PMO如何推动流程落地,他们在落地的过程中又会遇到哪些问题呢?又该如何来处理?大概也是很多PMO的困惑,我如果无法通过推动规范流程的落地,那我的价值该如何体现。
PMO的重要职能:制定流程规范标准
PMO(Project management Office)的中文释义是项目管理办公室,也是一个角色的统称,他跟PM(Project management)项目经理,差了一个O字,到底有什么区别?
PMO的3个关键职能包括战略职能、治理职能和卓越中心职能,这3个职能并非完全独立,而是相辅相成的。
战略职能重在通过参与战略规划,制定项目准入标准、退出标准、成功标准等手段确保组织所有项目与组织战略的实时同步。
治理职能重在对项目进行全程监督、控制、评审和决策,确保项目成功交付,以及成功交付之后可以为组织战略的实现做出贡献。治理过程中需要用到在战略职能中定义的各种标准,而治理过程获得的经验教训都将贡献给卓越中心职能。
卓越中心根据组织运营经验,参照业界最佳实践,确定适合组织当前业务的项目管理流程、方法和工具,培养组织项目管理能力,并根据组织发展战略,前瞻性地优化流程,提升能力。
image.png图1 PMO的3个关键职能
这是《高效运作项目管理办公室》这本书对于PMO的定义,其中卓越中心和战略职能都提到了标准、流程的内容,其实“治理职能”也离不开这些标准,所以可见“流程/规范/标准”的建立是PMO重要的职责之一。要想做好这件事情其实并不容易,“新的标准、新的规范、新的流程”对团队而言都可能是一次“变革”。有太多这样的例子,规范制定之后,成了一纸空文,没人在乎这个规范。自古以来,变革都是一件难度很大的事情,这也造成了PMO价值难体现的现象。那究竟如何推动流程规范标准的落地呢?
流程规范落地通用步骤
image.png1、团队访谈
流程规范在制定之前,首先要了解团队的现状,可以帮助PMO有的放矢。除了有助于方案的制定以外,也有助于了解团队痛点,矛盾点,这些痛点、矛盾点或者需求点是推动过程的一个有利的切入点,组织还是个人,是感觉良好的时候想要做出改变呢,还是感觉不舒服的时候更愿意改变,显然是后者。
访谈结束,需要输出分析报告,这个报告也可作为新规范落地后效果的比对参考,分析的工具很多,我们用过雷达图。访谈之前需要准备checklist,针对你需要调研的内容进行,我们是从需求、开发、测试、发布、监控这几个过程展开的,针对这几个过程罗列出需要执行的过程,在访谈过程中了解各团队的执行情况,来进行适当的打分,最后输出如下图,可供大家作为参考。
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图2 项目管理现状分析雷达图
2、制定方案
当然也有本身就比较了解团队情况的PMO,这类情况下可以直接制定方案,无需先安排调研。根据调研情况,给出完整的流程方案。以下流程示例供大家参考,并附上各个节点的输入输出的说明。
image.png图3 项目管理流程
3、方案review
你制定的方案能够被推广落地的前提提交是团队认同,流程方案制定之后需要你的leader完成review后,再在各职能部门内进行review,只有review通过,才能安排接下来的培训及推广的工作。review除了让各位管理者帮忙补充方案以外,他们完成了方案的review也代表了他们认同这个方案,有助于接下来推进工作的开展。
image.png图4 方案review环节
4、安排培训
你的方案通过了管理层的评审后,你需要在团队中安排培训,需要让你的团队的每个人都理解流程,都清楚各个环节输入输出的标准,他们才能按照规则进行执行。这是保证正确执行的重要的一步,但是你会发现,无论你做了几轮培训,团队成员没有实际执行过,都不能保证团队已经清楚了解了流程,所以就是接下来的这一步监控执行尤为关键。
5、执行监控
团队访谈给了PMO同学很多团队信息的输入,但这种输入远远不够,在流程规范执行的过程中,还需要PMO同学不断深入到团队中,具体的项目中,观察新的流程在团队中的执行情况。这个监控过程到底有什么价值,可能很多PMO会觉得制定规范是我的价值,监控太浪费我时间了。其实监控过程意义重大,做得不到位,都可能导致前面的很多工作都功亏一篑。这个价值主要体现在以下两个方面:
- 了解流程是否被按照要求执行了。这是监控其中一个重要的作用,PMO要做好及时提醒,及时纠正不规范的行为。
- 了解流程实际落地的问题。这些一手资料对PMO来说是最宝贵的,“纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行”,流程规范制定了,究竟是否对团队有效,这需要PMO不断的通过监控、观察来获取实际的情况,有助于做出改进,以更好的适应团队。
常见问题
1.“浅尝辄止”,新规范尝试不到1个月,就认为没效,放弃了。
这类问题就需要PMO能够做好坚持,不要自己就先打了退堂鼓,多了解同行的实操经验,我们会发现很多的理论跟我们的实操过程差异太大,理论大多理想化,实践的经验才是PMO可以参考的重要信息。
2.遇到强势领导不愿意执行
其实没有特别好的办法,在推动变革的过程中,遇到强势领导不可避免,多沟通,认真倾听强势领导背后的原因,或需求,沟通的过程中要学会换位思考。
3.团队对原有流程的观念根深蒂固
这种情况下,可以通过选取团队试点的方式来推动,全员铺开变革,必然会造成大量的团队成员不适应,而PMO又顾忌不到所有的人员,而最终造成变革失败。
4.职能团队换领导,想要改造既有流程怎么办
新管上任三把火,无论处于什么目的,新的领导会带来新的变化,如果遇到新领导入职,想要修改流程怎么办?我们会尝试了解他的述求,进行大量的沟通和交流,在沟通前可以先确立一定的沟通原则,基于这个原则,再基于对方需求做出针对性的改进。
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