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行为影响学家告诉你哪些小小改变能让开会更高效?

行为影响学家告诉你哪些小小改变能让开会更高效?

作者: fcad6dca665a | 来源:发表于2018-01-30 18:40 被阅读3次
    行为影响学家告诉你哪些小小改变能让开会更高效?

    开会是人们相互沟通、共享信息的一个重要途径。但如果沟通不畅,信息没有得到有效共享,会议就是无效的。

    那如何能够提高会议的有效性呢?这篇文章就引用行为影响学家的几个观点,来帮助大家提高会议的效率。

    第一个措施:提前提交信息

    有很多情况会阻碍或影响人们的发言,比如“权威人士”或“意见领袖”的观点会影响其他人的观点,比如压抑紧张的气氛有可能让到嘴边的发言又咽了回去……

    因此,在开会之前,你需要先做一步,那就是请参加会议的人在会议开始前提交自己的想法,这样做后,大家的看法和意见就不大可能受到他人影响了。

    这个方法对那种希望得到创新想法的会议尤其管用,请大家事先提交想法,往往能让更多的人的意见得到倾听,于是就能收集到更多新创想。

    例如,如果你面临一个问题或一项挑战,需要每个组员都贡献智慧,那么比起让每一个人都同时说出想法和建议更有效的做法是,请大家花几分钟,静静的想一想自己的主意,然后写下来提交给全组。

    第二个措施:组织会议的人最后一个发言

    组织会议的人往往并不知道自己的意见会影响大家,但这个现象却实际存在,而且十分普遍。如果一个经理或家长先把看法说了出来,小组成员往往就会下意识的听从,他们自己的想法和意见,就没有机会产生了。

    所以最好的方法是,组织会议的人最后一个阐明自己的观点,或者干脆将主持会议的职责交给别人,自己只作为一个发言者的身份参加。

    第三个措施:做个任务清单

    有时候会有一些看上去虽然不起眼,但杀伤力很大的问题影响会议的效果。比如,参会的人选不当,大家的经验不均衡,或者,关键的利益相关者没能全部参加。

    为了避免这样的问题,会议组织者需要做出一个任务清单,将上述问题涵盖进去,比如参会的人选是恰当吗?大家的经验是否平衡得当?有没有那种以积极正面的方式提出反对意见的角色?对照清单进行准备,可以避免很多可能的疏漏。

    第四个措施:合理安排会议的座次

    这个建议可能会让很多人感到惊奇,这是因为大多数人都不知道,会议的座位安排,能够影响人们的注意力重点。

    行为科学家通过研究发现:圆桌式的座位能够唤起人们的归属感,因此参会者更容易重视小组的整体目标,也容易被强调全组利益(而非个别人的收益)的信息和提议说服;而当座位安排呈现出带角的形状或方形的时候,效果刚好相反,这种座次安排,激发了人们对独特性的追求,因此人们更容易响应那些以自我为中心的信息和提议,容易表现出个人主义。

    这个研究对我们的启示是:如果会议的目的是创造合作互助的气氛,那么圆桌式的排位更有利,如果员工中有平素不大合群的人,这样做能激发他们的归属感和认同感;但如果团队领导者希望让团队成员为自己的行动负起责任,或者希望思维碰撞,那么正方形或长方形的桌形会更好。

    当然,某些会议既需要合作,也需要个人采取行动,因此可以在进程中调整桌形。例如一名会议组织者发现,会议初期需要大家团结合作,那么他就把这段时期的座位摆成圆桌式的,等到会议的重点转变成需要个人关注的议题时,他就可以把座位摆成方形的。

    此外,还有一点需要注意,为了防止“拉帮结派”的出现,会议组织者可以采用的另一个小调整是开会之前就把座位分配好,而不是让大家自行找座位,因为物以类聚,人以群分嘛。

    以上原理主要应用于管理领域,但生活领域中也同样适用,比如组织一个家庭会议,组织几个好友聚会等,都可以采用上面的方法让“会议”变得更高效。

    以上!

    (编号:95)

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