【案例解析：HR如何建立员工回访机制?
公司是新成立的互联网公司，领导想要在内部收集员工对公司的意见，以便给员工更好的环境也让公司更人性化更规范，因此让我们HR做内部员工诉求管理机制和中层管理者的监督工作。
这个机制要怎样建立，如何操作才能让员工回访机制良好运行呢？
HR如何建立员工回访机制?】
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【摘要：本文第一部分分享了建立员工回访机制的目的的必要性；本文第二部分分享了建立员工回访机制需要注意的相关要点。】
一、明确机制目的：
题主可能会说：“关于建立回访机制的目的，我在题干中叙述的非常清楚了——领导想要在内部收集员工对公司的意见，以便给员工更好的环境也让公司更人性化更规范，因此让我们HR做内部员工诉求管理机制和中层管理者的监督工作。”
但是，我必须给题主强调的一点是——对中层管理者的监督工作，这一块，我建议题主所在人力资源部不是通过回访机制来实现，而是要通过建立适合贵司情况的绩效考核体系来实现。
为什么我会建议题主所在人力资源部通过建立绩效考核体系来实现相关目的呢？中层管理者的作用承上启下，HR在专业度方面，我在这里所说的专业度是各位中层管理者所负责的业务模块的专业度——HR首先是不具备的，试问题主所在人力资源部如何去监督中层管理者？退一万步说，即使授权HR部门去做监督，中层管理者的内心是否舒服？人力资源部是否有那个权威性？
所以，中层管理者的监督的目的如果是为了提升组织绩效的话（人力资源部所有的工作其实都是围绕着此目的进行的），从上述角度来看，对中层管理者的监督不应该是在回访机制目的中所囊括的。
通过题干题主的表述，剩下的表述有两方面：
1、内部收集员工对公司的意见；
2、给员工更好的环境也让公司更人性化更规范。
以上两方面的拆解，其实可以把贵司建立该机制的目的细分如下：
1、加强公司与员工的感情交流；
2、采取适当方式收集员工对公司各项管理规定执行过程中的意见与改进建议；
3、体现公司对员工的人文关怀，从而维护和提升公司形象、提升员工忠诚度。
当然，我归纳的目的细分可能不太贴合贵司的真实目的，毕竟我这个细分是基于题主在题干中的只言片语，建议题主可以根据贵司的实际情况，跟贵司相关领导把建立回访机制的真实目的理顺清楚，只有这样，在建立机制的过程中，贵司人力资源部才不会忘记初心、采取的措施也有针对性。
二、采取适当措施：
在贵司人力资源部明确建立机制目的之后，为有效建立机制，可以采取的相对措施罗列如下：
1、意见收集组织机制：
建议成立“意见收集及解决问题”领导小组，领导小组的职能就是通过员工反馈的意见发现问题并做出如何解决问题的决定——如指派给哪个负责部门去解决具体问题。
具体的领导小组成员组成、小组的真实职责，建议题主跟贵司相关领导请示决定，人力资源部的负责员工关系的同事可以作为员工意见收集主要负责人——可以称为“回访专员或主管”。
2、意见收集信息机制：
为提升工作效率，给员工充分准备的时间及抛却反馈的意见，可以建立如下意见收集机制。
1)专门电子邮箱：该邮箱为专门收集员工意见邮箱，由专人负责；
2)实物意见箱：可以在公司指定地点设立实物意见箱，供有匿名意见反馈需要的员工使用；
3)负责收集信息的负责人的企业微信：员工可以通过向该企业微信发PDF版本的意见信或者是微信来反馈意见。
4）相关专题问卷：可以按照一定频次如季度、半年度或者年度来进行《管理工作满意度调查》，问卷设计可以选择题结合意见反馈题目来设计，前面可以罗列若干对管理维度的满意度选择题请员工选择，最后可以请员工以对公司提出“合理化建议”的方式来收集员工对公司管理层面的问题及相应的员工的解决方案。
5)总经理信箱：如果员工认为给总经理反馈更直接也可能更有效，那不妨提供相关渠道给到员工反馈意见。
3、回访专员或主管的职责：
在领导小组的领导下进行资料收集、员工定期回访及出具定期回访分析报告。
1）以书面形式统计回访的相关信息，细化回访员工资料、有效存档并在此基础上进行定期回访，收集更新管理进展或意见。
2）对回访的内容和员工的意见或建议进行分析、每月、每季度形成总结分析报告，及时上报给领导小组领导，以便采取相应措施，有利于相关管理工作的改进。
4、人力资源部在回访工作中的职责：
由人力资源部负责制定贵司具体的回访制度、流程、内容及要求。
5、回访流程：
根据意见收集情况确定回访对象——预约时间、地点——礼貌问候——自我介绍——寒暄——了解反馈问题的具体情况——相关公司制度出台背景介绍、加深理解——感谢接受回访——结束回访——整理回访信息、录入资料库。
相关回访员工确定、话术规范，还需要贵司人力资源部通过回访制度来进行细化。
Tips1:建议题主可以根据贵司的实际情况，跟贵司相关领导把建立回访机制的真实目的理顺清楚，只有这样，在建立机制的过程中，贵司人力资源部才不会忘记初心、采取的措施也有针对性。
Tips：本文第二部分分享了建立回访机制需要注意的相关要点，贵司人力资源部可以通过回访制度并结合贵司具体情况予以细化，以确保回访机制可以实施且有效。
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