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GTD:高效的自我管理工具

GTD:高效的自我管理工具

作者: 凡铭 | 来源:发表于2021-11-28 19:29 被阅读0次

    每个人每天都有24小时,不多也不少,所以人们常说,时间对每个人都是公平的。

    但,真的如此吗?每个人的固定时长是一样的,但时间效率却因人而异、千差万别,如果能做到让自己的时间更高效,那岂不是比别人多活了一个人生?

    我们从小一直到高中毕业,可能都不需要时间管理,因为几乎全部时间都用来学习了,作为一名学生,没有各种繁杂的事物要去管理。但当我们进入大学、进入职场以后,情况变得复杂起来,事情会变得多起来,因为处理不好这么多繁杂事务,很多人常常陷入拖延、焦虑、自责之中难以自拔。

    我们为什么会被复杂的事物困扰?因为我们的大脑就像是CPU,它的核心作用是处理事物,而不是存储信息。但有些人不知道大脑的这一特点,让杂乱的信息不断地在头脑中打转,他在自习室看书时老想着自己要买一款蓝牙耳机,在背单词时老想着明天的高数课作业还没完成,总是无法专注于当下的事,最终什么也干不好,在焦虑中惶惶不可终日。

    而GTD就是帮助我们整理这些事物,更好地管理时间,最终在面对各种复杂问题时,能够做到条理清晰、心静如水。

    GTD的全称是Getting Things Done,是一种时间管理和自我管理的方法。

    GTD的核心原则是:通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来,通过这样的方式,头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。

    GTD的实践方法

    第一步:收集

    找一个下午或一整天不被打扰的时间,把自己所有的电子文件、实物文档和脑袋里的想法、计划都整理一遍,把他们整理到电子文件夹或实物文件筐里。结果你会得到一系列的事项清单,比如:考过英语六级,考取驾照,参加XX比赛,写一份中英文简历,找一份本专业实习,给女朋友买生日礼物,跟朋友出去喝酒……

    第二步:明确意义

    面对自己收集到的众多事项,问自己两个问题:1.这是什么?2.需要我采取行动吗?对于没有意义、没有价值的事项可以直接删除,有舍才有得,如果芝麻西瓜都想要,往往什么也得不到。

    第三步:组织整理

    在执行这一步之前首先要区分清“项目”和“行动”这两个概念,项目是指需要多个行动后才能实现目标的事项,比如考过英语六级,它需要背单词、练习听力、提高阅读能力、大量写作文等等一系列的行动作为支撑。而行动是指每一个单项可执行的具体动作,比如做一套英语六级模拟题。

    对于项目,我们要将其拆解为行动。因为通常一个项目是具有一定挑战的,需要消耗的时间较长,消耗我们的精力较多,当我们面对这些复杂的项目时,我们的大脑第一反应就是畏惧,这是本能,是身体的自我保护机制,但对于完成这个项目而言,这种畏惧直接导致了拖延。所以我们要将项目拆解为行动,这样大脑就不会畏惧,这也是我们完成项目的第一步和关键一步。

    将项目拆解为行动后,我们就得到了一系列行动清单,我们要做的就是把这些行动分成5大类。

    1.下一步行动:立即要执行的内容。

    2.委派别人:可以交给别人去执行的内容,尤其是在职场中,此类内容非常常见。

    3.日程表:如果一个行动有严格的时间要求,比如给女朋友买生日蛋糕就一定要在生日当天完成,对于此类内容我们把它放在日程表里。

    4.情境触发:在特定的情境下我们才会执行的行动,比如当朋友邀请你去家里吃饭时,你就要买一些水果或者小礼品。当你女朋友龙颜大怒时,你就要跪搓衣板。

    5.未来可能:当前不会执行的事项和当前用不到的资料都可以放在这个分类中,比如上网时偶然看到一个实习招聘,自己目前没有时间,就可以将这个招聘信息放到“未来可能”清单中,等到时机成熟时再回过头来执行。

    第四步:回顾反思

    回顾是GTD执行中的关键一环,回顾最好是每周进行一次,通过回顾,删掉已经完成的行动,把新项目分解成行动,时间充裕的话就浏览一下“未来可能”清单,也许现在已经具备启动这项事物的条件了。

    第五步:行动起来

    计划做的再好也是“纸上谈兵”,最终每一条行动清单都要付诸实践才有意义,生活才会真的简洁明朗起来。

    在执行一项具体行动清单时,有一个小窍门,就是“两分钟原则”,即在处理一项事物过程中如果遇到被打扰的情况,自己要评估一下两分钟能否搞定这件突如其来的干扰项,如果两分钟能搞定,那立刻去做,完成后继续手里的事项。如果两分钟搞不定,那就把它按照第三步中“组织整理”的方法把它分好类,然后继续回到手里的事项,结束后再去处理这个干扰项。而不是不假思索地直接转到干扰项中,那样我们的生活将会不断被打扰,乱成一团。

    知道不等于做到,对于这类实用型技巧,光说不练没有任何意义,只有行动起来,才会真切感受到GTD工具的强大力量,才会从中体会到生活的变化。

    时间无法管理,所有的时间管理的本质都是自我管理。GTD就是帮助我们自我管理的实用工具。

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