提要：

1 原理 五分事务管理法的原理是为大脑中悬而未决的事情另外找一个地方，这样我们就可以轻装上阵。这是一种系统的事务记录方法，能有效管理我们进行的工作生活事务，使我们大脑摆脱繁杂事务的干扰，大大减轻心理压力，提高工作效率和生活质量，使我们活得更轻松。

2 清单 使用这个方法需要建立5个清单，简化版可以只建立一个清单，全部建立可以使减压作用最大化。

3 浏览 定期浏览清单是一个重要环节，帮助我们从全局到细节掌控工作生活。建议每周浏览第1，2，3个清单，每月浏览第5个清单。每4个清单是第1，2个清单指向的参考，根据需要阅读。可以利用碎片时间浏览。在浏览时根据需要对清单进行更新。

4 管理范围涵盖工作生活，没有区分。因为，生活中的压力会传递到工作，工作中的压力会传递到生活。所以需要作为一个整体来处理。

一、引言

好记性不如烂笔头是一句俗语，其正确性无庸置疑。现代心理学有相关的实验予以证明。

美国一位心理学家1981年以大学生为被试做了一个实验，研究了做笔记与不做笔记对听课学习的影响。大学生们学习的材料为1800个词的介绍美国公路发展史的文章，以每分钟120个词的中等速度读给他们听。把大学生分成三组，每组以不同的方式进行学习。甲组为做摘要组，要求他们一边听课，一边摘出要点；乙组为看摘要组，他们在听课的同时，能看到已列好的要点，但自己不动手写；丙组为无摘要组，他们只是单纯听讲，既不动手写，也看不到有关的要点。学习之后，对所有学生进行回忆测验，检查对文章的记忆效果。

实验结果表明：在听课的同时，自己动手写摘要组的学习成绩最好；在听课的同时看摘要，但自己不动手组的学习成绩次之；单纯听讲而不做笔记，也看不到摘要组成绩最差。

这是对作记录好处的传统解释。

作记录还有更多的好处，这就是我在这里要讲的：它是最有效的减压方法，能帮助我们提高工作效率，能使我们的生活轻松起来。

现在的人总是匆匆忙忙，因为我们的大脑里充满各种各样需要去做的事，我们忙死了，这给我们增加了很大的压力。

所以，我们必须找到减轻压力的办法，同时还不能降低工作效率和生活质量。

如果同时能提升工作效率和生活质量，那就更好了。

作记录就能达到这个目的。

下面推荐这样一种作记录的方法——五分事务管理法。它的要点是：清空我们的大脑，给大脑中悬而未决的事情另外找一个地方，这样我们就可以轻装上阵。

二、相关大脑知识。

我们如果有悬而未决的事，大脑就会提醒我们，不管我们是在作别的事还是在睡觉,这是心理学实验证明了的事实。大脑的这个提醒功能的好处是，使我们不太容易遗忘该做的事。但是，它有很大的副作用，它会使我们分散注意力，从而降低工作效率甚至带来危险，想想看，如果你正在开车，忽然另外一件事涌上心头会怎么样？晚上睡不好，半夜醒来或者很早就醒了，都很可能是大脑的提醒造成的。它才不管你现在在干什么，也不管你是不是在睡觉。即使我们没有明确地意识到有别的事情干扰，干扰也是存在的，只是没有达到让我们知觉到的程度，但影响还是存在的。比如，晚上莫名其妙就醒了，大脑在你睡着的时候来干扰你，你感觉不到，但你醒了。

总之，大脑里面如果有未决之事，就会经常来干扰我们，挥之不去，形成心理压力。

要降低这样的压力，就要清除大脑中的未决之事，让大脑相信，我们已经可靠地安排这些事。这样，它就不会再来提醒。我们的大脑才可以轻松地从事当下该做的事。这是提高工作效率和提升我们的生活质量的重要途径。

怎样让大脑相信我们已经可靠地安排了未决之事呢？

找个可靠的地方记下来，写清楚我们会在什么时候做这件事。比如，还信用卡上的借款，我们要写明几号还。另外要注意，我们要坚决执行记录上写明的事，使大脑建立起信心，它就不会再来滋扰我们。

三、可靠的地方在哪里？

因人因条件而异。比如，可以是纸质笔记本，也可以是电子记事本。

我推荐云笔记+手机日历组合，这样最方便。

我们不光要记录下来，还要更新，添加，删除等等，所以用电子媒介要方便得多。云笔记可以在多端同步，并且能永远保存，非常适合。而手机日历有提醒功能，能在该行动时提醒我们。

我使用的是有道云笔记，它的免费空间是3G，做这件事已经足够了。另外每天签到要送空间，我现在的空间已经超过了12G。在中国使用非常流畅，不知道在美国怎么样？当然美国有自己的云笔记。

四、记录内容概述

在云笔记上一共记录下面五个部分（这是这个方法名字的由来）：

1 确定行动清单（必选）

2 可能行动清单（必选）

3 良好习惯清单（可选）

4 参考资料清单（可选）

5 历史清单收集（可选）

其中，确定行动清单最重要，对它的内容同时要在手机日历上建立相应的提醒事项。

没有其它各项，仅这一项，已经可以发挥减压的基本作用了，其它各项，是使减压作用最大化。

可能行动清单的重要性仅次于确定行动清单。它能使我们把握未来，而确定行动清单使我们把握住现在。

在云笔记上，可以建立一个文件夹，取名：行动计划（建议名，可自拟）。下面建立三个笔记：良好习惯清单、确定行动清单、可能行动清单。

在行动计划下面建立两个子文件夹：参考资料清单和历史清单收集。这两个要建立成文件夹，因为它们的内容比较多。

五、确定行动清单（第1项）的说明

这个清单，写明所有你决定要做的事情，这些事你原来要用脑子来记。

这样就把你的大脑解放出来了，使你的大脑明白，这些事你已经安排好了，不需要它再来提醒。

这些事，不包括那些你已经形成习惯的事，不包括那些长期单调重复的事。

写进清单的事情，要一条一条写，每一条要命名。

要写得明确，确定到某一天甚至某一个时间。有的事情有重复性，也要写清楚。比如还信用卡是每个月都要作的事，写清楚在每月的几号还。

每一条，要包含四个要素：要做的事，做的时间，做的条件和确立时间，简称WTCT，what，做什么；time，什么时间做；condition，需要什么条件。确立时间是这一条写入清单的时间。

每一条，要命名，我的作法是把确立时间写在名字中，这样就不用在内容中写它了。

条件如果简单，可以直接写在清单中（比如打电话，电话号码就是条件，它可以直接写进来），如果复杂，则写明怎样找到这个条件，比如如果涉及到一些资料，这时，要写明怎样找到这些资料，这些内容写进参考资料清单中，后面会介绍具体作法。

这个清单上的每一项，都是你决定要作的事，可能是今天，但更可能是未来某个时间。我们把它们明确地写下来。这样，大脑就会相信我们安排好了，它以后不会来打扰我们。

但是，我们到时候怎么会想起去做呢？

这就是手机日历的功能。

每一条，要在手机日历上建立相应的提醒事项。我们每天早上都要看一看手机日历，知道今天有什么事情必须做，什么时间作。

确定行动清单与手机日历配合，就把我们的大脑拯救出来了。我们大脑的工作效率就会大大提高。而且，我们也不会遗漏任何事情。

还有一点要注意。

我们的事情，有的很小，比如打一个电话；有的很大，比如写一本书。

小事无须再说明，按前面的办，大事，需要有计划，需要作切割。

举个例子，今年5月到9月，写一本书。这是确定了的事，必须要作。它是大事。我们需要计划。这个计划可以是：在这几个月，每天写3个小时。这样就细化了，切割了，可以作到手机日历上。

所以，大事需要作符合实际情况的切割，而切割的前提是有计划。作了计划，然后切割了之后，就可以在手机日历上建立相应的提醒事项。而其计划，我们要写到参考资料清单中，这个清单中的每一项要对应行动清单中的项。

最后，确定行动清单中的项，如果以后不再做了，就要从清单中剔除。为了将来还可以利用，移动到到历史清单收集中。

还有一种可能，就是重复性的事，可能转化为习惯，一般这需要经过相当长期的实践。如果确实已经转化为习惯，就移动到良好习惯清单中。

六、可能行动清单（第2项）的说明

这个清单上的事情，我们不能确定是不是要做。

有两种，一种是随时迸出来的想法，我们要把它及时记下来。这里就看到云笔记的优势，可以随时随地记下新想法。另一种是我们的应急预案，我们对于意外的事如何反应。生活和工作中，都可能出现一些意外。

所以，这里的项不用建立手机日历上的对应事项。

与确定行动清单不一样，这里可能只有what，做不做还不能决定，所以，对于time和condition，可以写，也可以不写，根据你当时的认识而定。

这个清单，对拓展我们的未来有重要意义，还可以使我们处变不惊。

这个清单，以后要定期浏览。当我们觉得一件事可做，明确了时间和条件，就可以移动到确定行动清单中。

如果我们觉得一件事情没有必要做，就可以删除。

所以，可能行动清单中的项，以后有两个去向：剔除或加到确定行动清单中。

删除的项，我们要把它们移动到历史清单收集中。历史清单收集在更长的周期中被浏览，可以使我们的思考成果不至于被浪费。

七、良好习惯清单（第3项）的说明

在我们的生活中，习惯起到非常重要的作用，心理学的一项研究表明：我们的行为中大约有45%源于习惯。

习惯是不断重复的行为，其中大部分每天都在重复，这种不断的重复叠加起来，要么我们受益非浅，要么我们受害无穷。

因此需要对习惯有特别的关注。

从另一个角度来看，习惯可以看成是对我们形成的硬约束，所以，就不必记在前面的两个清单中。但我们还是要以某种形式表达对它们的关注。这就是良好习惯清单。

我们把好习惯记下来，定期浏览。可以起强化它们的作用。同时，也起到排挤坏习惯的作用。

坏习惯是很难根除的。一般认为，最好的根除坏习惯的办法，是形成好习惯去排挤它们。所以，将好习惯记录下来，定期浏览，强化好习惯，很有必要。

同时，确定行动清单中的事情，如果长期重复，就可能有条件转化为习惯。将好习惯列在这里，也对形成新的好习惯有参考作用。

尽量将我们的好习惯写在这个清单中，特别是我们想要加强的好习惯。

习惯驱动行为与思维驱动行为是两种不同的途径，习惯驱动行为这种途径，消耗能量要远远低于思维驱动行为的途径。所以，多培养好习惯，会使我们活得更轻松。

八、参考资料清单（第4项）的说明

前面三项，都需要定期浏览，它们的体积不能太大。所以，涉及到复杂内容，不能写在里面。

确定行动清单和可能行动清单中的项，可能涉及到复杂内容，它们要写在参考资料清单里。

在云笔记中，参考资料清单要建立成一个文件夹。它的内容，是一个个笔记，每个对应确定行动清单或可能行动清单中的一项。注意确定行动清单和可能行动清单中的项可能有，也可能没有参考资料。这里的笔记，就是行动清单中相应项的涉及到的详细资料，如果还有其它媒介的材料，比如有电子文档或纸质文件等，要在这里写明如何找到。

为了迅速地根据行动清单中的项查找到参考资料和反过来查，我们要根据行动清单中项的编号来取参数资料清单中笔记的名字。

参考资料清单可在浏览行动清单时根据需要浏览。

九、历史清单收集（第5项）说明

行动清单中的项，我们可能根据实际情况剔除。比如，一件确定行动清单中的事做完了，一件可能行动清单中的事确定不做了，都需要从清单中剔除。在以前存储空间较少的时代，这种情况就是删除了事。但现在有条件长期保存。所以，我们就把它们移动到历史清单收集中。具体作法是在历史清单收集中建立笔记，将行动清单中的项剪切粘贴进来，如果有参考资料，则将相应文件夹移动到历史清单收集中。

历史清单收集可以定期或不定期浏览，目的是温故知新，为自己提供灵感。以前做过的事，以前想做又没有做的事，再温习一下，可能会有新的想法。出现新的想法，就写到可能行动清单中。

十、命名规则

行动清单中的项需要一个命名规则，以便快速浏览和查询。

建议采用建立时间（到分）作为名称，前面加A（确定行动清单）或B（可能行动清单）作为前缀。

例如，2018年5月5日13时20分建立的确定行动清单项，命名为A201805051320。如果它有参考资料，则参考资料笔记名也是这个。