猛然发现，过去近一年，我写的最多的词竟然是“Dear All”。
还记得之前参加过的某场培训上，讲师就有提到：“你经常收到的邮件中，一定有来自培训部的！而且那些邮件大多都又臭又长，两遍读完，你可能还一头雾水。”
没错，这种事经常发生。
曾经有一段时间，我平均两天要发一封长邮件。
在此，有必要先解释下我所说的长邮件和短邮件的区别。
【短邮件】指的是：在“Dear All”和“Thank you and Best Regards”之间，一般只夹着一句“Please kindly refer to……for your reference/information.”
【长邮件】则是：在“Dear All”和“Best Regards”之间，夹着“First of all/Besides/Last but not least……”
你一定认为，写邮件这类无聊繁复的事务性工作对于职场老鸟来说是最基本的必备习惯，这中间大大小小的注意事项也只有在职场菜鸟面前才有必要拿出来老生常谈一番。或者，更简便也更常见的做法就是：直接发个模版给他/她，照抄便是。
而这些年，在不断模仿和实践中，我发现我不但爱上了写邮件，还从中获益不少！
算起来，这个历史原因可以追溯到大学时期。
大四那年，在备考BEC中级的时候，我奇葩地对写作部分的第一篇《写信》爱不释手！用“爱不释手”这个词并不夸张，原因是，在模仿了两篇高分范文并掌握了几句常规开头和结尾后，我就在校内（人人网）的日志里做了这样一件无聊之事——用三种从正式到非正式的不同口吻，分别写了三封表达自己现状及鼓舞人心的信，给所有朋友。
或许那天喝了什么上头的鬼东西吧。
不管怎样，从那以后，我就爱上了这种写作类型。
其实，工作上需要频繁撰写邮件也就是近两年的事。
这里指的“撰写”，并非那些只需复制黏贴之前的邮件模板，在日期等小地方稍作改动的惯例性撰写，而是指类似新项目或新工作的启动、进展等新邮件的撰写。
起初，我特别爱用从句和一些不常用的单词。一心想要展现所谓“高级感”的小心思简直败露无疑！
直到有一次，我洋洋洒洒刚拟完一篇有关圣诞员工活动的草稿后，就被告知没必要发这封邮件，我才意识到一个问题：
写邮件这件事儿，如果花费太多时间和精力在遣词造句、咬文嚼字上，那你真的是在浪费自己和读者的生命！
于是，我依依不舍地删掉了那封躺在草稿箱里的、通篇洋溢着节日气氛而事实上只需一张图片加一两句祝福语就能搞定的邮件。
同时删除的，还有那份莫名其妙的得意。
我开始反思。
我决定，我写邮件只遵循一个原则：目的清晰，重点突出。
我想，如果我没弄错，那么邮件的唯一及最终目的就是：
帮助读者划出重点、理清思路的同时，也自然帮助自己理清头绪。
请注意，这个目的的重点在后半句：
帮助自己理清头绪！
那么，“通过写邮件来帮助自己理清头绪”这件事究竟要怎么做呢？
按照我的习惯，如果要写邮件来向大家说明一件全新的事件，
—— 第一步，先在纸上列出所有重点
其目的在于：检查自己对整个事件/项目的熟悉程度，以判定按自己目前的水平是否可以开始写这封邮件；同时，这也是一份最好的邮件大纲。
所以，当你发现自己都还不是这方面的专家时，请立即关闭新邮件窗口，回家补习完再来。
我建议，你应该投入最多的时间和精力在第一步。做到位了，它就能让你事半功倍！
现在，如果你补习结束，熟悉程度已经达到八成以上了，那么请你回来：
—— 打开新邮件，开个好头
虽说一篇文章，好的开头往往是决定成败的关键所在，但我们现在是在写邮件。
一句温馨简洁的问候语 + 一句话概括此封邮件主要目的
我认为，这就是一封邮件最好的开头。
接下来，
—— 把之前罗列出的所有重点敲进文本，重新组织语言及排版
语言组织就不多说了，只需做到阅读通顺、语法无误即可。
说到排版，我通常喜欢用颜色鲜明的表格或分级项目符号来说明关键内容——这也是整封邮件的“重头戏”——这样的版面清爽且一目了然。
所以，这部分所投入的时间和精力应该排在第二位。
写到这一步，我相信，你已经开始获益了。因为：
1. 你对整个事件/项目的熟悉程度至少又增加了百分之十；
2. 你脑中展现的不再是一个个死板的字眼，而是一张清晰的图表；
3. 日后，当你需要向同事或领导口述这项工作或项目时，你就可以毫不费力地从脑库中调出这张图表，并且仅用几分钟就做到有效传达。
不过，先别急着“Thank you & Best Regards”哦！因为最后，你必须再花点时间，
—— 重新审阅一遍重点部分
这一步不仅是为了审阅文法，更是为了查漏补缺。
而这个时候，你必须扮演读者的角色，审查一下：
行文是否流畅？表达是否存在偏差？是否读一遍就能理解？重点是否一次全掌握？
千万记得：这不是高考作文，所以你有充足的时间做好自查工作！
另外，如果你能够抓住审阅这个机会，
—— 适当地添加一些你能够想到的任何值得注意的细节
类似“友情小贴士”，这绝对会让有心的读者感受到你的细致入微！
比如，在活动地点处备注好交通线路（甚至插入地图链接）；在报名方式中提供多种渠道；在参考资料旁附上更多获取资源... ...等等。
最后的最后，
—— 别忘了怀着感恩的心说句感谢的话，并且主动留下联系方式，以便别人向你提问
尽管你的联系方式可能就藏在你的签名里，但是你把它标明在结尾处，岂不更便于读者找到吗。
至于祝福语什么的，就依着心情来收尾吧。
以上仅仅是个人短小的职业生涯中，对写邮件这件可大可小的事儿的一些小心得。谈不上拿出来与人分享，更称不上是经验之谈，权当与人共勉。
往后再有体会，定当继续如实记录。
网友评论