《如何科学应对忙碌》

《如何科学应对忙碌》

“忙”是不能避免的，这辈子都不能避免的。做一个输出价值的忙碌者。只是因为很多事而团团转？你确定这样的状态能持续很久吗？来，我们一起讨论一下怎么用学术精神应对忙碌

面对“忙”这个事，有三个大前提。首先是，人的精力是有限的，时间也是，效率会随着精力下降而指数式降低；第二点，整理和计划工作，并不是浪费时间，这点需要强调；最后，“忙不出错急出错”，科学应对忙碌的本质是科学面对焦虑。

“做快点，再快点，再！再快一点！”，“做完这些，做完这些就不忙了！”我们心里总是这么想。实际的情况会让我们大跌眼镜，【数据】。在职场里面，任务的输入节奏是可以看出来的，小到一个月，大到年度，在保证任务完成质量的前提下，任务量只会增多，办公效率（或者说职业价值的输出）并非简单的你追我赶，单纯把“解决任务的速度”和“任务增加的速度”来做对比，很容易会陷入死循环。而死循环的时候，我们也会这么想——“这样就可以了”、“够了”、“差不多就行了”。验收标准的降低、完成质量的下降，往往导致很高的返工率，重制就推翻了之前一切努力，任务又回归原点。更糟糕的，当我们处于极度的忙碌的时候，沟通在我们心里的有限度就会降低，在职场交际中会带来潜在的、隐形的负面影响。谁也不想听见“我很忙，别烦我，等会再说”。

fine，知道乱忙有多糟糕了吧。但很多时间大师和管理大师都已经给出了解决方法。

首先时间是有结构的，建议大家可以看看《睡眠革命》这本书（我们的嘉颐策划部主管谭佳在这个月做了一回《睡眠革命》的讲书人，大家可以找她交流交流），人在9:30睾酮分泌增加，神经兴奋性会增强，于是乎在10:00的时候人的灵敏度最高，在14:00的时候人的协调性最高，15:30的时候反应速度最快，这是脑科学。我们根据人体在不同时间段的状态安排不同性质的工作，就能较大地发挥我们大脑和肉体的潜能。

其实任务、事情也是有结构的。以我的自己的例子，一般可以分成：计划规划、策划、协调沟通、执行性工作、跟进和局部总结概括。在不同阶段，任务效率面临的问题不同，不同的效率问题用独特的方法去解决。例如在协调沟通和跟进性工作里，我会先在微信上和对方沟通，在5~10分钟内没有反馈或者需要延后处理的情况下，再设置微信提醒。通常是一个小时后，不是很急的事情会设置在下午两点或者第二天的九点半。设置完提醒，把这件事情抛之脑后，把注意力放在其他事情上，等到提醒了才继续跟进该事。而在执行性工作上，我会想清楚步骤，做好任务清单（list），根据list去执行。把需要思考力和执行力的工作分开，效率会明显提升。

拆解任务结构，根据任务特性去设计一套行之有效的流程（或者是任务list），处理事情效率会随着习惯的养成逐步提高。

一般一天工作时间最多也不超过14小时，面对数不清的工作量的时候，就像是自己拿着100块走进超市，买齐全家需要的东西是不可能的，只能把钱花在最关键、最有价值的地方。在工作开始前计划好时间的使用，什么事情最重要，什么任务及时交付能产生最高的价值，要先有自己的判断标准。我自己的常用的判断标准有：“下一步处理、紧急、有空再说、记录整理”和“会耽误项目、可以迟点、不做也可以、领导说的”。把优先级最高的任务放在前面做，不能判断任务优先级的，和上司及时沟通，让ta帮助你（不要让领导觉得你把判断交给他了，而是让上司觉得他帮助你理清了思路）。重要而又无法及时完成的任务，不要让他留在自己手里，让同事帮助你，让上司重新分配，总有解决办法，分工分责，要多动用情商解决“无路可走”的情况。在规划时间的时候也要注意留一些缓冲时间，给自己多一点余地。

当然，除了时间，精力的分配也十分重要，这点可以关注一下“注意力能量”理论。如果有机会我们可以再探讨。

返工是最糟糕的一种情况。事情出错就很容易出现发返工的情况。“忙不出错急出错”这句话说的非常好，错误最容易出现在人焦虑的时候。在我看来忙的本质更多的可能是焦虑的问题。前思科全球副总裁林正刚老师，和日本经营四圣稻盛和夫，都说过这样一句话“不要有感性的烦恼”，我认为这点正是解决“忙”的治根之法。怎么做到忙而不急？个人的经验——调整呼吸节奏。人是根据参照物来感知时间的，例如太阳的移动速度，平静状态下的心跳节奏，音乐节奏，时钟秒针的跳动的声音间隔……人的呼吸和心跳是我们感知时间最重要的标准之一，我们可以通过调整呼吸节奏来控制心跳，从而影响我们对时间的感知。深呼吸也能帮助我们的肺泡在短时间内获取大量氧气，增加血液含氧量，增加我们的思考效率。而关于“感性的烦恼”和焦虑的处理方法，我还没有在短时间非常有效的处理方法，除了药剂，只能靠修炼了吧。

时间不够用，问题也不一定出现在效率上。高估效率的重要性、低估思维的重要性，在面对脑力工作上会遇到思考力阻滞。关注工作效率、忽视思考效率，也是我们浪费时间的原因之一。高估意志力、低估驱动力，是什么驱动你去克服一个个困难去执行？找到动机往往比盲目信赖我们自己的意志力更有效。高估自己的认知、低估原则的作用，所有复杂的事情，都应该有简单的原则可以参考，大道至简嘛，我相信多观察，多总结，总能找到的。

平日多得绵总和平哥指导，结合自己在工具上的优势，在办公效率的精进上慢慢走出困局，当然少不得老兄林雅伦的协助，感恩前辈朋友的建议和协助。讲得不是很系统，我相信和大家一起交流探讨的机会很快就会来，让我们一起期待吧。