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我用每日工作清单治拖延症

我用每日工作清单治拖延症

作者: 山水凡人 | 来源:发表于2020-11-24 08:21 被阅读0次

    我是个不折不扣的拖延症患者。这个拖延症已经好多年了,在一般情况下外人是看不出来的,因为自己总有理由拖延,也总是会在最后截止时间把工作任务完成。但我自己明明白白知道这也是拖延症,还采取了不少措施,可就是久治不愈,明知故犯,屡治屡犯,顽固不化。

    主要表现是,自己能独自完成的事情一般不会拖延,而且对自己擅长的事、喜欢做的事,还会多做、提前做,甚至不惜时间和精力去努力做到最好、做到极致。然而对于那些难办事、自己不想做的事、与自己想法不一致的事(并非利益方面),或涉及多个部门或多人来完成的事,最容易拖延,有时甚至不到最后时刻不会动手,结果一件很平常的事情,变成了紧急的事情,自己不得不加班,有时还惊动别的同事也加班,把安排有序的工作计划打乱,让加班的同事也感到不快。我不是那种工作推诿的人,而是喜欢揽事、包办的人。什么事情都愿意接受,不善于拒绝的那种。

    虽然有拖延,还是很少出现不能按时完成任务的情况,但每次事后总结算盘时,总觉得该做的事情没有做得更好,不该做的事情又做了,可能也又没有完全做好。对于所做的事情,按照自己的能力和水平,如果时间充裕的话,应该可以也完全可能做得更好一些、更完美一些。

    针对在时间管理方面存在的问题,自己也多次分析、解剖自己,告诫自己,并对自己提出很多意见和改进建议,但遇到具体事情往往又抛之脑后。

    今年下半年,自己在研修时间管理方面的问题后,又把根治拖延症列入议事日程,曾给自己立下规矩:

    不该我做的事我不能做,并一定要在第一时间明确责任人、时限和质量要求(还是给自己留有余地,而不是不该我做的事绝对不做,事实上这也做不到),并告知责任人;

    能安排或委托他人做的事情第一时间进行沟通,并安排或委托给能胜任该工作的同事去做,同等情况下尽可能安排低岗位层级的员工去做,为临时工作或突发情况预留余地;

    需要多部门协调或多人配合共同完成的,第一时间进行碰头沟通,明确各部门或个人的工作任务、责任人、完成时间、质量要求及考核措施;

    对于只能是自己一个人要完成的工作,一律按重要和紧急程度排序,先处理当天最重要的(有些当然也是最紧急的)工作,再处理不紧急但是重要的工作,至于当天最紧急但不重要的一般都委托他人分头处理。

    尽量减少会议时间。能不参加的会议一律不参加,可以委派下属参加的会议尽量委派下属参加,事后掌握会议议定事项即可;部门内部尽量少到会议室坐下开会,一般工作就在办公室现场安排、现场沟通落实。

    并明确,凡事不允许拖延,除非是任务布置者的原因提出要延迟的,否则原则上按完成时限提前一天完成,任务紧急的临时任务尽量提前一个小时以上完成,一定留出机动时间,应对紧急的或意外的情况。

    对于自己职责范围内的工作,我每天将所需要完成的工作列出清单,注明完成时限、数量、质量,置于办公桌显著位置,随时可以看到。每天上午下班时和下午下班时进行核对,完成的就销号。没有完成的继续留在清单上,到下午下班时还没有完成但又必须当天完成的,就完成后再下班,不完成不下班。可以延迟到次日完成的立即列入次日工作清单,以免遗漏。

    从执行几个月的情况来看,虽然方法有点笨拙,但实际效果还是很明显的,以前工作日经常加班的现象逐渐减少,周末除非是临时任务,一般不再需要加班,其他同事的工作也能按时完成,申请加班的越来越少,有些人还能主动提出增加一些工作任务,或提前完成工作任务。

    工作上的拖延症虽可一时治愈,但很难保证不复发。关键是一旦找到好的治愈方法,就要持之以恒,象治疗那些人们常患的一些慢性疾病一样,必须时时注意,天天“服药”,形成习惯,长此以往方能不让其复发。

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