几年前，我在一家服装企业做咨询的时候，提到了其中一点“熟悉行业、熟悉各岗位的岗位职责及岗位说明书”，事后有一部门经理半笑不笑地问“来一个人就折腾一次岗位说明书，岗位说明书有用吗？”销售总监也来说“岗位说明书上的岗位职责都是些套话、官话，似是而非的话，对我销售具体业绩的达成有指导作用吗？”，另一个部门经理也来了句“我去找某某沟通协调工作，他反而把岗位说明书拿出来说上面没他这条职责？”……….
事后很久乃至到现在，我也一直在思考为什么有人质疑《岗位说明书》和岗位职责没用呢？
诚然，对于人力资源部门的人来讲，《岗位说明书》是招聘信息发布，人员配置、培训、调薪调岗转岗，提取绩效指标等人资相关工作的依据之一，但对于非人资部门的人来讲，《岗位说明书》是天下文章一大抄.
那么，暂且不论这种言论是否正确，基于这种现象，在做人资工作或做人力资源管理咨询的项目时，我们应该深度思考的是为什么要制定岗位职责撰写岗位说明书？目的何在背后真实的需求又是什么呢？
最近，通过对几家客户企业进行深度地访谈调研时，我发现企业制定岗位职责撰写岗位说明书的初衷是直奔企业的问题去的。那么企业的问题有哪些呢？无外乎管理问题太多和责任不清。因而，我们就试图通过梳理岗位职责来倒逼责任划分和问题的解决。
但事实上呢？即便我们梳理并完善了岗位的职能职责，洋洋洒洒地撰写出了详尽近乎完美的《岗位说明书》，却不能使管理问题减少，也不能杜绝 “推诿扯皮”的现象，反而成为 “推诿扯皮”的依据。
那么，为什么很多管理者或咨询师依然首先寄托在明确岗位职责撰写岗位说明书上呢？某种情况下，每一个人会觉得，很多事情不应该我做的却要我去做；很多责任不应该我担的却要让我去担。
基于此，都建议把岗位的职责制出来，然后再对应到岗位上的人。其实，带着这种目的制定出的岗位说明书，背后有着“管理的懒汉思想”，虽然明确了，但却成了推诿工作的依据，这就是为什么我们制定的岗位职责既解决不了问题，也分不清责任的根本原因。
那么怎么消除对岗位说明书作用的质疑呢？
其实，制定岗位职责撰写岗位说明书本身是一个非常好的管理行为。究竟应该怎么样比较合理的确立的岗位职能职责撰写岗位说明书呢？优先次序是什么？建议有如下5个步骤：
1、首先要明确企业管理的组织架构
战略决定架构。撰写岗位说明书前，首先要明确企业管理的组织架构。而且在设立组织架构的时候，要考虑“三权分置”原则。“三权分置”，是指具体事务的决策权、监督权、执行权要分属不同部门或岗位，不能集于一身。比如，在生产管理活动中，PMC部行使生产计划任务的决策权；生产部执行具体的生产计划任务，行使的是执行权；财务部、销售部等行使的是监督权。这就是“三权分立”，通过“三权分立”避免了生产的随意性。
尤其要注意的一点是管理要遵循等边分配的原则----岗位有多大的权力，就能享受相应的利益，同时要应该承担相应的责任。
2、第二步确定部门职能
当我们的组织架构图设计出来以后接下来的步骤就是明确部门职能，例如，在组织目标和整体架构下， PMC部、品质部、人力资源部、生产部、技术部、研发部、销售部等各个部门的职能是什么？这个时候就要把细化明确下来。
3、第三步建立健全流程、制度
当我们把组织结构、部门职能都确定好以后，要进行流程制度的建设。流程制度的建设就是运作规则的明确。包括横向部门各个岗位之间的流程如何相互链接？相关的制度规定有哪些？流程制度的设计过程，是不断优化的，也是我们确立岗位职能职责必须要走的一个过程。
4、第四步 岗位职能职责的确定
一定要把前面三步都做好以后（不要省略第三步），才来梳理并确定岗位的职能职责进而撰写岗位说明书。职能职责的确定，是顺势梳理出来的，不是坐在办公室制定出来的。它需要通过1组织结构设计、2部门职能的确定、3流程制度的建设等过程，否则就易出现不落地不能执行的职责，就有可能被质疑。
5、不断地优化调整
当岗位的职能职责制定好了岗位说明书也撰写好后，并不代表能够一劳永逸，还要据公司战略和组织发展的情况，不断地去调整和优化，而且调整和优化一定是从第1步、第2步、第3步、第4步中每一步按序进行，只有这样才能够让我们的职能职责起到它应有的作用。
岗位的职能职责是逐步地梳理出来的，岗位说明书的撰写也是基于明确的部门职能。要从人、事、流程、制度实际出发，要从组织结构的设计，部门职能的确定，流程制度的建设抓起，然后再来梳理出各岗位的职能职责撰写岗位说明书，最后不断地优化，不断地精进，才能够尽可能地避免职责落空、推诿扯皮，才可使让管理处在一个良性的状态，提高组织效率，落地和执行，才能使岗位说明书以及岗位职责发挥应有的作用，才能降低被质疑的可能性。
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