助你尽可能有效地利用时间,而绝不是简单地去挤占休息、娱乐和睡眠时间。

时间日志是管理时间的重要方式,用日志记录时间,就是强化对时间的意识。作者建议我们也学会做时间日志,记录每一天是怎么度过的,每件事情用了多少时间,然后在一周结束时对自己的时间支出进行总结。比如把吃饭、睡觉、学习、看电视、上网、玩手机、工作、健身、娱乐和其它杂务这些事项所用的时间进行汇总统计,你会发现有几件事情是每天都会固定去做的,比如吃饭、睡觉;也会很清晰的看出你这一周在哪些事情上花费的时间最多,比如上网、刷微信。然后计算哪项活动占用了不合理的时间长度,在哪些方面投入的时间不足,这时候你就可以有针对性地对时间进行调整,减少不必要的时间支出,找出可以利用的时间。

要进行时间管理,首先就要设定目标。

所谓设定目标,就是在今天决定你 6 个月、1 年或者 5 年后,你想要在哪里,想要做什么。也就是说,你要想好准备把时间花在什么事情上,为了什么而花。

高效利用时间的人都有一个共同特点,就是对自己的人生有清晰的规划,知道自己的目标是什么,每一个阶段的奋斗有什么意义。他们的忙碌是充实,而不是庸碌。

你所拥有的时间就只有那么多,如何运用你所拥有的时间对于你的前程至关重要。时间花在什么地方,你就会成为什么样的人。

那我们怎么设定目标呢?作者给了我们要遵循的四个标准,一是有具体内容,二是有时间范围,三是有重要性,四是有可操作性。

工作、学习、生活都要有明确的目标。有了明确的目标,有了不同阶段的时间规划,你会在这个跑道上奋力奔跑,想尽一切办法去实现它。目标让你流逝的时间变得有意义。

作者告诉我们,时间是有限的,每人每天只有 24 小时,既不会增加也不会减少,固定不变。

要想让你所拥有的时间发挥最大效用,只有在提高效率上下功夫,运用时间管理策略最大限度地利用好每一个小时。

第一个策略是:制定计划,合理安排时间,助推目标实现。

计划对我们并不陌生,上学时我们要做学习计划,工作了我们经常要做工作计划。有了计划,我们就知道在什么时间做什么事;先做啥,后做啥,让我们的时间得到合理的分配和高效利用,最后促进目标的达成。

所谓计划,简单地说,就是提前决定在某一个时间段内,你要做的具体事情是什么。计划就相当于我们为目标实现做的准备工作。比如,公司要开年会,为了保证会议如期召开,顺利进行,我们需要提前做出会议计划。首先是,确定会议的时间和地点,什么时候召开,在哪里举行,在公司里还是需要到外面租场地。接着,要明确参加人员,除了公司人员,是否需要邀请嘉宾。然后,就是决定会议内容,什么时候做工作报告,什么时候组织活动,还有颁奖时间、确定主持人、购买奖品等等,这样就形成了一个完整的推进计划,然后按照这个计划有条不紊地开展各项工作,直到会议圆满结束。

第二个策略是,创建任务清单,确定事项优先次序,提高做事效能。

创建每日任务清单,就是你在一天的开始前,将当天要完成的任务写下来。比如你可以这样列出事项:开会研究机构调整、写月度分析报告、下发会议通知、整理文件等等。

通过制作任务清单,你不仅可以有针对性地安排自己的时间,为你的每一天创建一个时间框架;还可以帮你减轻压力。因为任务清单可以让你直观地看到每一天的工作安排,而不需要总是用脑子去想当天要做哪些事,让大脑放下记忆的负担,可以更好地用来思考。

虽然创建任务清单是时间管理有效的方式,但是如果你把所有想到的事情都罗列出来,还是无法做到时间管理。

四象限是著名管理学家史蒂芬·柯维提出的时间管理理论。按照这个法则,我们可以将事务分成四个象限:重要又紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不紧急也不重要。按照四象限的执行顺序是:我们首先要处理重要且紧急的事,接着完成重要不紧急的事,然后做紧急不重要的事,最后做既不紧急也不重要的事。

如何确定事情优先次序,作者还提到一个方法,就是运用二八定律。

二八定律的含义是:你的 80%的成就来自于你的 20%的行为。

二八定律的启示意义在于:我们要认识到所有事情都有主次之分,千万不要平等对待每一件事情。只要我们将更多的精力投入在能够为我们创造最大价值的那 20%的事情上,那么最终的收获一定会大于将整件事都做得面面俱到。

任何事情都可以分成两类:一类是“次要的多数”,占总数的 80%,但对总体效果只有 20%的影响程度;另外的 20%属于“关键的少数”,却能产生 80%的成效。抓住那个关键少数,你就可以解决大量的问题。比如说,销售人员的 80%的收入往往来自他们 20%的客户,投资者 80%的收益通常来自于他们 20%的投资。

第三个策略是:充分利用碎片化时间,达到“创造时间”的目的。

作者认为,即使时间是有限的,一天只有 24 小时,但我们还是可以采取一些方法,把没有成效的时间转变为富有成效的时间,这就如同变相地为自己“创造”出更多的时间。

第四个策略是:将有效时间和有效精力匹配起来,实现效率最大化。

作者告诉我们,有效的时间管理不仅仅是寻找一天中的额外时间,还要将你的有效时间和有效精力匹配起来。

时间对每个人都公平,可不同的时间段在不同人的手里产出的效益也确实有着高低之分,精力就是主导时间“价值”的主要因素之一。

有科学研究显示,每个人一天之中有一段时间注意力是最集中的,比如那些属于“早起鸟”型的人,在清晨状态最好;属于 “夜猫子”型的人,晚上做事最有效率。不同时间段我们的精力值不同,效率也不一样。把最重要的任务放在精力充沛的时间段处理,不重要的事情放在注意力不集中的时间段处理,工作效率将会得到很大提高。

为了让你的每一个小时都尽可能被有效利用起来,你可以尝试去找到自己感觉最清醒、精力最充沛的时间段。如果你认为自己夜深时工作效率最高,那就把最难的任务放到晚上做。如果你感觉自己在早晨头脑最清醒,做事效率最高,就可以选择在早上集中处理重要的、需要集中注意力完成的事情。这样你有可能在最短的时间内完成那些最棘手、最困难的工作。这就是有效的时间管理。

首先,我们通过记录时间日志了解了自己是如何利用时间的。俗话说:没有调查,就没有发言权。我们常常以为,每天的时间分配很有效,只有当你真正地开始记录你的时间后,你才知道时间都花到哪里了。当我们有意识地对时间的流逝开始高度关注,才能成为一个有效的时间管理者。

接着,我们就要确定目标,开始迈出时间管理的第一步。目标是我们的行为导向。当你确定了目标,就有了努力的方向,自然而然就会去采取行动,合理支配自己的时间,促成目标实现。真正的时间管理,是以目标为导向,提高时间的利用效率。

最后,我们详细讲述了四个时间管理策略和技巧。第一是,制定计划,合理安排时间,助推目标实现。第二是,创建任务清单,确定事项优先次序,提高做事效能。第三是,充分利用碎片化时间,达到“创造时间”的目的。第四是,将有效时间和有效精力匹配起来,实现效率最大化。

从分析时间支出现状开始,明确人生目标,利用时间管理策略,提高你的工作和学习效率。当你开始行动并坚持下来就会发现,原来你有那么多时间可以创造价值。

时间就是生命,对时间负责,就是对生命负责。我们无法延长生命的长度,但我们可以提升生命的质量,如何在有限的时间内创造出更多的精彩,关键就在于你如何利用你的时间。

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