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day 20 鼓起勇气,揭开数据透视表神秘面纱(二)

day 20 鼓起勇气,揭开数据透视表神秘面纱(二)

作者: Office职场小叶 | 来源:发表于2018-08-20 22:23 被阅读62次

小白:储君大表哥,昨天说了数据透视表的创建和美化,今天说什么呢?

储君大表哥:嗯.....今天我们就说说数据透视表一些高级应用吧。

小白:啊!高级应用,会不会很难啊?

储君大表哥:每天进步一点点,一年后遇到不一样的你。

数据透视表可以说是Excel中最强大的武器之一,无论是排序、筛选、计算、函数还是图表,它都能搞定,而且它还提供了切片器、日程表等交互工具,可以实现数据展示的智能化。

这次,小叶悄悄告诉你们Excel数据透视表的7个秘密。当然,如果有1个及以上的秘密是你之前不知道的,就果断打赏转发吧。(如果你全知道,呃……大神求带~)

1、手动刷新和定时刷新

在用透视表分析数据时,如果数据源(原始数据)发生变化,不需要重新生成数据透视表,可以手动刷新,保证透视表的结果与数据源保持一致。

方法1:在透视表中的任意单元格上单击鼠标右键,点击【刷新】,刷新一个透视表。

方法2:在【数据】选项卡中单击【全部刷新】,刷新工作簿内的所有数据透视表。

手动刷新

如果数据源记录的数据信息变化较为频繁,还可以设置数据透视表自动更新。

方法1:打开工作簿时自动刷新,在透视表中的任意单元格上单击鼠标右键,点击【数据透视表选项】,单击【数据】选项卡,勾选【打开文件时刷新数据】,单击【确定】。

自动刷新设置

注意:在原始数据中增加记录时,数据透视表直接刷新不出来,必须在建立数据透视表之前,对数据源进行创建表,就是我们所谓的超级表。

对这一内容感兴趣的小伙伴可以关注小叶接下来的教程哦。

2、快速统计重复项目

小叶之前介绍过四种方法筛选重复数据,包括高级筛选法、条件格式法、函数法。这次用数据透视表法统计各地区人数。

快速统计重复项目

3、合并对齐,透视表美化

在数据透视表中,文本格式会默认为左对齐,数值格式的默认为右对齐,有重复项目时会在第一行或第一列显示,其他行或列为空白单元格,为了是数据透视表更美观,更具可读性,需要数据透视表以表格形式显示,并且合并居中。

【设计】-【报表布局】-【以表格形式显示】,在数据透视表中的任意单元格单击鼠标右键,【数据透视表选项】-【布局和格式】-【合并且居中排列带标签的单元格】-【确定】。

合并对齐

4、自定义排序

数据透视表创建完以后,可以使用Excel中的“排序”功能对透视表中的某个字段进行排序。

Excel中汉字的排序通常是依据汉语拼音的顺序,可以升序,也可以降序,如果需要对关键字进行特殊要求的排序,则需要使用自定义排序。

【文件】-【选项】-【高级】-【常规】-【编辑自定义列表】-【自定义序列】-【从单元格中导入序列】-【导入】-【添加】-【确定】,右键单击数据透视表,【排序】-【其他排序选项】-【其他选项】-去掉【每日更新报表时自动排序】-下拉【主关键字排序次序】-选择导入的要求的顺序-【确定】-【升序】或【降序】

自定义排序

5、新增“计算字段”

现有数量、金额字段,如需单价字段的话,可以直接插入“计算字段”来做利润的统计分析。

【数据透视表工具】-【分析】-【字段、项目和集】-【计算字段】-输入字段名称-输入公式“=金额/数量

新增-“计算字段”

7、强大的“值显示方式”

“值显示方式”可以快速对数据进行分析。2016版数据透视表内有14种显示方式,其中各种形式的百分比,为我们最常使用的功能。

例如:已知每个销售员销售数量和总金额,需要计算两个数据,一是销售员数量占总数量的多少,二是销售员的金额占总金额的多少。

增加【数量】值字段-单击第一个单元格右键-【值显示方式】-【总计百分比】,结果即为每个销售的数量和金额占总数量、总金额的多少。

好啦,小叶今天就讲这么多了。大神求带~~~~~~储君大表哥~~~~~~

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