I
不知道大家有没有这样的体验,电话一响,A领导要你做这个事,电脑一响,B领导要你报份材料,微信一响,C同事询问政策法规。头皮一阵发麻,我先做哪个事?每件事好像都很重要,哎,顺着来吧。
(what)
经济学上,有个名词叫“机会成本”,简单来说就是在一个时间里,你做了这个事,就要放弃另一个事。那么问题来了,当我们面对繁杂的任务时,如何选择行动顺序呢?这里有个简便实用的方法,即“四标准法”。通过情景,时间,精力,重要等四个纬度分析各项任务,从而决定行动顺序。
(why)
面对多项任务时,要想高效完成每一个任务是需要考虑各任务的行动次序的,而“四标准法”为我们提供了一个分析任务特性,合理分配时间和精力,从而决定行动次序的方法。
(how)
使用“四标准法”确定任务次序,可以由以下步骤进行:
1.确定情景,明确各任务所需条件,及目前所处条件适宜完成那些任务。
2.分析时间,粗略估算完成每个任务所需时间,合理分配。
3.检查精力,评估目前身体和心理状态,确定目前状况可以高效率完成哪一类任务。
4.将各项任务的重要性进行排序。
(where)
“四标准法”适用于自己可以自我掌控任务顺序的场景,而面对有强大外因的情况下,例如,上级交代必须在某个时间段完成某项的任务的时候,“四标准法”就不太适用。
A1
被繁杂的任务折磨到焦头烂额的体会太深刻了。
记得,我第一次担负单位值班任务时,适逢单位进行重大活动,值班那天,桌上电话,手机几乎没有停过,不停的有上级指示,通知;兄弟单位请求协调的事宜;下级单位报送的各类材料;自己对口业务线的工作。我不停的记录着,不停的回复,请示,协调。一天下来,我翻阅工作记录,结果还是有几个重要事情遗漏了。第二天交班时,没有意外的,被批个体无完肤。
反思:
出现遗漏工作的原因是没有规划好各项工作,没有安排好各项工作的行动次序,完全是“脚踩西瓜皮,滑倒那里算那里”的打乱仗,不出问题才是奇迹。
A2
场景构建:
今天轮到我负责单位值班,恰好有上级工作组来单位检查工作。
目标:
1.完成好值班任务,配合上级做好检查工作,业务口的工作按时完成。
2.通过实践“四标准法”,学会合理安排任务的思维。
步骤:
1.确定情景,值班室业务口资料少,业务口的工作不便展开,放在晚上加班时。配合上级检查和值班任务没有影响。
2.分析时间,配合检查要花费比较多时间,值班任务多为记录和协调,不太花费时间,按每2小时的间隔集中办理一次。
3.检查精力,检查中要临时处置很多任务,所以要高度集中注意力,值班工作相对固化,可以趁此休息一下。
4.确定任务重要性,首要任务是配合上级检查,上级所需的各项材料,临时任务应优先完成,其次是在配合上级检查的空隙期间,完成值班任务,最后是在对口业务部门做好情况说明,暂缓业务口工作,晚上加班完成。
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