事半功倍的邮件合并

作者: 2队石头 | 来源:发表于2018-11-21 20:16 被阅读3次

大家好,我是小石头,天津人,一名草根出身的HR小白。

今天要和大家分享的邮件合并的应用。

邮件合并对于HR来说是个很重要的功能,我们平时要制作文档,而且是针对很多员工批量制作文档的,如果我们不知道这个功能,可能就要一个文档一个文档的来创建。会浪费很多的时间,今天用一个实例来进行分享。

我们常见的普通的文档,比如通知,任命,劳动合同确认意向书,年度薪资调整确认单,保险基数调整确认单等等,这样常见的一个人一页或几页的文档。是可以批量生产的。

接下来我们来看一下具体的操作方法。

前期准备:

1,制作标准文档(word文档),排版预留相关信息对应位置。

2,制作包含所有人员相关信息的Excel数据源。每个信息单独一列。列标题名称,有代表性,不能随便取名字。要有意识的与word文档中关联。

注:①保证版本相同。

②开始合并前,Excel必须关闭

③可以把已经准备好的word文档和Excel数据源放在一个文件夹里,方便工作梳理

操作:

1,关闭Excel,打开word

2,选择文档形式——在word文档里,找到邮件,找到开始邮件合并,点开下拉菜单,选择“普通word文档”

这个选项里包括很多不同的文件形式,后期大家可以根据自己的需求,使用。

3,选择文件(Excel文件,刚刚建立得数据源)——点开选择收件人下拉菜单,找到“使用现有列表”单击→出现“选取数据源”的对话框,找我们自己存放Excel数据源的位置。双击对应文件或打开→“选择表格”选中存放数据源的文件。

这一步的实际目的,就是要把我们的Excel和word建立链接,让word找到Excel数据源的相关信息,为word所用。

4, 单击”视图”选项卡——选择”大纲视图”→选中文档标题,点击“大纲”选项卡,设置大纲级别为“1级”

5,插入合并域——按照对应的位置,插入合并域。

6,预览→调整

日期格式调整:右键→编辑域域代码→输入“\@”YYYY年M月D日””确认

7,编辑单个文档——再单击“完成并合并”→编辑单个文档→全部→确认

(即可生成我们需要的信息的文档,直接打印即可完成。)

8,在“大纲”视图下→按Ctrl+A全选内容→显示文档→点击创建→保存(要存在新的文件夹里),即可创建已员姓名为文件名的子文档。

以上就是我关于邮件合并的简单分享,兴趣的伙伴后期可以试试。

文档我发到群里了。

事半功倍的邮件合并

大家好,我是小石头,天津人,一名草根出身的HR小白。

今天要和大家分享的邮件合并的应用。

邮件合并对于HR来说是个很重要的功能,我们平时要制作文档,而且是针对很多员工批量制作文档的,如果我们不知道这个功能,可能就要一个文档一个文档的来创建。会浪费很多的时间,今天用一个实例来进行分享。

我们常见的普通的文档,比如通知,任命,劳动合同确认意向书,年度薪资调整确认单,保险基数调整确认单等等,这样常见的一个人一页或几页的文档。是可以批量生产的。

接下来我们来看一下具体的操作方法。

前期准备:

1,制作标准文档(word文档),排版预留相关信息对应位置。

2,制作包含所有人员相关信息的Excel数据源。每个信息单独一列。列标题名称,有代表性,不能随便取名字。要有意识的与word文档中关联。

注:①保证版本相同。

②开始合并前,Excel必须关闭

③可以把已经准备好的word文档和Excel数据源放在一个文件夹里,方便工作梳理

操作:

1,关闭Excel,打开word

2,选择文档形式——在word文档里,找到邮件,找到开始邮件合并,点开下拉菜单,选择“普通word文档”

这个选项里包括很多不同的文件形式,后期大家可以根据自己的需求,使用。

3,选择文件(Excel文件,刚刚建立得数据源)——点开选择收件人下拉菜单,找到“使用现有列表”单击→出现“选取数据源”的对话框,找我们自己存放Excel数据源的位置。双击对应文件或打开→“选择表格”选中存放数据源的文件。

这一步的实际目的,就是要把我们的Excel和word建立链接,让word找到Excel数据源的相关信息,为word所用。

4, 单击”视图”选项卡——选择”大纲视图”→选中文档标题,点击“大纲”选项卡,设置大纲级别为“1级”

5,插入合并域——按照对应的位置,插入合并域。

6,预览→调整

日期格式调整:右键→编辑域域代码→输入“\@”YYYY年M月D日””确认

7,编辑单个文档——再单击“完成并合并”→编辑单个文档→全部→确认

(即可生成我们需要的信息的文档,直接打印即可完成。)

8,在“大纲”视图下→按Ctrl+A全选内容→显示文档→点击创建→保存(要存在新的文件夹里),即可创建已员姓名为文件名的子文档。

以上就是我关于邮件合并的简单分享,兴趣的伙伴后期可以试试。

文档我发到群里了。

相关文章

网友评论

    本文标题:事半功倍的邮件合并

    本文链接:https://www.haomeiwen.com/subject/uplhqqtx.html