掌控你的时间｜方法篇（下）
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一、组织
经过上一步的整理，你的待办事项应该精简了许多，但是还有很多事情没有安排，这些事情就是被打上Delay标签的那些，“组织”这一步，就会专门为这些事项安排去处。
在这一步，我们要用到两个工具：日程表和清单，两个概念：项目和情境，以及一个原则：下一步行动。
1. 日程表和清单的正确用法
日程表和清单我们应该都不陌生，很多人都在用，但是用的方法对不对呢？你可以自己对照一下。
- 日程表：日程表里面只能记录3类事项，确定日期的事项、确定时间的事项、当天需要看到的信息。凡是记到日程表上的事，都是“硬指标”，没有极特殊的情况是绝对不允许变卦的。例如学生们的课程表、上班族的会议安排、背包客要赶的火车以及剁手党期盼已久的购物狂欢节。
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清单：所有没有确定时间限制的事项，都要用清单来管理。列在清单中的事项，首先按照时间四象限理论标注出紧急的事情，优先安排时间处理掉。
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情境：在清单中，还有很多不那么紧急的事情，安排时间的话会有一些难度，这时候用情境来管理是再好不过的了。情境包含三个要素：在哪？有多少时间？身心状态如何？比如说你在上班的地铁上，大约有半个小时的时间，车上很挤没有抢到座位。如果你提前设定了一个叫做“地铁”的情境，然后把那些能够在地铁上做的事情都归到这个情境当中，例如“听喜马拉雅上的时间管理课程”。那么这个时候你打开清单，找到“地铁”情境，从中挑出一件事情就可以开始做了。同样的道理，你还可以设定诸如家、办公室、候机厅、飞机上、吃饭、洗澡等等情境。情境管理，几乎可以涵盖所有的整块时间以及碎片时间，所以，在你的清单体系中，一定要记得加上情境。
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- 将来也许清单：这是一个清单的子类别，拿出来单独说说的目的，是因为它很特别，也很有用处。假如你真的在收集阶段写下了“太空旅行”这个事项，而在整理阶段又没有把它删除掉，那么最后这个事项就会留在你的清单上，那么你打算怎么去安排这件事？写到日程表里，肯定不行；设定一个“太空”的情境？好像也不太合适。这个时候，如果你有一个将来也许清单，那就不用操心了，直接丢进去就行了。将来也许清单不是垃圾箱，而是“梦想罐”，里面放的大多都是你想做但是目前又没有条件去做的事情，但是一旦条件成就，你就可以把它再拖出来搞定就可以了。
2.下一步行动和项目的配合
日程表也好，清单也罢，上面记录的所有事项都必须具体到下一步行动，不能模棱两可。
比如你要寄个快递，就不能单单写个“寄快递”。
你这样写，意思是自己去寄还是让人上门取件呢？
正确的做法是记下“骑车去XX快递寄件”，或者是“打电话给XX快递取件”。
之所以这样做，还是为了减轻大脑负担，当你看到“寄快递”时你还需要思考怎么个寄法，但是你看到后面两个清单时，就不用再去想怎么做了，直接照着做就行了。
David提出的这个“下一步行动”的原则，有点像是宇航员或者飞行员用的紧急操作规程，当他们遇到紧急情况时，根本没有时间去思考，只能一步步地按照操作规程去做。
那么这个操作规程就必须具备两个条件：一是非常具体，二是完全正确。
即使你不是飞行员，你也应该见过飞机上的紧急出口、公交地铁上敲玻璃的小锤子、大楼里的火警紧急按钮等等，如果你仔细观察这些地方，你会发现上面的提示都是非常具体的下一步行动，当真的出现紧紧情况时，你不需要思考也能够立即知道怎么做。
在你自己的清单系统上也运用这一原则，效率怎么可能还提不高。
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有很多事情是一步行动做不完的，那就分步骤去做，然后把这些步骤归纳成一个“项目”。所以，项目其实就是由一个个具体的下一步行动组合而成的。
例如你要去学车，那一步肯定是不行的，这个时候就可以建立一个“学车”项目，在这个项目之下，写上一个个下一步行动：
上网查找评价好的驾校及教练；
打车去XX驾校报名；
下载学车App练习科目一；
打车去XX驾校参加科目一考试；
……
这样的一个“学车”项目就是一个完整的操作规程，你不仅可以毫不犹豫地按照其中的步骤去做，而且你还可以把它分享给你的家人、朋友，帮他们节约不少思前想后的时间。
二、回顾
通过前面三步，你应该已经得到了一个具体的、可行的事务清单，在执行之前，你可能需要浏览一遍，好让心里有个数，这就是回顾。
回顾分为每日回顾和每周回顾。
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每日回顾：每天不定时地查看你的日程表和清单，提醒自己接下来要干什么。
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每周回顾：每周抽出一个固定的时间段，找一个不会被打扰的地方，先整理一下本周的任务，然后再来一遍收集——整理——组织的步骤，保持大脑处于清空状态，同时安排部署好下一周的任务。
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三、执行
以上的四个步骤，都是在为这最后一步做铺垫，如果没有行动，一切都是空谈。
在执行时，要遵循要事第一和时间四象限的原则，优先处理紧急的事情，然后把主要精力和时间放到重要的事情上。
具体的办法，就是根据当前的情境来选择合适的事情去做。
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比如你现在已经到了办公室，开始上班了。这个时候看一下“办公室”情境清单，从里面挑出最重要的一个“写完XX项目报告”，记下开始时间8：30，然后打开番茄钟计时。经过4个番茄钟之后，你的项目报告完工了，记下结束时间10：30。
当然这是最理想的情况。实际上，很少有人能够连续用完4个番茄钟，因为一旦有干扰，番茄钟就要作废。
导致番茄钟作废的干扰有两种：内部打断和外部打断。
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内部打断：在使用番茄钟工作期间，你可能经常会冒出一些别的想法，分散你的注意力。比如在写项目报告的过程中，你突然想起要跟一个客户说明一件事情。如果这个事情比较急，那么就放下手头上的报告，拿起电话赶紧说吧，同时番茄钟作废；如果不急呢，就在纸上记下一个“给客户打电话”，然后接着写报告。
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外部打断：更常见的情况是，当你在认真写报告的时候，老板会叫你过去开个会或者是交待一项事情，那没办法，番茄钟作废，去呗；但如果是同事想跟你商讨一个不太紧急的事情，那你就可以明确地告诉他：“稍等一下，我一会儿跟你说。”然后番茄钟继续。
通常情况下，内部打断超过10秒、外部打断超过15秒，当前的番茄钟就可以作废了。
因为番茄工作法的内涵就是要求高度的集中精力，频繁的、长时间的打断，精力怎么可能还集中，精力不集中番茄钟自然就没有任何意义了。
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为了避免这种情况，一是在开始番茄钟之前彻底地清空大脑，二是要跟你身边的人沟通好尽量不要来打扰你。
另外，要坚持记录自己做每件事情的时间，原则上凡是超过5分钟的事情都要记下起止时间。哪怕你当时忘了记，回过头来也要补记上大致的时间，例如下表。
| 开始 | 结束 | 事项 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 7：00 | 7：15 | 早餐 | |
| 7：18 | 7：56 | 上班路上 | |
| 8：00 | 8：30 | 整理办公桌 | 补记 |
| 8：30 | 10：30 | 写项目报告 | |
| …… | …… | …… | …… |
时间统计看起来是一件很无聊、很没有意义的事情，但是当你坚持的时间足够长，你就可以回答自己这个问题：“时间都去哪儿了？”
而这个问题的答案，将会重新定义你的一生。
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到此为止，《掌控你的时间｜理论篇》讲到的时间管理五大理论在事务管理方面的运用方法就全部讲完了。
有理论，没有可行的方法不行；有可行的方法，没有行动还是不行。
理论也好，方法也罢，都是别人的，只有自己去做了，才会变成自己的。
以上方法，仅供参考，希望每个人都能够构建出最适合自己的事务管理体系，内化于心的才是最高级的。
End.
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