邮件是工作第一工具
采购咨询是工作的一部分，所以接触很多供应商，国内国外的；同时也服务很多客户，大公司小企业的，邮件是最主要的沟通工具，很多供应商或者客户都是人未见，先接触其邮件。
从各色邮件中，可以窥的不同人的工作习惯，思维方式，专业态度等等，有些令人心生敬意，忍不住学习与模仿，而有些则是差强人意或令人心生嫌弃。
自己慢慢觉得，邮件不可随意对待之，有意识的提升自己处理邮件的水平，建立良好的习惯，让邮件成为自己专业水平的代言工具，十分必要。
有哪些比较令人反感或者令人抓狂的不良习惯呢？
避免邮件主题高深莫测，不知所云
标题是邮件的总结
因为工作节奏，每天要处理很多邮件，一般是按重要紧急的原则来筛选，但是很多邮件主题模糊，没有重要信息，面对这种邮件很是无奈。
一般有两种处理方式，先放一边，有时间再处理；或者满脑袋问号，打开邮件，匆匆浏览，草草回复，一般情况下，第一种处理方式占多数。
邮件主题不明确另一恶果就是后期检索困难，过去一段时间后，搜索一般使用关键词，所以模糊主题的邮件很难被检索到，这是十分令人崩溃的。
所以，一封专业的邮件必须有个明确的主题，无需文学夸张，更不必标题党，简洁准确即可。
一般情况下，发邮件有四个功能，提供己方信息，解答对方疑问，索求对方信息，索求决策。
提供己方信息。比如报价、测试报告或者提出要求，请标明事情_公司_时间，比如xxx产品报价_XXX公司_X月.X日.X年；需要通知他人结果的，可以直接把结果写在邮件主题中，比如XXX测试通过_XXX机构_X月.X日.X年等等。
解答对方疑问。关于对方疑问，一般标题可为“答复+客户问题+时间+公司（初次联系的客户或供应商）”
索求对方信息。不论自己是甲方还是乙方，请谨记礼貌客气，可以加入“咨询”等字样；此外可以加入时间，这样便于大家后续查询。
索求对方决策。特别是处于乙方角色，需要甲方确认方案之类，可以在邮件主题中加入时间提醒，增加对方紧迫感，又可以在时间临近前，需要电话催促对方时有所依据。
邮件正文：简洁、简洁、再简洁
错别字要避免，多用check工具
关于正文，就有两点建议：
多用分类与表格，outlook可以自动插入项目符号和表格，流程跟word一致；
回复邮件，若是客户问题已经分条目，可在条目之下，用不通颜色的字直接回复，方便快捷。若是客户没有分条目，问题比较多，请主动分条，理清前后逻辑，条理回复。
使用图片说明问题时，请在图片中也做出文字说明，即使在正文中已经说明过，因为阅读邮件者不一定记住在邮件重点说明；有时存在多张图片，需要逐一对应，这十分浪费时间或者精力。
邮件回复时间：及时处理、区别对待
及时展现专业与真诚
及时回复是重中之重。
邮件比较多，需要时间或者他人协助才能处理，也请回复对方，"邮件已收到，已作何处理，预计何时能给予答复"。一旦这样回复，就会免于后续电话再沟通与确认，花费时间。
碰到过邮件处理习惯非常不好的人，不论大事小事，必须要电话沟通之后，才会在邮件中回复电话沟通的结果，非常之烦躁，每次都不能确认对方是否看到邮件。
若邮件非常多，不能及时回复，那也就需要区别对待。
比如国外的询价邮件，一般三天之内都可，或者可以之前回复一下，邮件已收到，需要时间处理，这样就可以有一定的缓冲时间；
反过来，发给供应商的询价邮件也不必时时催促，给对方一点时间去处理，有节奏的掌握这整个流程，方显自己的专业与老道。
李怡然—写有人味、趣味、烟火味的文字
网友评论