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《小强升职记》教会你的5个时间管理技能

《小强升职记》教会你的5个时间管理技能

作者: AimeeYU | 来源:发表于2016-11-25 21:48 被阅读4661次

    这个世界由两类人组成,一类是“假装很忙的人”,另一类是“确实很忙的人”。

    假装很忙的人喜欢将10%的忙碌进行浓墨重彩的渲染,以塑造百折不挠、自强不息的个人形象,而对剩下90%的懒惰避而不提。

    沉迷和标榜的这种低质量的“忙碌”,不过是懒惰的另外一种体现。

    “确实很忙的人”还分为两种:一种是会自我管理的人,另一种则不会。这两种人忙碌的内容和结果截然不同。

    前一种人用20%的时间完成了后一种人用80%的时间才能完成的事情。同样是忙,但是否忙得有价值,与是否懂得时间管理有重要的关系。

    《小强升职记——时间管理故事书》中的5个时间管理技能,将帮你摆脱“时间不够用”、“效率低”的问题。

    技能1:认识时间的黑洞

    “时间黑洞”顾名思义,它会永无止境地吞噬你的宝贵时间。

    每一段时间的运用都有它的意义,但时间有主动时间和被动时间之分。

    做事之前有预期,并且追求预期的结果,这就是主动运用时间;否则就是被动运用时间,而时间黑洞,就是被动时间的集合。

    时间黑洞不仅将“被动时间”吞噬,还会破坏“主动时间”。

    时间黑洞的产生源于大脑喜欢做简单的事情这个特点。比如刷朋友圈和写工作报告,哪个更简单?答案肯定是刷朋友圈了,所以大脑会倾向于刷朋友圈,因此时间就这么浪费了。

    所以,要学会记录和分析时间,不给黑洞留下任何机会利用好“时间日志”避开时间黑洞、找到高效时段。

    可以做一个时间表,从早上开始,一个小时记录一次,时间日志就好像记录自己的支出一样,忠实地记录我们的时间花费在什么地方。

    要管理时间,得先知道它是怎么花出去的。知道时间的流向,从而达到控制不必要的时间支出,提高时间的投入与产出比,巧妙躲避时间黑洞。

    技能2:衣柜整理法

    做事靠系统,不是靠感觉。优秀的人有优秀的系统,普通的人有普通的系统,失败的人没有系统。”书中的这句话说得很有道理。要想有效地管理时间首先要建立一套可行的系统。

    而衣柜整理法就是这样一套可行的系统。整理衣柜的五个步骤对应时间管理的五个流程。捕捉、明确意义、组织整理、深思、行动。这种时间管理方法称为“衣柜整理法”,即David Allen的GTD方法。

    1)捕捉清空衣柜

    利用纸质便签、电子备忘录等一切工具,将工作事项以及突发、新增事项记录下来,放入“收集篮”,很多突然发生的事情,并不一定要立即去做。

    2)明确意义:为衣物分类

    明确每一件事情的意义,再决定下一步的行动方案,将事情分成“可以行动”和“不能行动”两种。

    “可以行动”的事情包括:

    a.2分钟行动(比如:打一个电话是2分钟就可以解决的事情)

    b.项目(需要多个步骤,并且需要多部门协调的事情)

    c.任务(由多个行动组成是自己要解决的事情,比如制作项目进度计划)

    d.指派给别人完成的事情

    e.特定时间做的事(比如下周三要交报告)。

    “不能行动”的事情包括:

    a.垃圾事件(浪费时间、浪费生命的事情)

    b.将来某时要做的事情(比如:哪天有空一起去打球)

    c.参考资料归档等。

    3)组织整理:将分类的衣物重新储存

    明确事情的意义后,将工作分入3个清单和1张日程表中。

    将来清单:记录未来要做的事,每周翻开来回顾,看看有没有什么事情可以孵化成行动。

    行动清单:这是每天的主要清单,完成一项行动后,就划掉一项。

    项目清单:记录和项目相关的一切,方便随时补充。

    日程表:存放特定时间要做的事情,比如开会、约会等等。

    4)深思:对衣物做到心中有数

    每天下班和每周这两个时间段对任务清单进行深思,至少会获得三个好处:孵化杂事、产生灵感、提升高度。

    每天下班前问自己4个问题:

    今天做了些什么?

    对哪些比较满意,哪些不满意?

    推进了哪些重要的事?

    明天的规划是什么?

    每周回顾时要5件事情:

    整理办公桌或收拾家里的环境;

    检视将来清单、行动清单和项目清单,浏览一下看看下一步应该做些什么;

    检视日程表,看看下周有哪些会议或约会;

    回顾本周收集到的一些资料;

    回顾年度目标。

    5)行动:选择最佳方案来执行

    David Allen提出:我们的工作和人生可以划分成6个高度去进行检视和规划,具体如下:

    原则(五万英尺):思考自己的价值观、原则和目标,这是工作的灵魂所在。

    愿景(四万英尺):包含3-5年的工作目标,可以是职位的,也可以是组织能力、协调能力等。

    目标(三万英尺):比愿景更细化的东西,通常是在一年内可以有一个阶段性的成果。

    责任范围(两万英尺):要想把生活中和工作中的每一个角色扮演好,需要执行一些任务,拉近现实与期望的距离。

    任务(一万英尺):要将注意力放在眼前的任务上。

    下一步行动(跑道):将以上所有的任务放入清单,逐一完成。

    技能3:学会臣服

    要想告别拖延症,学会高效管理时间,要学会臣服。臣服精力、臣服环境、臣服天性。人的精力是有限的,并且随着持续的工作精力会越来越下降。

    人的大脑有两个天性:第一,大脑喜欢做简单的事情;第二,大脑对有时间底线的事产生紧迫感。

    所以,可以利用番茄工作法来改变工作节奏,这是对精力的臣服,不和精力直接对抗,而是让精力还没有透支的时候就休息、恢复。

    番茄工作法如下:

    1)选择一个行动:一个明确的可以立即执行的行动。

    2)倒计时25分钟作为一个番茄时间,你预估完成行动需要几个番茄时间(即吃掉几个番茄),然后在番茄时间内不间断工作。

    3)每吃掉一个番茄休息5分钟,连续吃掉3个蕃茄休息15分钟。

    技能4:培养一个好习惯

    在职场中,培养一个优秀的习惯将有助于我们成为一个出色的职场精英。首先我们养成习惯,然后习惯改变我们。无论天才还是普通人,习惯都是从笨拙到熟练的过程。

    通过三步法帮助我们培养习惯:

    1)首先找到驱动力

    驱动力大于约束力。

    养成习惯就是打开一扇从里面锁住的门,用约束力在外面猛砸有时也管用,但不如用驱动力从里面打开那样优雅、有效。力量来自于你的内心。

    2)再微不足道的成就都要大肆庆祝

    完成任务的时候要给自己奖励,让生活充满仪式感。任何东西的价值,来自于我们赋予它的意义。

    培养习惯要用阶段性激励代替强制处罚。激励的力度要逐渐增加,不能刚坚持十天就给自己一趟出国游,要确保成就和奖励程度之间的匹配程度。

    3)培养习惯不是一个人的事

    找到志同道合的人,一起来培养一个良好的习惯,互相监督互相鼓励。比如想要早起,就加入早起打卡群。

    技能5:让想法落地

    1)S.M.A.R.T法则厘清目标

    SMART原则是制定目标的5个法则:

    S-Specific:目标要明确,不能模糊不清。

    M-Measurable:目标要可衡量,是否有一个实现目标的标准。

    A-Attainable:目标可实现,是经过努力可以实现的。

    R-Relevant:目标要与其他目标具有相关性,完成此目标对其他目标有帮助。

    T-Time-based:目标要有明确的截止期限,在一定的时间内达成才有意义。

    2)用思维导图梳理计划

    用思维导图来发散和梳理思路。

    制定目标后,项目框架、工作计划、头脑风暴都可以用思维导图来梳理。

    先考虑影响项目的因素有哪些,然后针对每项因素进行发散性思维,之后精简想法,从可行性角度对这些想法进行筛选和过滤,形成一份计划。

    3)用甘特图来掌控进度

    甘特图是用来评估总体进度的。

    制作甘特图,首先要了解项目有哪些关键节点和任务,任务超前或滞后完成关系不大,但是关键节点进度滞后,就需要重新调整计划;其次要把控关键节点和任务的截止时间;之后分工明确,每项工作都要有专人负责,多人负责的要标明主要负责人。

    4)九宫格来平衡人生

    九宫格的作用是让我们更加均衡地去看事情。每个人都身兼多职,既是白领,又是妻子或丈夫,也是父母的儿女,如何做到家庭和事业的平衡,可以参考作者的九宫格,活学活用,改造成自己的模板。

    大多数人对时间管理的认识仍停留在不浪费时间、抓紧每分每秒、在同样的时间内做更多的事这样粗浅的层面上。

    事实上,时间是不能用来管理的,能管理的是我们的精力。

    时间管理并不是追求在1个小时内能做3件事或者是5件事,时间管理的目的应该是充分利用时间来创造最大的价值。

    时间的流逝都是不以任何人的意志为转移的。我们能做的是在不停流逝的时间中把握好工作和生活的节奏,保持平和的心态,对自己的成长和发展负起责任。

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