认识Execl,突破理论

作者: 海洁百图 | 来源:发表于2018-11-14 17:52 被阅读7次

今天要开始我们Excel的学习之旅了,开启奋斗模式,进入正题!很多都是按储君老师的原话输出的,老师不要笑话我!等我找到自己的方法!

操作与技巧

1首先我们来说说突破理论,认识一下Execl不为人知的另一面!,

我们传统认知下的Excel无非就是电子表格,但实际上它不仅限于Exel ,像金山、WPS都属于电子表格的一种,为什么我们会把Excel 当做电子表格呢,因为在office中Excel是电子表格中做的最好的,所以我们把Excel当做电子表格的一个代名词。

“Excellent”大家知道是什么意思吗?

有的同学会说了,不就是超越的意思吗?其实Excel就是超越这个单词的缩写。

我们不能只把Excel 仅仅是当做电子表格,而要将它当做是超越的意思,那我们做出来的表格就不仅仅局限于表格,而是更加系统更加完善的信息!

目前我们用的最多的还是我们的Excel中的2010版本,现在呢2016已经有了。

下面呢我们注意一下版本的兼容性问题,就是我们将高版本的表格发送出去时,低于我们高版本的Excel是不能打开的,为了打开,我们将Excel的存储格式保存为97-2003版本,这样低版本的用户就能打开了。

很多初学者常范的错误呢就是,我的Excel的水平不行,是工具不好,功能掌握的不够多,这是不对的。一般Excel用的好的呢,他都是用最简单的办法去解决最复杂的问题,就像达芬奇所说的“简单是极致的复杂”

再次我们要构造一个知识体系!

按照步骤从基础开始操作到高级应用,在到达系统应用,分层的掌握,按照一定的指导思想,形成知识框架。

   基础知识,我们来对Excel的界面进行一些了解(附图说明)

最上边的左上角的一栏是我们的快速访问工具栏,它会让我们的效率加倍。比如说我们要对一组数据进行筛选,我们普通的操作呢,就会找到数

据然后点筛选,这样就比较慢,如果我们用快速访问工具栏呢,就比较快捷,怎么用呢,点击筛选后右键添加到快速访问工具栏,当我们按alt键

时它就会出现在第四个,点击即可。所以我们平时呢,就把一些常用的快捷键添加到快速访问工具栏

然后呢在我们快速访问工具栏的下方是菜单栏,每一个菜单里面都有它所属的工具和应用,我们可以一个一个的熟悉。

工具栏的左下方是名称框,这个名称框怎么用呢,今天先大致和大家说一说,以后我们会有专门的讲解。我们选中数据区域,然后在名称框里可

以定义数据区域,做求和或数据跳转时都很方便,直接输入数据区域,不用再去选择了。比如我们从另一个表格想跳转回去,我们就可以直接从名称框里去选择数据区域,再比如:我们相对B2到B10的数据进行求和,我们输入=SUM(数据区域),此时我们括号中的数据区域就不用手动去选择了,敲入我们在名称框里定义好的“数据区域”即可,是不是很方便!

紧接着右侧是我们的编辑栏,但我们在表格中输入内容和编辑公式,通过该拖动编辑栏的下拉箭头,就可以将我们编辑的公式和数据完整的显示出来。

左下角是工作表导航,我们选择其中一个sheet页,就可以快速的跳转到此sheet页

导航旁边是工作表标签,新建或删除工作表的标签会增加或减少。

右侧是工作表的状态栏,右键可以对表格下方的状态进行设置或显示等。

再右侧就是我们的显示比例,拖动滑块表格的大小会随着改变。

文件操作

快速新建Excel文件 Ctrl+N

展开功能区 Ctrl+F1

切换Excel文件Alt+Tab

打开文件Ctrl+O(英文字母O)

自定义缩放Ctrl+滚轮

复制Ctrl+C

粘贴Ctrl+V

保存Ctrl+S

另存为F12

快速锁屏(不锁屏,会被罚款200)Win+L

快速关闭Excel文件Ctrl+W

我们可以按照上面的方法快速的操作,很方便的,大大的节省了时间!

三个表

Excel打开后为什么会有三个表呢,原来他们分别是参数表,明细表和汇总表,方便我们对数据进行分析汇总。(见图)参数表是我们预先设置好的,明细表通过手工录入或者从系统导出,最后就把我们的明细表进行加工就有了我们的汇总表。

通过三个工作表我们总结出了Excel操作的七步走

开始-获取-规范-计算-分析-转化-输出(见图))

认识常用函数,让我们工作更加高效!

最新版Excel2016的函数大概有360个,常用的呢我们今天做了一个总结有51个,他们分别是数学函数、文本函数、逻辑引用函数、查找函数、日

期和时间函数、以及统计函数,我们可以通过编辑栏旁的插入函数按钮调出函数对话框,从里面选择我们需要的函数,或者在对函数忒别了解的

情况下手动输入。

规范化

1要求我们不能把不同类型的数据放到一个单元格,这样既浪费时间又不易于工作的操作

2单元格内为了后期操作整理规范,不能有合并单元格,也不能有空行

3不要用错误的日期格式,2018.11.14,这样的日期是不能进行运算的,还要手动修改,很麻烦。

自动化,可以利用一些小技巧或函数公式处理报表等日常工作,提高工作效率。

例如用VLOOKUP函数做引用,就不用我们一个个用肉眼去核对每一个数据,实现工作的高效。

可视化

俗话说得好,字不如表,表不如图。有时候图表的表达能让们的理解更简单,数据表达更直观,所以学好Excel图表也是我们日常工作中很重要的一项技能!


函数化

通常我们做多个表格的汇总时都要一个一个去加,那样很费时间,如果我们用SUM函数,就能很好的解决这个效率低的问题。

在单元格中输入公式

方法1=SUM('1:12'!H2)

方法2=SUM('*'!b2)

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